Trong môi trường làm việc, việc biết cách nói chuyện đúng cách có thể giúp bạn dễ dàng xoay sở và tránh được nhiều rắc rối. Ngược lại, nếu không biết cách nói chuyện hoặc nói sai lời, điều này có thể gây ra nhiều rắc rối cho bạn và công ty của bạn.
Đầu tiên, hãy học cách lắng nghe. Trong thời đại ngày nay, giao tiếp hiệu quả là sợi dây kết nối giữa con người với nhau và là chìa khóa vàng để xử lý mối quan hệ. Nó có thể tăng cường sự đoàn kết và cạnh tranh trong tổ chức, cũng như tinh thần hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. Trong môi trường làm việc, bạn sẽ phải tiếp xúc với ba loại người chính: khách hàng, đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp; và bên trong doanh nghiệp, bạn cần xử lý mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới.
Dù cho cách nói chuyện khác nhau tùy thuộc vào đối tượng, nhưng việc học cách nói chuyện sẽ giúp chúng ta xử lý tốt mọi mối quan hệ, từ đó làm việc hiệu quả hơn, tiến bộ hơn và trở nên xuất sắc.
Giao tiếp bắt đầu bằng việc lắng nghe. Việc lắng nghe tốt quyết định chất lượng giao tiếp. Lắng nghe không chỉ là một hoạt động thụ động, những người lắng nghe giỏi sẽ suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi mở miệng, họ sẽ lắng nghe một cách tôn trọng và tự hỏi bản thân “Điều này có đáng không?” trước khi phản ứng.
Lắng nghe sâu sắc đòi hỏi sự kiểm soát bản thân rất lớn, đặc biệt là khi bạn nghe thấy những điều khiến bạn khó chịu. Hầu hết mọi người sẽ vừa lắng nghe, vừa suy nghĩ về những gì họ muốn nói, điều này khiến họ khó lòng hiểu được ý nghĩa thực sự của lời nói. Để lắng nghe sâu sắc, bạn phải đặt mình sang một bên, chuẩn bị sẵn sàng để lắng nghe; sau đó, sử dụng ngôn ngữ và hành vi cụ thể để đối tác cảm nhận được rằng bạn đang lắng nghe; cuối cùng, thông qua việc xác nhận những gì bạn đã nghe được, tạo sự đồng cảm với đối tác.
Những lời không nên nói?
Không nên nói những câu không chắc chắn.
Những câu như “có lẽ”, “có người sẽ…”, “chắc chắn”, “hoặc”, “không biết” không nên thường xuyên được sử dụng. Nếu khách hàng nghe thấy, họ sẽ cho rằng bạn không hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, thiếu tự tin. Nếu bạn nói những câu như vậy khi nói chuyện với cấp trên về công việc, lãnh đạo sẽ cho rằng bạn không nghiêm túc trong công việc và chưa suy nghĩ kỹ.
Không nên nói những lời trốn tránh trách nhiệm.
Trong công việc, nhân viên bán hàng thường gặp phải khiếu nại về chất lượng sản phẩm từ khách hàng. Một số người sẽ trả lời ngay lập tức, “Điều này không liên quan đến tôi, tôi chỉ chịu trách nhiệm về việc bán hàng, không phải sản xuất hay kiểm soát chất lượng.” Trên thực tế, việc trốn tránh trách nhiệm là phản xạ sợ hãi khi đối mặt với câu hỏi hoặc khiếu nại của khách hàng, dù không liên quan gì đến bạn. Bạn không nên trốn tránh mà nên tiếp nhận và ổn định tình hình, sau đó trao đổi nội bộ và tìm cách giải quyết. Đối với khách hàng, bạn đại diện cho cả công ty. Một số công ty gọi quy tắc này là “trách nhiệm đầu tiên”. Nếu có vấn đề trong công ty, khi cấp trên hoặc giám đốc lớn yêu cầu giải trình, đừng bao giờ nói “Điều này không liên quan đến tôi” hoặc “Đây không phải là trách nhiệm của tôi”. Điều quan trọng nhất lúc này là giải quyết vấn đề, thậm chí phải chịu một chút oan ức. Sau đó, bạn có thể giải thích rõ ràng, còn việc trốn tránh trách nhiệm ngay lập tức sẽ khiến lãnh đạo cho rằng bạn không có trách nhiệm và không đủ năng lực.
Đừng khuyên can khi việc đang diễn ra.
Nếu sai, hãy để nó sai hoàn toàn, sau đó tổng kết và kiểm điểm. Trong bài viết “Kỹ thuật trở thành người nói chuyện giỏi trong công việc”, người ta chỉ ra rằng chủ doanh nghiệp và quản lý phải đưa ra nhiều quyết định mỗi ngày, việc đưa ra quyết định sai là hoàn toàn bình thường. Không có quyết định sẽ khiến doanh nghiệp trở nên hỗn loạn, mất phương hướng, không biết hướng phát triển, đây là tổn thương nội tại của doanh nghiệp; quyết định sai sẽ gây ra tổn thất về thời gian và tiền bạc, đây là tổn thương ngoại vi của doanh nghiệp, tổn thương ngoại vi tốt hơn tổn thương nội tại. Vì vậy, nhân viên cấp dưới rõ ràng biết việc này là sai, vẫn phải kiên quyết thực hiện, thay vì nói hoặc bình luận. Nhân viên cấp dưới rõ ràng biết việc này là sai, liệu cấp trên có không biết? Nhưng nếu không làm, mất đi uy quyền của cấp trên, nếu làm, chỉ mất thời gian và tiền bạc mà thôi, quyết định đúng đắn sau này có thể lấy lại.
