DingTalk: Chuyển đổi số cho doanh nghiệp, cần rèn giũa năng lực quản lý

Bởi: Quan Lý VN, Giáo sư Chiến lược Shi Weilei, Trường Kinh doanh Trường Giang

DingTalk, được thành lập vào năm 2014, mặc dù là một dự án con của Alibaba, nhưng đội ngũ sáng lập của nó đã từng thất bại với sản phẩm “Laizhang” trong cuộc chiến với WeChat. Trong ngành công nghệ thông tin, việc một sản phẩm không thành công không có nghĩa là tất cả đều kết thúc. Đội ngũ sáng lập bắt đầu tìm kiếm hướng đi mới thông qua mô hình phát triển nhanh và linh hoạt. Sáng lập viên Chen Hang (biệt danh: Wu Zha) cùng với sáu thành viên khác trong nhóm nghiên cứu của mình đã khám phá ra khả năng đột phá trong lĩnh vực giao tiếp doanh nghiệp.

Đổi mới chức năng quản lý doanh nghiệp: Mục tiêu phục vụ quản lý doanh nghiệp nâng cao

Để hiểu sâu sắc hơn về nhu cầu quản lý của khách hàng, đội ngũ phát triển sản phẩm cần phải nắm vững các điểm đau của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Điều này đòi hỏi họ phải thâm nhập sâu vào bên trong doanh nghiệp, hiểu rõ về thực tế công việc hàng ngày. Tuy nhiên, những chuyến thăm và khảo sát ban đầu không mang lại nhiều thông tin hữu ích cho đội ngũ khởi đầu của DingTalk. Chính lúc này, Chen Hang gặp gỡ Shi Nan, người sáng lập của Xinfengwei.

Trước khi gặp Chen Hang, công ty do Shi Nan điều hành – Compass, là một doanh nghiệp nhỏ với hơn 80 nhân viên. Công ty đang đối mặt với một thách thức lớn trong thời kỳ giao thoa giữa thông tin hóa và số hóa: thị trường có rất nhiều hệ thống quản lý thông tin tập trung vào việc tự động hóa quy trình kinh doanh, như hệ thống tài chính, ERP, CRM. Tuy nhiên, không có hệ thống nào tập trung vào việc số hóa tổ chức. Mặc dù có các hệ thống quản lý nguồn nhân lực như eHR, nhưng chủ yếu chúng chỉ quản lý thông tin nhân viên một cách tĩnh, mà không số hóa tổ chức. Mặc dù các ứng dụng nhắn tin tức thì như WeChat, QQ cũng có tính năng quản lý nhóm, nhưng chúng được thiết kế để quản lý dựa trên sự kết hợp tự do của người dùng cá nhân, chứ không phải dựa trên cấu trúc tổ chức doanh nghiệp. Hơn nữa, các ứng dụng nhắn tin này không cung cấp phản hồi sau khi tin nhắn được gửi, điều này giúp giảm bớt áp lực trả lời ngay lập tức cho người dùng trong cuộc sống, nhưng lại không phù hợp trong môi trường quản lý doanh nghiệp.

Mô hình quản lý của Fayol: Định hình sự khác biệt giữa phần mềm quản lý doanh nghiệp và phần mềm dành cho người dùng cá nhân

Theo định nghĩa của Fayol, quản lý bao gồm năm chức năng chính: Lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối và kiểm soát. Trong quản lý doanh nghiệp, việc thông tin được truyền đạt hiệu quả đến người nhận là điều cần thiết để thực hiện các chức năng tổ chức, chỉ huy, điều phối và kiểm soát. Do đó, các ứng dụng nhắn tin tức thì dành cho doanh nghiệp khác biệt về bản chất so với các ứng dụng dành cho người dùng cá nhân.

Ngoài ra, việc số hóa tổ chức không chỉ đơn thuần là tổ chức con người bằng nhóm, mà còn yêu cầu tất cả các chức năng của tổ chức như cấu trúc, trách nhiệm, vai trò, quyền hạn, phân công công việc và hợp tác có thể được quản lý trực tuyến dưới dạng quy trình. Mọi thứ này là một khoảng trắng trên thị trường phần mềm vào thời điểm đó.

Tìm kiếm hướng đi mới: Số hóa tổ chức doanh nghiệp

Khi không thể đột phá trong thị trường phần mềm dành cho người dùng cá nhân, DingTalk quyết định chuyển hướng, tập trung vào việc giải quyết các vấn đề quản lý doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hóa, bằng cách số hóa tổ chức. Ngay từ khi thành lập, DingTalk đã xây dựng cơ chế đồng sáng tạo vào DNA quản lý của mình.

Khách hàng đầu tiên tham gia vào cơ chế đồng sáng tạo này chính là đội ngũ của Shi Nan. Vào ngày 26 tháng 5 năm 2014, đội ngũ DingTalk đã tham gia vào Alibaba Lake Park, mời Compass tham gia vào quá trình đồng sáng tạo. Thông qua quá trình thảo luận với Shi Nan, đội ngũ DingTalk nhận ra rằng, bất kể trong kỷ nguyên thông tin hóa hay số hóa, doanh nghiệp nhỏ cần phải đạt được quản lý chuẩn hóa.

Doanh nghiệp nhỏ thường đã hoàn thành giai đoạn từ “0 đến 1”, chứng minh được tính khả thi của sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh, và bước vào giai đoạn tăng trưởng từ “1 đến N”. Giai đoạn này, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quản lý thông qua quy trình và hệ thống, để đạt được quản lý khoa học. Làm thế nào để áp dụng công nghệ số, để các tư tưởng quản lý khoa học như Taylor và Fayol có thể được thực hiện hiệu quả hơn trong tổ chức, là đường hướng chính cho việc cải tiến chức năng của DingTalk trong giai đoạn đầu.

