Lý do tại sao nhân viên xem lời khuyên như lệnh và cách thay đổi nó

Trong một văn phòng của một công ty, một cuộc thảo luận đang diễn ra giữa cấp trên và cấp dưới về một dự án quan trọng. Cấp trên nhấn mạnh rằng, “Tôi chỉ đưa ra lời khuyên, công việc cụ thể vẫn do các bạn quyết định. Việc ủy quyền này nhằm mục đích phát huy tối đa khả năng của các bạn.”

Tuy nhiên, sau khi cấp trên đưa ra ý kiến, khi hỏi ý kiến từ cấp dưới, họ đều trả lời, “Chúng tôi sẽ làm theo chỉ dẫn của lãnh đạo, không có gì để góp ý thêm.”

Cấp trên rất bối rối. Ông ta đang cố gắng thay đổi phong cách quản lý của mình, tạo ra một môi trường giao tiếp thoải mái và tương tác hơn. Nhưng dù ông ta không nắm rõ tình hình, những lời khuyên lại biến thành lệnh.

Vấn đề này cho thấy tư duy cứng nhắc và thiếu sự chủ động trong suy nghĩ của cấp dưới. Điều gì đã gây ra tình trạng này?

1. Ai là chủ sở hữu thực sự của công việc?

Chỉ khi cấp dưới coi bản thân là chủ sở hữu thực sự của công việc, họ mới có thể kiểm soát công việc, có ý tưởng riêng và tìm ra con đường triển khai phù hợp. Họ cũng sẽ mở lòng đón nhận và cân nhắc lời khuyên từ người khác để cải thiện.

Mặc dù cấp trên mong muốn cấp dưới chịu trách nhiệm toàn diện cho công việc, nhưng cách giao tiếp của họ lại khiến cấp dưới cảm thấy “không cần phải làm gì, mọi thứ đều do cấp trên kiểm soát.”

Do đó, tình trạng không có ai coi mình là chủ sở hữu thực sự của công việc thường xảy ra. Cấp trên cho rằng đây là việc của cấp dưới, còn cấp dưới lại cho rằng họ chỉ đang giúp cấp trên làm việc. Thực tế, không ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả công việc.

Những vấn đề này giải thích vì sao nhiều mục tiêu chiến lược trong các công ty không thể được thực hiện. Bất kỳ mục tiêu thách thức nào cũng đòi hỏi sự tự giác và hành động chủ động từ nhóm, nếu không, họ sẽ không nhận ra những vấn đề tiềm ẩn và không có sáng tạo.

2. “Lời khuyên” là một phần của giao tiếp hai chiều

Nói thật, tôi đã nghe nhiều lần cấp trên nói với cấp dưới, “Lời khuyên của tôi là…” Khi đó, tôi, với tư cách là người quan sát, không thể cảm nhận được đây thực sự là lời khuyên. Bởi vì cấp trên hầu như không dành thời gian cho cấp dưới để đánh giá lời khuyên, càng không nói đến việc phản bác hoặc từ chối lời khuyên không hợp lý.

Hơn nữa, cấp trên, do không chú ý đến việc coi nhân viên là chủ sở hữu của công việc, thường vội vàng chỉ đạo, không hiểu rõ kế hoạch của cấp dưới, khiến lời khuyên trở thành lệnh.

Bạn đã từng chứng kiến cảnh tượng này:

Cấp trên: “Tôi đã giao công việc cho bạn, tôi chỉ đưa ra lời khuyên, tôi nghĩ bạn nên…”

Cấp dưới: “Lãnh đạo, ý tưởng của tôi là…” (chưa kịp nói)

Cấp trên: “Bạn có nghe tôi nói không? Cách làm trước đó không ổn, bạn phải làm theo cách này!”

Cấp dưới: “Vâng, tôi sẽ ghi nhớ.”

Cấp trên: “Bạn có ý kiến gì, hãy nói hết ra.” (Ông ta quên đã cắt lời trước đó)

Cấp dưới: “Không, tôi sẽ làm theo yêu cầu của anh.” (Từ lời khuyên thành lệnh)

Cấp trên: “Tốt, vậy thì hãy đi làm đi.”

Cấp trên cũng muốn mọi việc được thực hiện tốt, nhưng lời khuyên kiểu này không phải là lời khuyên thực sự, mà chỉ là truyền đạt một chiều. Ngay cả khi cấp dưới biết lời khuyên không khả thi, họ sẽ giấu đi ý kiến của mình vì sợ bị cấp trên phật lòng.

3. “Lời khuyên” không nên trở thành sự can thiệp

Cấp dưới coi lời khuyên của cấp trên như lệnh, ngoài nguyên nhân do phong cách giao tiếp của cấp trên, còn có một tình huống khác là họ là người chịu trách nhiệm “trên danh nghĩa” cho công việc, đã mệt mỏi với sự can thiệp liên tục, không còn tâm trí để phân biệt đúng sai. Để tránh rắc rối, cách tốt nhất là tuân theo.

Điều khiến cấp dưới mệt mỏi nhất chính là sự chỉ trích và hướng dẫn không phù hợp của cấp trên. Tuy nhiên, họ không có cách nào để từ chối, nên họ chọn không suy nghĩ nữa và làm theo yêu cầu.

4. Lời khuyên nên trở thành một phần của hợp tác

Để cấp dưới coi lời khuyên như lệnh, điều quan trọng là cấp trên phải coi họ như đồng nghiệp, cùng nhau đối mặt với vấn đề và giải quyết nó. Nếu cấp trên chỉ đạo một cách độc đoán, cấp dưới sẽ coi đó là sự can thiệp.

Cấp trên cần đặt mình vào vị trí của cấp dưới, lắng nghe và thảo luận một cách cởi mở. Sự thay đổi trong cách giao tiếp không chỉ cải thiện hiệu quả công việc, mà còn tạo ra mối quan hệ hợp tác bình đẳng và bền vững.