Suy nghĩ hệ thống và ứng dụng trong cuộc sống
Suy nghĩ hệ thống và ứng dụng trong cuộc sống
Kể từ khi Peter Senge đề cập đến suy nghĩ hệ thống trong cuốn sách “Nghệ thuật thứ năm”, nhiều người đã giới thiệu các phương pháp và thực hành suy nghĩ hệ thống từ nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, nội dung này thường khó hiểu và không biết bắt đầu từ đâu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về suy nghĩ hệ thống để có thể áp dụng vào cuộc sống và công việc một cách hiệu quả.
01. Thành cổ cháy, cá ao chết: Hệ thống liên kết như thế nào?
Câu thành ngữ “Thành cổ cháy, cá ao chết” mà chúng ta thường nghe nói đến mối liên hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống. Trong thời kỳ Xuân Thu, ở nước Lào (Laos), một ngày nọ, thành cổ bị cháy. Không xa thành, có một ao nhỏ với những con cá đang chui lên mặt nước xem chuyện gì đang xảy ra. Một con lươn già kêu lên: “Xấu rồi, chúng ta sắp chết!”. Các con cá khác cười nhạo: “Có liên quan gì đến chúng ta chứ?”
Lươn già thở dài và chui xuống bùn. Không lâu sau, mọi người mang xô đi lấy nước từ ao để dập lửa. Khi lửa tắt, ao cũng cạn kiệt, và các con cá hoặc bị bắt hoặc chết vì thiếu nước.
Vấn đề ở đây là các con cá chỉ nhìn thấy hiện tượng bề ngoài mà không hiểu được mối liên hệ giữa lửa, nước và cá. Thực tế, một hệ thống bao gồm ba phần chính: các yếu tố (hoặc gọi là thành phần), mối liên hệ và mục tiêu (hoặc chức năng). Để suy nghĩ hệ thống, ba yếu tố này không thể thiếu.
Trong công việc, những người giỏi thường hiểu rõ hệ thống làm việc và quản lý, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả thông qua sự kết hợp sáng tạo của các yếu tố và mối liên hệ giữa chúng.
02. Tìm hiểu bản chất từ hiện tượng: Làm thế nào để phát hiện động lực ẩn sau vấn đề?
Năm 1990, một tổ chức từ thiện quốc tế cử Jerry Sternin đến Việt Nam để giải quyết vấn đề dinh dưỡng kém ở trẻ em. Ông nhận thấy rằng Việt Nam lúc đó rất nghèo, thậm chí không có đủ nước sạch, chưa nói đến điều kiện vệ sinh và giáo dục.
Nhiều chuyên gia đã phân tích rằng nguyên nhân gốc rễ của tình trạng dinh dưỡng kém là do… nghèo. Họ khuyên Sternin chỉ cần viết báo cáo và chờ đợi kinh tế cải thiện. Tuy nhiên, Sternin cho rằng đây là những lời “đúng nhưng vô ích”. Ông đặt câu hỏi: “Dù nghèo, vẫn phải có ít nhất một đứa trẻ khỏe mạnh, vậy họ đã lớn lên như thế nào?”
Sternin tìm kiếm những đứa trẻ nghèo nhưng khỏe mạnh và hỏi mẹ của chúng về cách chăm sóc. Kết quả cho thấy, những bà mẹ này có ba điểm khác biệt so với những người khác:
- Con cái của họ ăn bốn bữa mỗi ngày thay vì hai bữa như bình thường.
- Họ chủ động cho con ăn thay vì để con tự ăn.
- Họ dùng tôm, cua nhỏ và lá khoai lang nghiền nát trộn vào cơm cho con ăn.
Đây là những nguyên liệu phổ biến ở Việt Nam, nhưng nhiều người coi lá khoai lang là thức ăn thấp cấp nên không cho con ăn. Sternin tổng hợp lại phương pháp này, mời những bà mẹ này chia sẻ kinh nghiệm, và tiến hành đào tạo. Sau sáu tháng, 65% trẻ em trong khu vực đã cải thiện đáng kể tình trạng dinh dưỡng.
Bài học ở đây là: Khi gặp vấn đề phức tạp, đừng chỉ nhìn vào nguyên nhân bề ngoài. Hãy sử dụng “góc nhìn tổng thể” để phân tích các yếu tố cấu thành, tìm ra những phần bị bỏ qua hoặc hiểu sai, và sử dụng cách tiếp cận sáng tạo để tái tổ chức mối liên hệ giữa các yếu tố. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề từ gốc rễ.
03. Phật tử sợ nhân, phàm phu sợ quả: Làm thế nào để phá vỡ tư duy cố định bằng vòng phản hồi?
Trong Phật giáo có câu: “Phật tử sợ nhân, phàm phu sợ quả”. Ý nghĩa của câu này là: Người bình thường chỉ quan tâm đến kết quả, trong khi người trí tuệ chú trọng đến nguyên nhân gây ra vấn đề.
Một hệ thống phức tạp luôn có các yếu tố liên kết với nhau, tạo nên “vòng phản hồi”. Ví dụ, nếu vợ chồng càng yêu thương nhau, họ càng gần gũi, và mối quan hệ càng trở nên sâu sắc hơn—đây là một “vòng phản hồi tích cực”. Ngược lại, nếu một bên bắt đầu gây gổ, tình cảm sẽ giảm dần, nhưng khi nhận ra điều này, họ sẽ cố gắng hòa giải—đây là một “vòng phản hồi tiêu cực”.
Dù là vòng phản hồi tích cực hay tiêu cực, cả hai đều giúp giữ cân bằng trong mối quan hệ. Ngoài ra, Peter Senge còn đề xuất các phương pháp suy nghĩ hệ thống khác như phản hồi điều chỉnh và hiệu ứng chậm. Hiểu được những khái niệm này sẽ giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày, quy hoạch công việc và quản lý nhóm.
04. Suy nghĩ hệ thống, hành động tập trung: Từ kỹ thuật sang quản lý
Khi một chuyên gia kỹ thuật hoặc kinh doanh được thăng chức lên vị trí quản lý, thường gặp các hiện tượng sau: Quản lý bận rộn, nhân viên thì rảnh rỗi; làm việc riêng thì tốt, nhưng dẫn dắt đội ngũ thì hiệu suất thấp; nhân viên không nhiệt tình, công việc không hoàn thành tốt, và tỷ lệ nhân sự không ổn định.
Lý do nằm ở việc kỹ thuật viên thường suy nghĩ theo “điểm”, chỉ cần lo lắng về công việc của mình mà không cần quan tâm đến việc lập kế hoạch, tối ưu hóa nguồn lực hoặc xử lý mối quan hệ. Trong khi đó, quản lý cần suy nghĩ “toàn diện”, yêu cầu “suy nghĩ hệ thống, hành động tập trung”. Nghĩa là, khi đưa ra quyết định, phải nhìn vào toàn bộ hệ thống và xác định điểm then chốt, nhưng khi phân công công việc và thực thi, cần tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể để dễ dàng thực hiện.
Nếu quản lý không biết cách tập trung vào điểm then chốt, họ sẽ either tự mình bận rộn như con kiến, hoặc đội ngũ không tập trung vào vấn đề cốt lõi. Kết quả là, quản lý sẽ mệt mỏi, nhân viên thì mệt mỏi, và cuối cùng dẫn đến tình trạng “quân bất lợi, tướng bất lợi”.
Tóm tắt 5 từ khóa:
- Suy nghĩ hệ thống
- Mối liên hệ
- Bản chất vấn đề
- Vòng phản hồi
- Quản lý tập trung