Tại sao không nên quản lý vượt cấp?

Tại sao không nên quản lý vượt cấp?

Quản lý vượt cấp luôn là một trong những nguyên nhân gây ra sự lãng phí nội bộ trong quá trình quản lý. Trong cấu trúc tổ chức bình thường, mỗi cấp quản lý đều có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của riêng mình. Quản lý vượt cấp có nghĩa là người quản lý cấp cao trực tiếp can thiệp vào quyết định hoặc công việc của cấp dưới, hoặc nhân viên cấp thấp bỏ qua cấp quản lý trực tiếp để báo cáo hoặc tìm kiếm hướng dẫn từ cấp quản lý cao hơn.

Bài viết này sẽ phân tích ba khía cạnh chính của vấn đề này:

01. Quản lý vượt cấp phá vỡ cấu trúc quyền lực và kênh giao tiếp bình thường của tổ chức

Quản lý vượt cấp có thể làm hỏng cấu trúc quyền lực và kênh giao tiếp bình thường của tổ chức, gây ra nhiều tác động tiêu cực đến hoạt động của tổ chức. Trong một cấu trúc tổ chức khỏe mạnh, mỗi cấp quản lý đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, và sự giao tiếp và hợp tác giữa họ là chìa khóa để đảm bảo tổ chức vận hành suôn sẻ.

• Mất cân bằng quyền lực: Khi người quản lý cấp cao bỏ qua cấp trung gian để giao tiếp trực tiếp với nhân viên cấp thấp, quyền lực của cấp quản lý trung gian có thể bị đe dọa. Điều này không chỉ khiến cấp quản lý trung gian cảm thấy bị đẩy lùi hoặc mất đi trách nhiệm, mà còn có thể tạo ra tranh chấp quyền lực trong toàn tổ chức.
• Sai lệch thông tin: Các cấp quản lý khác nhau có thể có cách hiểu và xử lý vấn đề khác nhau. Nếu người quản lý cấp cao không xem xét kỹ thực tế và nhu cầu của cấp dưới, quyết định của họ có thể tách rời khỏi thực tế. Ngoài ra, giao tiếp vượt cấp có thể dẫn đến việc thiếu thông tin nền tảng và ngữ cảnh, gây ra hiểu lầm và truyền đạt thông tin không đúng.
• Gây bối rối cho nhân viên: Nhân viên thường mong muốn làm việc trong một cấu trúc cấp bậc rõ ràng, nơi họ biết mình phải báo cáo cho ai và nhận hướng dẫn từ ai. Tuy nhiên, khi quản lý vượt cấp xảy ra, nhân viên có thể không biết nên tuân theo chỉ đạo của ai, hoặc lo lắng về việc bỏ qua cấp quản lý trực tiếp của mình. Sự không chắc chắn này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và thậm chí gây ra sự không tin tưởng đối với tổ chức.

Vì vậy, để duy trì sự ổn định và hiệu quả của tổ chức, các nhà quản lý nên tránh quản lý vượt cấp. Họ cần tôn trọng và tận dụng từng cấp trong cấu trúc tổ chức, đảm bảo rằng mỗi cấp quản lý có thể phát huy tối đa vai trò của mình. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế giao tiếp hiệu quả, thúc đẩy sự trao đổi thông tin và hợp tác giữa các cấp, đảm bảo rằng các quyết định và hành động của tổ chức dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ. Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí nội bộ do quản lý vượt cấp, nâng cao hiệu quả tổng thể của tổ chức.

02. Quản lý vượt cấp dễ gây ra tranh chấp quyền lực và xung đột nội bộ

Quản lý vượt cấp còn có thể gây ra tranh chấp quyền lực và xung đột nội bộ, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và bầu không khí của tổ chức.

• Phá vỡ sự cân bằng quyền lực: Trong một cấu trúc tổ chức lành mạnh, mỗi cấp quản lý nên có quyền lực tương ứng với trách nhiệm của mình. Khi người quản lý cấp cao bỏ qua cấp trung gian để can thiệp vào công việc của cấp thấp, điều này không chỉ vi phạm quy tắc phân phối quyền lực, mà còn có thể khiến cấp quản lý thấp cảm thấy bị bỏ qua hoặc mất quyền lực. Mối quan hệ quyền lực không cân bằng này dễ gây ra sự bất mãn và phản ứng tiêu cực từ phía cấp quản lý thấp.
• Gây ra cạnh tranh và xung đột: Việc can thiệp trực tiếp của người quản lý cấp cao có thể thay đổi quy trình ra quyết định và sắp xếp công việc hiện tại, khiến cấp quản lý thấp cảm thấy thành quả công việc của mình bị nghi ngờ hoặc phủ nhận. Cảm giác thất bại này có thể dẫn đến sự không tin tưởng và phản cảm đối với người quản lý cấp cao, thậm chí gây ra đối lập và xung đột giữa các nhóm. Xung đột nội bộ này không chỉ tiêu tốn nguồn lực và năng lượng của tổ chức, mà còn có thể làm suy yếu sự ổn định và đoàn kết của tổ chức.
• Ảnh hưởng đến chất lượng quyết định và hiệu quả thực thi: Do việc can thiệp trực tiếp của người quản lý cấp cao, quá trình ra quyết định có thể thiếu sự thảo luận và thương lượng đầy đủ. Các quyết định thiếu thông tin đầy đủ và quan điểm đa dạng thường dễ sai lệch hoặc không hợp lý, ảnh hưởng đến chất lượng quyết định. Đồng thời, việc quản lý vượt cấp có thể phá vỡ quy trình làm việc và kênh giao tiếp hiện có, gây ra việc truyền đạt thông tin không thông suốt hoặc hiểu lầm, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi của tổ chức.

