Nghệ Thuật Lắng Nghe trong Quản Lý
Nghệ Thuật Lắng Nghe: Chìa Khóa để Tạo Nên Sự Ảnh Hưởng
Trong môi trường làm việc, chúng ta thường nghe thấy những lời than phiền như: “Tại sao tôi không thể ảnh hưởng đến người khác? Họ dường như không quan tâm đến những gì tôi nói. Liệu có phải vì tôi không có quyền lực hay uy tín?” Nhiều người cho rằng chỉ có những ý kiến mang tính chuyên môn hoặc có thẩm quyền mới được mọi người coi trọng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy kỹ năng lắng nghe của một nhà quản lý lại quan trọng hơn nhiều.
Tại sao cần học cách lắng nghe?
Một trong những bí quyết kinh doanh thành công của ông Matsushita Konosuke, người được mệnh danh là “Thần kinh doanh”, đó là: “Lắng nghe cẩn thận ý kiến của người khác.” Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ thông qua việc lắng nghe để thu thập thông tin từ cấp trên, đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng, sau đó phân tích và đánh giá để đưa ra quyết định chính xác. Không chỉ dừng lại ở cá nhân, việc lắng nghe hiệu quả còn đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của cả tổ chức.
Môi trường làm việc mở và cân bằng, nơi mọi người có thể trao đổi ý tưởng và suy nghĩ, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển chung. Mục đích của giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là cùng nhau thảo luận về các thách thức và cơ hội, chia sẻ dữ liệu và thông tin, đề xuất và kiểm chứng giả thuyết, cũng như đưa ra những ý tưởng mới. Ví dụ, Bill Gates luôn khuyến khích nhân viên thẳng thắn góp ý về công ty, thậm chí cả những điểm yếu của cấp trên. Tương tự, Jack Welch, cựu CEO của General Electric, cũng luôn khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến và sáng tạo trong công việc.
Làm thế nào để lắng nghe “đúng”?
Theo nghiên cứu của chuyên gia âm thanh Julian Treasure, mặc dù chúng ta dành 60% thời gian để lắng nghe, nhưng thực tế chỉ nhớ được 25% nội dung đã nghe. Điều này cho thấy khả năng lắng nghe của chúng ta đang bị suy giảm. Để cải thiện kỹ năng này, chúng ta cần nhận thức được rằng lắng nghe không chỉ là im lặng và tập trung vào người nói, mà còn là điều chỉnh cách lắng nghe dựa trên mục tiêu của người nói.
Nancy Duarte, nhà sáng lập công ty truyền thông Duarte, đã giới thiệu khái niệm “listening gap” (khoảng cách trong lắng nghe), tức là sự khác biệt giữa mục tiêu giao tiếp của người nói và phản ứng của người nghe. Mỗi người đều có phong cách lắng nghe riêng, nhưng đôi khi nó không phù hợp với nhu cầu của người nói. Do đó, một người lắng nghe giỏi sẽ biết cách điều chỉnh phong cách lắng nghe của mình để giúp người nói đạt được mục tiêu giao tiếp.
Bốn loại lắng nghe trong môi trường làm việc
Trong môi trường làm việc, có bốn loại lắng nghe phổ biến: sâu sắc, phân biệt, đẫn dắt và hỗ trợ. Việc chọn đúng loại lắng nghe phù hợp với nhu cầu của người nói sẽ giúp giải quyết các thách thức trong giao tiếp.
Sâu sắc
Khi người nói chỉ muốn truyền đạt thông tin mà không cần bình luận hoặc đánh giá, người lắng nghe cần tập trung vào việc hiểu rõ nội dung. Ví dụ, khi người nói nói: “Tôi muốn chia sẻ một thông tin mới” hoặc “Điều này rất quan trọng với bạn”, họ chỉ mong muốn bạn lắng nghe và hiểu. Bạn có thể ghi chú, phân loại thông tin trong đầu, hoặc hỏi lại để xác nhận bạn đã hiểu đúng.
Phân biệt
Khi người nói cần sự đánh giá hoặc phản hồi, người lắng nghe cần trở thành một người phê bình constructive. Ví dụ, khi người nói nói: “Tôi cần một số phản hồi” hoặc “Tôi không chắc điều này có đúng không”, họ đang tìm kiếm sự đánh giá từ bên ngoài. Bạn có thể giúp họ nhận ra những điểm mạnh và yếu, và đưa ra gợi ý để cải thiện.
Đẫn dắt
Khi người nói cần sự hỗ trợ để đưa ra quyết định hoặc tiến hành một dự án, người lắng nghe cần trở thành một người dẫn dắt. Ví dụ, khi người nói nói: “Chúng ta cần đưa ra quyết định” hoặc “Tôi không biết dự án này nên đi tiếp theo hướng nào”, bạn có thể giúp họ đưa ra quyết định, chia sẻ công việc, hoặc cung cấp nguồn lực cần thiết.
Hỗ trợ
Khi người nói cần sự đồng cảm và ủng hộ, người lắng nghe cần trở thành một người bạn hoặc người cổ vũ. Ví dụ, khi người nói nói: “Hôm nay thật tệ” hoặc “Tôi có một tin tốt”, bạn có thể phản ứng bằng cách thể hiện sự đồng cảm hoặc niềm vui. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ và tạo cảm giác được hiểu và ủng hộ.
Lắng nghe và lòng đồng cảm
Nancy Duarte đã chia sẻ rằng sau khi nhận ra tầm quan trọng của việc điều chỉnh cách lắng nghe, cô đã bắt đầu sử dụng nhiều hơn kiểu lắng nghe hỗ trợ khi giao tiếp với cấp trên, điều này đã cải thiện đáng kể mối quan hệ và không khí làm việc trong đội ngũ. Khi mỗi thành viên trong tổ chức có ý thức về việc điều chỉnh cách lắng nghe, hiệu quả giao tiếp và tương tác sẽ tăng lên, đồng thời tạo nên sự tin tưởng và hợp tác chặt chẽ hơn.
Việc lắng nghe đúng cách không chỉ giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn, mà còn giúp bạn xây dựng sự ảnh hưởng và uy tín trong môi trường làm việc. Hãy tự hỏi mình: “Người nói muốn gì từ tôi?” và điều chỉnh cách lắng nghe của bạn để đáp ứng nhu cầu đó. Điều này sẽ giúp bạn trở nên quý giá hơn trong mắt người khác.
Kết luận
Lắng nghe không chỉ là một kỹ năng giao tiếp đơn giản, mà còn là một nghệ thuật đòi hỏi sự nhạy bén và linh hoạt. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu của người nói và điều chỉnh cách lắng nghe của mình, bạn có thể tạo ra môi trường làm việc mở, cân bằng và hiệu quả, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Từ khóa:
- Lắng nghe
- Giao tiếp
- Quản lý
- Ảnh hưởng
- Đồng cảm