Xây dựng rào cản cạnh tranh: Xây dựng nền tảng kinh doanh vững chắc

Dù có được ánh hào quang từ Alibaba, nhưng DingTalk vẫn tập trung vào việc xây dựng nền tảng sống còn, thay vì chạy theo những mục tiêu xa vời. Trong kinh tế internet, hiệu ứng mạng dần thay thế quy mô kinh tế trở thành rào cản cạnh tranh chính. Hiệu ứng mạng, còn gọi là Định luật Metcalfe, cho biết giá trị của mạng tỷ lệ thuận với bình phương số lượng nút. Ở đây, nút mạng có thể được hiểu gần như tương đương với số lượng người dùng. Do đó, các công ty internet càng kéo dài khoảng cách về số lượng người dùng, giá trị của họ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Vì vậy, so với các ngành công nghiệp truyền thống, các công ty internet coi trọng việc tích lũy số lượng người dùng trong giai đoạn phát triển ban đầu.

Vào khoảng thời gian 2014, sự phát triển của internet di động ở Trung Quốc đang ở giai đoạn đỉnh cao, số lượng người dùng internet di động vượt xa số lượng người dùng internet băng rộng, và lưu lượng truy cập di động bắt đầu tăng mạnh. Đây là một cơ hội quý giá và ngắn ngủi cho DingTalk.

Làm thế nào để nắm bắt cơ hội này và mở rộng quy mô người dùng nhanh chóng?

DingTalk đã chọn cách phục vụ tốt hơn cho người dùng doanh nghiệp nhỏ. Theo thống kê của Bộ Công nghiệp và Công nghệ Thông tin Trung Quốc, các đơn vị doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 99,8% tổng số đơn vị doanh nghiệp quy mô. Số lượng doanh nghiệp lớn này giúp sản phẩm của DingTalk nhanh chóng phổ biến, xây dựng một lượng người dùng lớn, tạo ra lợi thế hiệu ứng mạng, và hình thành rào cản cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hoàn thiện chức năng cốt lõi dựa trên tổ chức số hóa

Vào năm 2015, các doanh nghiệp tiên phong đã bắt đầu quá trình chuyển đổi số hóa. Ngoài ra, internet băng rộng và internet di động nhanh chóng phổ biến, đặc điểm của nền kinh tế mạng khiến công ty khó duy trì lợi thế cạnh tranh lâu dài chỉ bằng một số công nghệ hoặc quy mô kinh tế. Doanh nghiệp cần chiến lược cạnh tranh linh hoạt và khả năng tổ chức tốt hơn. Bên trong doanh nghiệp, các hệ thống quản lý như ERP, CRM đã được áp dụng rộng rãi trong các khâu sản xuất và marketing, làm tăng đáng kể hiệu suất quản lý cục bộ.

Công nghệ số đã thực hiện xuyên suốt thông tin trên chuỗi cung ứng, phá vỡ ranh giới ngành, phá vỡ chuỗi giá trị tuyến tính truyền thống, chia nhỏ chuỗi giá trị ngày càng tinh vi hơn, chuỗi giá trị tuyến tính truyền thống dần trở nên mạng lưới, lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào khả năng tích hợp ngành truyền thống, mà là khả năng hạt nhân hóa năng lực của mình, thực hiện lợi thế cạnh tranh khác biệt hóa một cách linh hoạt hơn.

Bên trong doanh nghiệp, công nghệ số đã thực hiện việc lưu chuyển quy trình làm việc dưới dạng số hóa trong hệ thống kinh doanh, do đó, khả năng tổ chức không thể tách rời trong quá khứ có thể được chia thành các mô-đun tồn tại trong tổ chức. Ví dụ, trong quá khứ, việc nhập thông tin bất động sản và dẫn người xem nhà thường do một người thực hiện, nhưng thông qua hệ thống thông tin, hai hành động này có thể được tách ra thành các mô-đun độc lập, sau đó thông qua vận hành thị trường nội bộ, cung cấp các khuyến khích hiệu quả cho các bên tham gia của các mô-đun kinh doanh khác nhau, có thể huy động thêm nguồn lực, tổ chức sẽ trở nên linh hoạt hơn.

Phát triển phần cứng thông minh: Đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số hóa doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc với khách hàng, DingTalk nhận thấy rằng, so với những doanh nghiệp tiên phong trong quá trình chuyển đổi số hóa, có rất nhiều doanh nghiệp khác có mong muốn chuyển đổi số hóa, nhưng thiếu ý thức quản lý số hóa, không biết bắt đầu từ đâu.

Theo lời của Wu Zhenhao, phó tổng giám đốc của DingTalk (biệt danh: Momocha), trong quá trình thăm dò khách hàng, DingTalk phát hiện rằng, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu quá trình chuyển đổi số hóa của mình bằng một phần cứng. Phần cứng này thường là máy chấm công. DingTalk bắt đầu suy nghĩ, nếu sử dụng máy chấm công để giúp doanh nghiệp hiểu về số hóa, có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giá trị mà số hóa mang lại. Vì vậy, trong giai đoạn phát triển của DingTalk 4.0, DingTalk bắt đầu đồng thời nghiên cứu và phát triển phần cứng thông minh.

Vào tháng 11 năm 2017, DingTalk 4.0 được ra mắt, tuyên bố nâng cấp lên kỷ nguyên doanh nghiệp thông minh kết hợp phần cứng và phần mềm. DingTalk đưa ra khái niệm “Văn phòng lý tưởng”, với sự ra mắt đồng thời của các thiết bị phần cứng như máy chấm công thông minh, màn hình chiếu không dây. Sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm đã giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận thức hơn về sự cải thiện quản lý mà số hóa mang lại, và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số hóa của khách hàng.