Cách nói chuyện như thế nào mới đúng?
Học cách đặt câu hỏi.
Một người không biết đặt câu hỏi không thể trở thành người tư duy phê phán giỏi. Câu trả lời không thể thúc đẩy sự phát triển của tư duy, thứ thực sự thúc đẩy sự phát triển của tư duy là câu hỏi. Một số người khiến người khác phiền lòng, nói không đúng trọng tâm, thường là vì họ không thể hiểu chính xác thông tin mà người khác truyền đạt. Vì vậy, khi người khác nói với chúng ta, hãy luyện tập trong đầu để tóm tắt được trọng tâm của lời nói của họ, sau đó sử dụng cách đặt câu hỏi đúng đắn để phản hồi thông tin. Ban đầu sử dụng phương pháp này có thể hơi mệt mỏi, nhưng nếu kiên trì suy nghĩ, bạn sẽ thấy khả năng nói của mình cải thiện đáng kể trong một thời gian ngắn. Nói chung, khả năng diễn đạt được cải thiện từ việc suy nghĩ.
Xác nhận lại nhiều lần.
Một việc đơn giản cũng chứa đựng rất nhiều điểm, để đảm bảo tất cả các điểm đều hoạt động bình thường và luôn hoạt động bình thường, bạn mới có thể hoàn thành công việc. Vì vậy, khi cấp trên giao nhiệm vụ, hãy học cách xác nhận. Nhiều người trẻ mới vào nghề không muốn người cấp trên hoặc đồng nghiệp nghĩ rằng mình không thông minh, thường vội vàng thực hiện công việc mà không hiểu rõ yêu cầu, điều này không chỉ dễ dẫn đến sai sót mà còn có thể khiến hướng làm việc lệch lạc. Vì vậy, bất kể việc lớn hay nhỏ, khi nhận nhiệm vụ, hãy lặp lại nội dung và yêu cầu công việc, để đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng công việc mà cấp trên giao, đồng thời hỏi thêm về thời hạn hoàn thành công việc. Đồng thời, hãy nhắc nhở bản thân, trước khi thực hiện công việc, hãy cân nhắc toàn bộ quá trình trong đầu, tìm ra quy trình, biện pháp phù hợp nhất, hiệu quả nhất và an toàn nhất.
Khen ngợi việc tốt kịp thời.
Hãy quen với việc khen ngợi người khác. Trước đây, trong quản lý, mọi người thường quen với việc phê bình người khác để “giúp đỡ người khác trưởng thành”, nhưng ý tưởng này là sai lầm. Khen ngợi mang lại sự tiến bộ lớn hơn cho người khác so với phê bình. Khi người khác có cách làm tốt, ý tưởng tốt, hãy khen ngợi, chỉ ra, chỉ có như vậy mới có mối quan hệ con người hoàn hảo, mới có nền tảng thành công sau này.
Nói về việc xấu trước tiên.
Khi gặp vấn đề trong công việc, hãy giữ thái độ trung thực, đối mặt với khủng hoảng không trốn tránh, dám chịu trách nhiệm, sẽ dễ dàng thu hút sự tin tưởng và sự tha thứ của khách hàng, lãnh đạo và đồng nghiệp. Đầu tiên, hãy nói về kết quả, điều này sẽ tạo ra một cơ sở giao tiếp, sau đó có thể dành thời gian để thảo luận về cách giải quyết vấn đề.
Diễn đạt chính xác quan điểm.
Đối với hội nghị lớn hay nhỏ, khi bạn đứng lên trình bày ý kiến, bạn cần sắp xếp suy nghĩ phức tạp của mình theo thứ tự 1, 2, 3 trong đầu. Khi suy nghĩ và mạch lạc trở nên rõ ràng, bạn hãy thử trình bày thông tin từng phần một.
Tóm lại, trước khi mở miệng, hãy suy nghĩ kỹ, đừng vội vàng nói bừa hoặc cam kết, đừng vứt bỏ suy nghĩ lộn xộn cho người khác. Trong môi trường làm việc, sử dụng cách diễn đạt có tổ chức, đồng nghiệp và lãnh đạo cũng sẽ thấy bạn chuyên nghiệp hơn, đáng tin cậy hơn.
Bài viết này thuộc sở hữu của World Manager Online (www.ceconline.com)
### Từ khóa:
– Giao tiếp
– Lắng nghe
– Trách nhiệm
– Kỹ năng giao tiếp
– Diễn đạt