Quản lý là một nghệ thuật và cũng là một khoa học. Quản lý không chỉ liên quan đến việc quản lý người khác, mà còn liên quan đến việc quản lý bản thân và công việc của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về ba yếu tố quan trọng trong việc trở thành một nhà quản lý tốt: quản lý người khác thông qua hệ thống quy định, quản lý công việc thông qua quy trình, và cuối cùng, quản lý bản thân.
01
Quản lý người khác – Dựa vào Hệ thống
Nói về quản lý, chúng ta cần hiểu rằng quản lý không chỉ đơn giản là ra lệnh cho người khác làm việc. Thay vào đó, nó đòi hỏi việc xây dựng một hệ thống hiệu quả để đảm bảo mọi người đều làm việc theo cách tốt nhất. Một hệ thống mạnh mẽ sẽ giúp các nhân viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của họ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Hệ thống quy định đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý người khác. Nó bao gồm các quy tắc, chính sách, quy trình và tiêu chuẩn mà mọi người phải tuân thủ. Hệ thống này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người, tránh tình trạng xung đột và mất mát thời gian do sự hiểu lầm về công việc.
1. Tác dụng của Hệ thống Quy định
1.
Xác định rõ trách nhiệm. Việc phân chia rõ ràng các chức năng và quyền hạn giúp tránh tình trạng tranh cãi và đẩy lùi sự trì hoãn trong công việc.
2.
Kiểm soát hành vi. Hệ thống quy định giúp đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ các giá trị và mục tiêu của tổ chức.
3.
Nâng cao hiệu quả. Quy trình hóa giúp tăng tốc độ công việc và giảm thiểu lỗi.
4.
Giảm rủi ro. Việc tuân thủ quy định giúp giảm thiểu rủi ro và duy trì hoạt động ổn định của tổ chức.
2. Ưu điểm của Hệ thống Quy định
Điểm mạnh của hệ thống quy định nằm ở tính minh bạch, khả thi và đo lường được. Tuy nhiên, hệ thống quy định cũng có những hạn chế, ví dụ như việc quá cứng nhắc có thể ngăn chặn sự đổi mới và làm giảm động lực của nhân viên. Do đó, việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy định cần phải linh hoạt, liên tục cải tiến và điều chỉnh theo thời gian.
Một hệ thống quy định tốt có thể tóm tắt lại bằng năm chữ: trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích, rủi ro và năng lực. Mỗi người đều có giới hạn quyền hạn, trách nhiệm, hệ thống phân chia lợi ích, hệ thống kiểm soát rủi ro và người chịu trách nhiệm cần có năng lực tương ứng.
02
Quản lý công việc – Dựa vào Quy trình
Công việc hiệu quả có thể giải quyết 80% vấn đề. Khi tôi làm tư vấn quản lý, tôi đã rút ra kết luận rằng các vấn đề quản lý trong doanh nghiệp, mặc dù bề ngoài đa dạng, nhưng thực chất chỉ có hai loại lớn.
Loại nhu cầu thứ nhất: Sống sót
Khi doanh nghiệp không có doanh thu, nhu cầu của họ là sống sót. Điều quan trọng để sống sót là tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất, tiết kiệm chi phí là cắt giảm, tăng hiệu suất là tìm nguồn thu. Nguồn thu chủ yếu dựa vào việc rèn luyện đội ngũ bán hàng hoặc khiến mọi người tham gia vào việc bán hàng, nói chung là cần kiếm tiền và tồn tại trước khi nghĩ đến các vấn đề khác.
Loại nhu cầu thứ hai: Sống tốt hơn
Khi doanh nghiệp đạt được kết quả kinh doanh tốt, công việc nhiều đến nỗi không kịp xử lý, thì nhu cầu lớn nhất của họ là cải thiện quy trình, tái cấu trúc tổ chức, nâng cấp tổ chức, cải thiện hợp tác giữa các phòng ban. Tóm lại, cải thiện hiệu quả hợp tác là then chốt.
Có một người bạn ở Thanh Đảo, bán hải sâm, có hơn 30 cửa hàng nhượng quyền, đã nói với tôi rằng: “Kinh doanh của chúng tôi rất tốt, nhưng các phòng ban thường xuyên mâu thuẫn, làm việc riêng, và nội bộ tổ chức tiêu hao rất nhiều. Tôi đã đưa ra lời khuyên sau đó là ‘cải thiện quy trình'”.
Do đó, quản lý công việc thông qua quy trình chủ yếu nhằm giảm nội bộ tiêu hao và cải thiện hiệu quả hợp tác.
Quy trình là cách thức và thứ tự tổ chức triển khai công việc, là quá trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Nó bao gồm các quy trình kinh doanh, quy trình phê duyệt, quy trình ra quyết định và nhiều hơn nữa. Quy trình giúp:
– Tối ưu hóa tài nguyên: Qua việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, giảm lãng phí.
– Tăng cường hiệu quả: Qua quy trình chuẩn hóa, nâng cao hiệu suất công việc, rút ngắn chu kỳ công việc.
– Đảm bảo chất lượng: Qua việc kiểm soát quy trình, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
– Khuyến khích hợp tác: Qua việc kết nối quy trình, khuyến khích hợp tác giữa các phòng ban khác nhau.
Điểm mạnh của quy trình nằm ở tính trực quan, khả năng tối ưu và cải tiến. Tuy nhiên, quy trình quá phức tạp có thể làm tăng gánh nặng công việc của nhân viên, giảm sự hài lòng. Do đó, thiết kế quy trình cần đơn giản và dễ hiểu.
Khi công ty nhỏ, nhân viên ít, việc ra quyết định có thể dựa trên phán đoán cá nhân.
