Chiến Lược Hiệu Quả Trong Báo Cáo Công Việc
Trong môi trường công sở, việc giao tiếp là một quá trình không ngừng trao đổi thông tin, cụ thể là quá trình báo cáo liên tục.
Báo cáo tiến độ hoặc kết quả công việc cho cấp trên là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc của mỗi người. Dù đó là các cuộc họp thường xuyên hay báo cáo cuối năm, một báo cáo hiệu quả không chỉ thể hiện kỹ năng và phẩm chất nghề nghiệp của bạn mà còn là cơ hội để nâng cao vị thế của mình trong môi trường công sở.
Tuy nhiên, không phải lần báo cáo nào cũng nhận được phản hồi tích cực từ cấp trên. Đôi khi, bạn có thể gặp phải những tình huống như:
- Bạn đã chuẩn bị một buổi thuyết trình PPT cả đêm nhưng sếp chỉ nói: “Để đó đã.”
- Bạn cố gắng trình bày trong thời gian dài nhưng sếp có thể đang xem điện thoại và không nghe rõ.
- Ngay khi bạn bắt đầu, sếp đã tỏ ra không kiên nhẫn và yêu cầu bạn “nói nhanh lên”.
Lúc này, chúng ta cần suy nghĩ về cách thức báo cáo sao cho phù hợp với mong đợi của sếp, thay vì để công sức của mình bị lãng phí trong sự thất vọng của cấp trên.
01 – Nhiều người có thể hoàn thành công việc, nhưng ít người giỏi trong việc báo cáo
Việc báo cáo với cấp trên luôn là một phần không thể thiếu trong công việc. Điểm cuối của việc giải quyết một vấn đề không chỉ là việc bạn đã hoàn thành nó, mà còn ở việc bạn báo cáo lại một cách hiệu quả, chính xác và súc tích cho cấp trên.
Nhiều người có thể hoàn thành công việc, nhưng ít người thực sự giỏi trong việc báo cáo. Rick Wallace, CEO của KLA Corporation, từng nói: “Trong cuộc đời, có hai thời điểm bạn cảm thấy cô đơn nhất: một là khi chết, và hai là khi báo cáo với cấp trên.”
Báo cáo là hình thức giao tiếp phổ biến nhất giữa bạn và cấp trên. Theo nghiên cứu của Gallup, 75% nhân viên rời bỏ công việc do không thể xử lý tốt mối quan hệ với cấp trên. Vì vậy, việc nắm vững cách báo cáo đúng đắn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự thăng tiến và phát triển nghề nghiệp của bạn.
02 – Các hình thức báo cáo hiệu quả mà cấp trên đánh giá cao
Nhiều người có thể hiểu được lý thuyết nhưng không biết cách áp dụng vào thực tế. Vậy làm thế nào để áp dụng lý thuyết này vào quá trình báo cáo?
Ở đây, chúng ta có thể sử dụng công cụ trình bày cấu trúc hóa: Mô hình PREP. Mặc dù không phải lúc nào cũng giúp bạn trở nên thành thạo ngay lập tức, nhưng nó cung cấp một cách trình bày ngắn gọn và rõ ràng, giúp bạn tìm thấy con đường trong quá trình báo cáo.
- Vị trí (Position): Kết luận chính
Trước khi bắt đầu báo cáo, hãy liệt kê những từ khóa hoặc kết luận chính, đặc biệt là những từ khóa liên quan đến mục tiêu. Tóm tắt chúng thành một câu đơn giản và rõ ràng, giải thích mục tiêu, đề xuất giải pháp và hỗ trợ bạn cần. - Lý do (Reason): Lý lẽ chứng minh
Tại sao lời khuyên của bạn lại quan trọng? Hãy giải thích lý do chính dẫn đến quyết định hoặc mục tiêu đã đặt ra. Thông thường, giá trị và lợi ích là hai yếu tố có thể thuyết phục quản lý nhất. - Bằng chứng (Evidence): Ví dụ cụ thể
Cách thuyết phục quản lý tốt nhất là kể lại sự thật và thể hiện dữ liệu. Hai yếu tố này không thể thiếu, và cách trình bày điểm chính tốt sẽ quyết định thành bại của báo cáo. - Vị trí (Position): Lặp lại kết luận
Phần lặp lại kết luận thường bị bỏ qua. Là người báo cáo, bạn không nên hy vọng quản lý sẽ giữ nhịp độ cùng bạn. Vì vậy, liên tục nhắc lại điểm chính của bạn sẽ giúp quản lý nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề.
03 – Làm thế nào để báo cáo tin xấu mà không làm sếp bực bội?
Bạn có thể đã từng gặp tình huống như:
Báo cáo tin tốt thì dễ dàng hơn, nhưng báo cáo tin xấu thì khó khăn hơn nhiều. Hầu hết mọi người đều thích nghe tin tốt, ai muốn đến công ty mỗi sáng và nghe bạn báo cáo về những điều không vui?
Vậy làm thế nào để báo cáo tin xấu mà không làm sếp bực bội?
- Báo cáo tin xấu ngay lập tức thay vì chờ sếp hỏi.
- Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp để báo cáo tin xấu.
- Báo cáo với giải pháp.
Báo cáo tin xấu theo ba bước sau:
- Bước 1: Báo cáo tin xấu ngay lập tức thay vì chờ sếp hỏi. Nếu sếp đã biết thông tin trước khi bạn báo cáo, điều đó có thể khiến bạn mất uy tín và tạo ấn tượng không tốt về sự thiếu trách nhiệm.
- Bước 2: Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp để báo cáo tin xấu. Đôi khi, việc báo cáo riêng tư giúp tránh lan truyền tin tức gây ảnh hưởng xấu.
- Bước 3: Báo cáo với giải pháp. Đừng chỉ đưa ra vấn đề mà không có giải pháp. Điều này có thể khiến sếp nghĩ rằng bạn không có khả năng giải quyết vấn đề.
04 – Kết luận
Việc giao tiếp trong môi trường công sở là một quá trình không ngừng trao đổi thông tin, tức là quá trình báo cáo liên tục. Tin tốt và tin xấu đều cần được báo cáo.
Như một người làm việc trong môi trường công sở, chúng ta cần học cách báo cáo một cách hiệu quả và không mắc sai lầm. Đồng thời, trong quá trình báo cáo, hãy nắm vững tinh thần “ngắn gọn và chính xác”.
Chỉ có như vậy, bạn mới xứng đáng với những nỗ lực không mệt mỏi và không ngừng hoàn thiện bản thân, không để công sức của mình bị lãng phí bởi một câu “cảm ơn bạn đã cố gắng” qua loa.
**Từ khóa:**
– Báo cáo công việc
– Giao tiếp công sở
– Kỹ năng báo cáo
– Quản lý thời gian
– Giải pháp vấn đề