Để tránh tranh chấp quyền lực và xung đột nội bộ do quản lý vượt cấp, tổ chức cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp, đảm bảo rằng mỗi cấp quản lý thực hiện quyền lực trong phạm vi trách nhiệm của mình. Đồng thời, cần tăng cường cơ chế giao tiếp và phối hợp nội bộ, thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác giữa các cấp. Khi cần thiết phải giao tiếp hoặc phối hợp vượt cấp, nên thông qua các kênh chính thức và tôn trọng ý kiến và quyền hạn của các cấp quản lý.

03. Quản lý vượt cấp có thể làm suy yếu uy quyền và trách nhiệm của cấp quản lý trung gian

Quản lý vượt cấp còn có nguy cơ làm suy yếu uy quyền và trách nhiệm của cấp quản lý trung gian, điều này rất bất lợi cho sự vận hành ổn định và phát triển lâu dài của tổ chức. Cấp quản lý trung gian đóng vai trò quan trọng trong việc nối liền chiến lược cấp cao và thực thi cấp thấp, chịu trách nhiệm điều phối các nguồn lực và đảm bảo tổ chức vận hành suôn sẻ.

• Uy quyền bị thách thức: Khi uy quyền của cấp quản lý trung gian bị quản lý vượt cấp thách thức, vị trí và ảnh hưởng của họ có thể bị tổn hại. Người quản lý cấp cao bỏ qua cấp trung gian để đưa ra quyết định hoặc hướng dẫn có thể khiến cấp trung gian cảm thấy năng lực chuyên môn và phán đoán của mình bị bỏ qua hoặc nghi ngờ. Điều này có thể khiến họ nghi ngờ về vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó làm giảm tinh thần làm việc và mức độ cam kết.
• Trách nhiệm bị suy giảm: Trong cấu trúc cấp bậc bình thường, cấp quản lý trung gian cần chịu trách nhiệm đối với lĩnh vực hoặc đội ngũ mà họ phụ trách. Tuy nhiên, khi người quản lý cấp cao can thiệp trực tiếp vào công việc cấp thấp, cấp trung gian có thể cảm thấy trách nhiệm của mình bị suy giảm hoặc thay thế. Sự thiếu hụt trách nhiệm này có thể khiến họ thiếu chủ động và tinh thần sáng tạo trong công việc, chỉ thụ động thực hiện chỉ đạo của người quản lý cấp cao mà không còn sẵn lòng đóng góp tích cực cho sự thành công của đội ngũ và phát triển của tổ chức.
• Phá vỡ sự ổn định và liên tục: Cấp quản lý trung gian thường có kinh nghiệm phong phú và nguồn lực sâu rộng, hiểu rõ cơ chế vận hành nội bộ và mối quan hệ giữa các nhân viên. Khi người quản lý cấp cao thường xuyên bỏ qua cấp trung gian để đưa ra quyết định, có thể phá vỡ sự ổn định và liên tục này, gây ra tình trạng hỗn loạn và bất ổn trong tổ chức.

Để tránh những tác động tiêu cực của quản lý vượt cấp, tổ chức cần tôn trọng và tận dụng năng lực chuyên môn và uy quyền của cấp quản lý trung gian. Người quản lý cấp cao nên giao tiếp và phối hợp với cấp trung gian thông qua các kênh phù hợp, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của các quyết định. Đồng thời, cần khuyến khích cấp quản lý trung gian tham gia tích cực vào quá trình ra quyết định, phát huy lợi thế chuyên môn và khả năng sáng tạo, đóng góp nhiều hơn cho sự phát triển của tổ chức.

Kết luận

Quản lý vượt cấp có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm phá vỡ cấu trúc quyền lực và kênh giao tiếp, gây ra tranh chấp quyền lực và xung đột nội bộ, cũng như làm suy yếu uy quyền và trách nhiệm của cấp quản lý trung gian. Để duy trì sự ổn định và hiệu quả của tổ chức, các nhà quản lý cần tránh quản lý vượt cấp, tôn trọng cấu trúc cấp bậc, và xây dựng cơ chế giao tiếp và phối hợp hiệu quả.

Từ khóa:

• quản lý vượt cấp
• cấu trúc quyền lực
• xung đột nội bộ
• trách nhiệm quản lý
• giao tiếp tổ chức