Nghệ thuật quản lý nhân sự: 7 nguyên tắc vàng từ Maynard Webb
Maynard Webb, từng là Giám đốc Điều hành của một trong những công ty Fortune 500 và đã giúp eBay tăng trưởng doanh thu lên 3000% trong vài năm, đã chia sẻ kinh nghiệm quản lý của mình trong cuốn sách “Business Bible: Năng lực cơ bản để doanh nghiệp sinh lời”. Dưới đây là 7 nguyên tắc quản lý nhân sự mà ông đã đúc kết từ nhiều năm làm việc.
1. Phân quyền hiệu quả
Khi công ty còn nhỏ, chỉ có 2-3 nhân viên, mọi người đều phải cùng nhau hợp tác và phân công công việc. Tuy nhiên, khi công ty mở rộng lên 10-100 nhân viên, việc phân quyền trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Phân quyền không chỉ đơn giản là giao nhiệm vụ cho người khác, mà còn đòi hỏi bạn phải:
- Đánh giá khả năng và ý chí của đội ngũ để thực hiện công việc.
- Thảo luận về tiêu chuẩn thành công của dự án, như lịch trình và chất lượng.
- Cam kết hỗ trợ họ nếu gặp khó khăn, nhưng vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả.
- Đặt các điểm kiểm tra tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
- Chúc mừng và tôn vinh thành công của họ sau khi hoàn thành công việc.
Bạn càng tin tưởng vào đội ngũ của mình, bạn càng ít cần phải đặt ra nhiều quy định. Khi đội ngũ được đào tạo tốt, họ sẽ đạt được kết quả vượt mong đợi, giúp bạn tập trung vào những lĩnh vực khác để thúc đẩy sự phát triển của công ty.
2. Quyết định nhóm và phân công hợp lý
Quyết định đúng đắn không chỉ phụ thuộc vào tốc độ hay kết quả, mà còn liên quan đến việc ủy quyền cho người khác đưa ra quyết định tốt nhất cho nhóm. Để đạt được điều này, tôi thường sử dụng mô hình RACI, một hệ thống quản lý giúp rõ ràng hóa vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong quá trình ra quyết định.
- Responsible (Trách nhiệm): Ai là người chịu trách nhiệm chính?
- Approve (Phê duyệt): Ai có quyền phê duyệt quyết định?
- Consult (Tư vấn): Ai có quyền góp ý trước khi quyết định được đưa ra?
- Inform (Thông báo): Ai cần được thông báo về quyết định?
Mô hình RACI giúp giảm thiểu tranh cãi nội bộ, làm rõ vai trò của mỗi người và đảm bảo rằng quyết định được đưa ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó cũng giúp tránh những tình huống như “Đây là quyết định của tôi!” hoặc “Tôi mới là người chịu trách nhiệm”.
3. Đặt mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Khi bắt đầu một công ty hoặc khởi động một dự án, bạn cần đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế. Một số câu hỏi cơ bản để giúp bạn xác định mục tiêu bao gồm:
- Bạn cần tuyển dụng bao nhiêu người?
- Bạn cần bao nhiêu vốn?
- Tài chính của bạn có thể duy trì trong bao lâu?
Đặt mục tiêu không chỉ đơn giản là viết ra một con số. Mục tiêu cần phải thách thức nhưng vẫn khả thi, đồng thời mang lại cảm hứng cho đội ngũ. Theo Steve Jobs, một mục tiêu tốt là phải có thể “đổi thay thế giới”.
Khi đặt mục tiêu, hãy đánh giá khả năng của đội ngũ, liệt kê những gì bạn muốn đạt được, và sau đó điều chỉnh mục tiêu sao cho vừa đủ thách thức nhưng vẫn thực hiện được. Đặt mục tiêu trong khoảng thời gian 9 tháng thay vì 3 tháng sẽ giúp đội ngũ cảm thấy thoải mái hơn và sẵn sàng đặt ra những mục tiêu lớn hơn.
4. Khen ngợi công khai, phê bình riêng tư
Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm giúp nhân viên phát triển và phát huy tiềm năng. Cung cấp phản hồi là một phần quan trọng trong công việc này. Tuy nhiên, cách bạn đưa ra phản hồi rất quan trọng. Dưới đây là một số nguyên tắc:
- Khen ngợi công khai, phê bình riêng tư: Hãy luôn tuân theo nguyên tắc này. Nhân viên sẽ chú ý đến cách bạn nói và cách bạn xử lý tình huống.
- Xây dựng lòng tin: Người nhận phản hồi sẽ dễ dàng tiếp nhận nếu họ tin rằng bạn đang giúp họ cải thiện. Lòng tin giúp bạn có thể thảo luận sâu hơn về những vấn đề khó khăn.
- Cung cấp phản hồi xây dựng: Phản hồi nên mang tính khuyến khích và hỗ trợ, chứ không phải là critique tiêu cực. Hãy tập trung vào việc giúp nhân viên cải thiện thay vì chỉ trích họ.
- Chọn thời điểm phù hợp: Hỏi nhân viên xem họ có sẵn sàng nhận phản hồi không, và chọn thời điểm thích hợp để thảo luận.
- Không ngại đưa ra phản hồi: Đừng để môi trường làm việc quá thoải mái khiến bạn mất đi khả năng đưa ra phản hồi xây dựng. Phản hồi nghiêm khắc nhưng yêu thương sẽ giúp họ phát triển.
5. Xây dựng văn hóa minh bạch
Tôi là fan hâm mộ của văn hóa minh bạch. Tôi tin rằng nhà sáng lập và CEO nên luôn gần gũi với nhân viên, nhà đầu tư và khách hàng, lắng nghe phản hồi và chia sẻ thông tin một cách cởi mở. Khi công ty còn nhỏ, hãy cố gắng giao tiếp trực tiếp với toàn bộ nhân viên để họ hiểu rõ tầm nhìn và chiến lược của bạn. Điều này nên tiếp tục ngay cả khi công ty mở rộng.
Văn hóa minh bạch giúp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, hãy đảm bảo rằng chúng được xử lý kịp thời, dù là bởi bạn hay một người khác trong đội ngũ. Việc này giúp tạo niềm tin và sự ủng hộ từ nhân viên.
6. Hỗ trợ nhân viên trong lúc khó khăn
Là một nhà lãnh đạo, bạn không chỉ quản lý công việc mà còn phải quan tâm đến cuộc sống cá nhân của nhân viên. Khi ai đó trong đội ngũ gặp khó khăn, hãy chủ động hỗ trợ họ. Điều này không chỉ giúp họ vượt qua giai đoạn khó khăn mà còn tạo nên một môi trường làm việc đầy quan tâm và hỗ trợ.
Hãy nhớ rằng, đôi khi bạn không biết nhân viên đang gặp vấn đề gì, nhưng bạn có thể cảm nhận được họ cần sự giúp đỡ. Hãy chủ động hỏi han và cung cấp sự hỗ trợ, nhưng đừng can thiệp quá sâu. Sự quan tâm và đồng cảm luôn quan trọng hơn việc làm đúng mọi thứ.
7. Lắng nghe chủ động
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Khi bạn lắng nghe, bạn không chỉ hiểu được ý kiến của người khác mà còn xây dựng được mối quan hệ tin cậy. Hãy luôn giữ thái độ cởi mở, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn, và tránh đưa ra kết luận vội vàng. Lắng nghe chủ động giúp bạn dẫn dắt công ty bằng cách khích lệ thay vì đe dọa, tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.