Khi công ty lớn hơn, việc ra quyết định cần dựa vào cơ chế quy trình khoa học. Không phải là công ty lớn không có người lãnh đạo tài giỏi, mà quy trình SOP (Tiêu chuẩn quy trình làm việc) sẽ giúp bạn tránh được 80% các lỗi.
Dĩ nhiên, những quyết định quan trọng, những sự kiện chưa từng xảy ra, lúc này cần người lãnh đạo dựa vào kinh nghiệm cá nhân, sự sáng tạo của nhóm, và cảm nhận thị trường và khách hàng để đưa ra quyết định.
03
Quản lý bản thân – Dựa vào Niềm tin
1
Tại sao quản lý bản thân lại khó khăn?
1.
Khó khăn trong việc nhận thức bản thân. Con người thường có sự sai lệch trong việc nhận thức bản thân, chúng ta dễ dàng đánh giá cao ưu điểm của mình và đánh giá thấp khuyết điểm. Sai lệch nhận thức này có thể ảnh hưởng đến quyết định và hành vi của chúng ta, từ đó ảnh hưởng đến việc quản lý đội ngũ của chúng ta.
2.
Sự biến động của cảm xúc. Con người là loài động vật có cảm xúc, chúng ta dễ dàng bị ảnh hưởng bởi cảm xúc khi đưa ra quyết định và hành động. Là người quản lý, chúng ta cần học cách kiểm soát cảm xúc của mình, giữ bình tĩnh và tỉnh táo.
3.
Thay đổi thói quen. Cố gắng thay đổi thói quen là điều rất khó khăn, và người quản lý thường cần không ngừng học hỏi và thay đổi hành vi của mình để thích nghi với vai trò và thách thức mới.
4.
Chịu đựng áp lực. Người quản lý phải chịu áp lực lớn từ nhiều phía, bao gồm áp lực từ cấp trên, từ cấp dưới, và từ môi trường bên ngoài. Cách đối phó với áp lực này, giữ tinh thần tích cực, cũng là một thách thức đối với người quản lý.
2
Việc quản lý bản thân tốt có ý nghĩa gì đối với việc quản lý người khác?
1.
Lực lượng gương mẫu. Người quản lý là hình mẫu cho đội ngũ, chỉ khi người quản lý đặt ra tiêu chuẩn cao cho bản thân, nhân viên mới bị ảnh hưởng và nâng cao tiêu chuẩn làm việc của mình.
2.
Tăng uy tín. Khi người quản lý có thể quản lý bản thân tốt, họ sẽ giành được sự tôn trọng và tin tưởng từ nhân viên, chiếm vị trí quan trọng trong tâm trí của nhân viên.
3.
Ra quyết định tốt hơn. Biết rõ bản thân, biết rõ đối phương, trăm trận trăm thắng. Người quản lý chỉ có thể đưa ra quyết định khách quan và hợp lý khi họ hiểu rõ về bản thân mình.
4.
Tăng cường giao tiếp với người khác. Trước khi giao tiếp với người khác, người quản lý cần quản lý tốt cảm xúc của mình để có thể giao tiếp hiệu quả và xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt.
3
Cách quản lý bản thân tốt hơn?
1.
Tự phản ánh. Thực hiện việc tự phản ánh định kỳ để hiểu rõ ưu điểm và khuyết điểm của mình.
2.
Quản lý cảm xúc. Học cách quản lý cảm xúc, giữ thái độ tích cực. Ví dụ: có thể biểu lộ sự tức giận, thay vì thể hiện sự tức giận.
3.
Tập trung vào việc cải thiện. Liên tục học hỏi kiến thức và kỹ năng mới để mở rộng ranh giới, hiểu biết và tầm nhìn của mình.
4.
Tìm kiếm phản hồi. Tìm kiếm phản hồi từ người khác để hiểu được hình ảnh của mình trong mắt họ. Ví dụ: thông qua mô hình Johari Window và giao tiếp với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp để hiểu rõ hơn về các điểm mù, tiềm năng của mình từ nhiều góc độ.
5.
Giữ lối sống lành mạnh. Mặc dù điều này có vẻ như là một lời khuyên cũ, nhưng thực sự rất quan trọng. Khi tôi dẫn dắt đội ngũ, tôi nhấn mạnh vào sức mạnh tinh thần, trí lực và sức lực. Trong đó, sức lực không chỉ liên quan đến khả năng thực thi, mà còn liên quan đến sức khỏe tổng thể. Vì vậy, giấc ngủ đầy đủ, chế độ ăn uống lành mạnh và vận động thể chất thích hợp đều có thể giúp nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống.
04
Kết luận
Quản lý người khác dựa vào hệ thống, hệ thống có thể được học hỏi từ những người đồng nghiệp xuất sắc, sau đó bổ sung ý tưởng tập thể để xây dựng không khó.
Quản lý công việc dựa vào quy trình, chúng ta chỉ cần thông qua một thời gian tích lũy, quy trình có thể không ngừng được tối ưu hóa và cải tiến.
Chỉ có quản lý bản thân là khó khăn nhất, một là khó ở chỗ bạn phải đặt ra tiêu chuẩn cao và yêu cầu nghiêm ngặt ngay từ khi bắt đầu, luôn đặt ra tiêu chuẩn cho bản thân mình; hai là bạn có thể kiên trì giữ vững niềm tin, bất kể động tác mạnh mẽ hay lời nói sắc bén, nhưng tinh thần dẫn dắt người khác phải luôn từ bi, ấm áp và coi người khác như người.
**Từ khóa:** Quản lý, Hệ thống, Quy trình, Bản thân, Nghệ thuật