Những nhà quản lý hiệu quả quản lý thời gian như thế nào?

Quản lý thời gian, không phải để thời gian quản lý bạn

Là một người lãnh đạo, việc hiểu rõ điều gì quan trọng nhất đối với bạn và dành thời gian cho những điều đó là vô cùng quan trọng. Không ai có thể giúp bạn làm điều này, bạn cần tự mình quyết định và thực hiện.

Các nhà lãnh đạo thành công đều có điểm chung: họ rất kỷ luật. Để thành công, bạn cần biết cách phân chia thời gian một cách hiệu quả và tập trung vào những việc quan trọng.

Bạn nên dành thời gian vào những việc đúng đắn

Nếu bạn giữ trạng thái căng thẳng liên tục, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức. Việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là rất quan trọng. Một ví dụ đơn giản về việc này là câu chuyện về người cầm cốc nước. Nếu bạn cầm cốc nước trong một giờ, cánh tay của bạn sẽ đau. Nếu bạn cầm nó suốt cả ngày, bạn có thể cần đến xe cứu thương. Điều này cho thấy rằng việc cảm nhận được “trọng lượng” của công việc không phụ thuộc vào công việc đó mà còn vào thời gian bạn dành cho nó.

Để đảm bảo rằng thời gian của bạn chỉ dành cho những việc quan trọng, nhiều nhà lãnh đạo thành đạt thường lên kế hoạch cho những công việc quan trọng ít nhất ba tháng trước.

Tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân

Bên cạnh việc tập trung vào những việc quan trọng, bạn cũng cần quản lý trạng thái tâm lý và cảm xúc của mình để ra quyết định tốt hơn và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Nhiều nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Họ thường xử lý công việc ngay cả khi đang ở nhà và bị chỉ trích bởi người thân. Trước đây, họ chỉ có thể liên lạc với sếp qua điện thoại, nhưng bây giờ, họ luôn sẵn sàng làm việc mọi lúc mọi nơi.

Để sống trọn vẹn trong từng khoảnh khắc, bạn cần tập trung vào những gì bạn đang làm. Khi làm việc, hãy làm việc một cách hiệu quả. Khi về nhà, hãy toàn tâm toàn ý với gia đình. Đối với các nhà lãnh đạo bận rộn, thời gian dành cho gia đình càng quý giá hơn, do đó, họ cần tận dụng tối đa mỗi phút bên gia đình. Đôi khi, gia đình không chỉ cần tiền bạc, họ còn cần sự chăm sóc, lắng nghe và hỗ trợ từ bạn.

Nhiều nhà lãnh đạo thiết lập quy tắc với đồng nghiệp về thời gian làm việc của họ. Ví dụ, họ không gọi điện sau 10 giờ tối, thay vào đó, họ có thể gửi email, và họ sẽ xử lý chúng vào buổi sáng. Họ hiểu rằng việc tách biệt cuộc sống cá nhân và công việc là rất quan trọng. Khi về nhà, họ cố gắng không nghĩ đến công việc. Họ hiểu rằng việc nuôi dạy con cái là không thể đảo ngược, không thể đợi đến khi họ có thời gian mới đi chơi với con.

Nạp năng lượng và tự nâng cao bản thân

Để duy trì sự năng động, nhiều nhà lãnh đạo chọn thời điểm trong ngày mà họ có nhiều năng lượng nhất để giải quyết những công việc quan trọng. Họ thường sử dụng thời gian không bị quấy rối để suy nghĩ và ra quyết định.

Hầu hết các nhà lãnh đạo thành đạt đều có thói quen dậy sớm. Thời gian buổi sáng rất quan trọng vì nó thường là thời điểm mà bạn có nhiều năng lượng nhất và ít bị quấy rối nhất, do đó, đây là thời điểm thích hợp nhất để suy nghĩ và ra quyết định. Các công việc quan trọng thường được sắp xếp vào thời gian này.

Để duy trì năng lượng, một số nhà lãnh đạo thích tổ chức các khoảng nghỉ giữa các cuộc họp để mọi người có thể bổ sung năng lượng. Một số khác thích suy nghĩ khi đi dạo, đây thường là thời điểm mà họ có nhiều ý tưởng sáng tạo nhất.

Việc tương tác với nhân viên cũng là một cách hiệu quả để nạp năng lượng. Trong một bữa ăn nhẹ nhàng, mọi người có thể thảo luận và suy nghĩ một cách thoải mái, dẫn đến sự va chạm của tư duy và tạo ra nhiều ý tưởng mới. Họ thường chọn những người có tư duy linh hoạt và sáng tạo để tương tác.

Nhiều nhà lãnh đạo thích đọc sách để cập nhật kiến thức và thu thập trí tuệ từ sách. Một số khác thuê huấn luyện viên chuyên nghiệp để tìm ra những điểm yếu và cải thiện kỹ năng cá nhân, đồng thời cập nhật kiến thức của họ. Thậm chí, họ còn thuê huấn luyện viên thể chất để cải thiện khả năng quản lý năng lượng, giúp họ luôn giữ được trạng thái năng động.

Sử dụng nguồn lực bên ngoài

Vì có quá nhiều việc cần xử lý, nhiều nhà lãnh đạo thành đạt hiểu rằng họ cần nhờ người khác giúp đỡ để giải quyết một số công việc không cần thiết phải tự mình giải quyết.

Nhiều nhà lãnh đạo tìm kiếm một người quản lý văn phòng để giúp họ quản lý công việc phức tạp. Một người quản lý văn phòng giỏi có thể hiểu được suy nghĩ của bạn, họ có thể đoán được điều bạn muốn nói ngay cả khi bạn chưa nói hết. Họ sẽ hỗ trợ bạn một cách mạnh mẽ, nhìn thấy những thứ mà bạn không nhìn thấy, giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề phức tạp.

Nhiều nhà lãnh đạo cũng thiết lập vị trí thư ký để giúp họ sắp xếp lịch trình hàng ngày. Họ sẽ nhắc nhở nhà lãnh đạo về những công việc cần làm, đặt lịch họp, liên hệ với hành trình di chuyển, và các vấn đề khác.

Ở Việt Nam, hầu hết các giám đốc điều hành đều có tài xế riêng, giúp họ xử lý các công việc không liên quan đến công ty, như lái xe. Việc lái xe cũng tiêu tốn rất nhiều năng lượng và ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn, do đó, việc có một người chuyên nghiệp làm việc này là một lựa chọn tốt.

Việc quản lý thông qua người khác để đạt được kết quả là điều cần thiết cho các nhà lãnh đạo xuất sắc. Họ hiểu rằng việc xây dựng một đội ngũ hỗ trợ là rất quan trọng. Ngoài công việc, họ cũng cần sự hỗ trợ từ người khác, ví dụ như người quản lý gia đình giúp họ chăm sóc người già và trẻ em.

Quản lý thời gian không chỉ là việc phân chia thời gian một cách hiệu quả, mà còn là việc phân chia năng lượng, phân chia công việc và xây dựng một đội ngũ hỗ trợ, giúp bạn sống trọn vẹn trong từng khoảnh khắc.