Bí quyết để không lãng phí thời gian trong các cuộc họp

Thực trạng của các cuộc họp trong môi trường làm việc

Nhiều người lao động có tới 70% thời gian làm việc bị lãng phí vào các cuộc họp không hiệu quả. Làm thế nào để không để thời gian quý giá của mình trôi qua một cách vô nghĩa?

Tần suất và hiệu quả của các cuộc họp

Các cuộc họp dường như là một phần không thể thiếu trong môi trường công sở. Theo một nghiên cứu, 59% người lao động phải tham dự ít nhất một cuộc họp mỗi hai ngày, và 14% người lao động thậm chí còn tham gia vào các cuộc họp hàng ngày.

Nhưng thực tế, chỉ có 20% số người thường xuyên phát biểu trong các cuộc họp. 13% người cho rằng các cuộc họp nhàm chán và không tham gia gì, trong khi 7% người chọn không tham gia mà tập trung vào công việc.

Phong cảnh đa dạng trong các cuộc họp

Nếu bạn quan sát kỹ hơn, bạn sẽ thấy nhiều hình ảnh thú vị:

• Có người lơ đãng như đang bay bổng vào vũ trụ,
• Có người thì thầm chuyện riêng qua tin nhắn,
• Có người chơi game trực tuyến,
• Và có người thì ngủ gật.

Điều này có thể khiến bạn nhận ra mình cũng từng trải qua những tình huống tương tự. Trên mạng, thậm chí có người còn chia sẻ các thủ thuật để tránh sự chú ý trong các cuộc họp:

• Chọn vị trí ở giữa phòng để không quá nổi bật,
• Mang theo vật dụng như tạp chí, điện thoại, báo cáo, MP3 để giải trí,
• Hạn chế trò chuyện với đồng nghiệp và để dành không gian cho những bài diễn thuyết hùng hồn của lãnh đạo.

Nguyên nhân của sự nhàm chán và kém hiệu quả trong các cuộc họp

Nguyên nhân chính của sự nhàm chán và kém hiệu quả trong các cuộc họp thường liên quan đến quản lý. Theo ông Zhang Tingwen, chuyên gia về nhân lực, việc quản lý cuộc họp cần rõ ràng về thời gian và nội dung, giải quyết vấn đề cấp bách. Ngoài ra, việc nội dung cuộc họp khô khan và hình thức đơn điệu cũng làm giảm hiệu quả, vì vậy nên sử dụng nhiều hình thức nhẹ nhàng hơn như cuộc họp tại bàn ăn hoặc cuộc họp trực tuyến.

Biến cuộc họp thành cơ hội giao lưu

Một người quản lý 33 tuổi đã biến cuộc họp trở thành cơ hội giao lưu thú vị cho nhân viên. Không chỉ sử dụng nhiều hình thức cuộc họp, anh ta còn khuyến khích nhân viên thảo luận nhiều hơn. Đặc biệt, sau mỗi cuộc họp chính thức, anh ta dành thời gian cho nhân viên trò chuyện về những chủ đề vui vẻ. Chính vì vậy, nhân viên của anh ta không coi cuộc họp là gánh nặng.

Thay đổi tư duy về cuộc họp

Nếu không thể thay đổi hình thức và nội dung của cuộc họp, hãy cố gắng thay đổi tư duy của bản thân. Nhiều người tham dự cuộc họp với tâm lý tiêu cực và phản đối. Tuy nhiên, cuộc họp thực sự là cơ hội để thể hiện năng lực của bạn, bao gồm kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, khả năng thích ứng và kỹ năng diễn đạt.

Để tham gia cuộc họp một cách tích cực, hãy chuẩn bị sẵn tâm lý lạc quan trước khi tham gia. Hiện nay, nhiều công ty tổ chức các buổi brainstorming, nhưng những người quá cẩn trọng thường ngại thể hiện ý kiến của mình. Trên thực tế, những ý tưởng sáng tạo thường được sinh ra từ việc va chạm giữa các quan điểm khác nhau.

Đối xử với ý kiến khác một cách mở cửa

Đề xuất của các chuyên gia về việc mở lòng đón nhận ý kiến trong cuộc họp cũng rất phù hợp cho người tham gia. Đừng để lập trường sẵn có của mình chi phối, đừng ép buộc người khác chấp nhận kết luận của bạn. Nếu có ý kiến trái chiều, hãy cân nhắc xem lý do của họ có đáng giá không.

Kết luận

Nếu bạn không thể thay đổi cuộc họp, hãy thử thay đổi cách nhìn của mình. Hãy tham gia tích cực hơn và tận dụng cơ hội để phát triển bản thân. Thậm chí, nếu bạn trở thành lãnh đạo, hãy tổ chức các cuộc họp thú vị hơn.

Từ khóa

• Thời gian làm việc
• Hiệu quả cuộc họp
• Tư duy tích cực
• Giao lưu nhân viên
• Thay đổi hình thức cuộc họp