Phương Pháp “Lên Xếp Xuống Cắt” Trong Giao Tiếp
Phương Pháp “Lên Xếp Xuống Cắt” Trong Giao Tiếp
Trong môi trường làm việc, có người cho rằng chỉ cần hoàn thành công việc của mình là đủ, không cần phải báo cáo công việc thường xuyên. Tuy nhiên, việc báo cáo công việc không chỉ là một hình thức, mà còn là một phần quan trọng của trách nhiệm nghề nghiệp.
Báo cáo công việc giúp cấp trên hiểu rõ hơn về những gì bạn đang làm, từ đó cung cấp hỗ trợ và tài nguyên cần thiết để đảm bảo dự án tiến triển đúng hướng. Mặc dù việc báo cáo tốt không đảm bảo ngay lập tức thăng chức hay tăng lương, nhưng việc báo cáo kém có thể dẫn đến mất cơ hội thăng tiến.
Vậy có phương pháp cụ thể nào để cải thiện kỹ năng báo cáo không? Bài viết này sẽ giới thiệu một phương pháp đáng thử: “Lên Xếp Xuống Cắt”.
Phương Pháp và Phương Pháp Luận
Phương pháp và phương pháp luận khác nhau như thế nào?
Nếu bạn có khuyết điểm là “kẻ kết thúc chủ đề”, đặc biệt khi trò chuyện với nữ giới, và sau một số lần hẹn hò thất bại, bạn quyết định thay đổi và học hỏi các kỹ thuật trò chuyện từ một chuyên gia hẹn hò. Chuyên gia đã chia sẻ cho bạn một số lời khuyên và một bộ sưu tập các câu nói thông dụng.
Khi áp dụng, bạn thấy hiệu quả, cuối cùng cũng có thể trò chuyện được hơn mười câu. Tuy nhiên, sau mười câu, bạn lại gặp phải tình trạng cũ: không biết tiếp theo nên nói gì.
Sau đó, chuyên gia hẹn hò đã giới thiệu cho bạn một hệ thống ngôn ngữ gọi là “Lên Xếp Xuống Cắt”.
Ví dụ về Lên Xếp Xuống Cắt trong giao tiếp
So sánh hai cuộc đối thoại dưới đây, bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa hai cách trả lời:
Đối thoại A:
Nam: Chúng ta có thể quen biết không?
Nữ: Tại sao?
Nam: Chỉ để làm bạn bè thôi…
Đối thoại B:
Nam: Chúng ta có thể quen biết không?
Nữ: Tại sao?
Nam: Vừa rồi tôi thấy bạn ở cạnh thang máy, không biết vì sao tôi lại đến gần bạn. Thật ra, tôi cũng tự hỏi bản thân mình…
Trong cuộc đối thoại, nếu bạn muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, bạn có thể chọn hai hướng:
- Một là “lên xếp”, đưa ra câu trả lời, kết luận một cách trực tiếp, gọi là “ngôn ngữ lên xếp”. Ví dụ: câu trả lời trong đối thoại A.
- Hai là “xuống cắt”, mô tả cụ thể tình huống, diễn đạt cảm xúc chi tiết, gọi là “ngôn ngữ xuống cắt”. Ví dụ: câu trả lời trong đối thoại B.
Trong cuộc sống hàng ngày, hầu hết các cuộc trò chuyện đều là phản ứng ngay lập tức. Một người trở thành “kẻ kết thúc chủ đề” vì thói quen suy nghĩ là mỗi câu nói đều muốn “lên xếp”.
Lên Xếp Xuống Cắt trong Báo Cáo Công Việc
Như đã đề cập, tại sao nhiều nam giới lại không thích “ngôn ngữ xuống cắt”? Vì nó phức tạp, bạn phải nghĩ về rất nhiều điều, từ những gì bạn nhìn thấy, nghe thấy, cảm nhận được. Có thể bạn chỉ muốn nói một câu đơn giản: “Mệt quá, đừng quấy rối tôi”.
Ngôn ngữ “lên xếp” của bạn, bất kể là đánh giá tổng quát hay suy đoán nguyên nhân, đều là những câu chuyện cũ, khiến người khác không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện.
Có cảm giác quen thuộc không? Bạn có từng cảm thấy giống như bài văn của bạn luôn đạt 42/60 điểm? Phản hồi của giáo viên có phải luôn là:
- Ngôn ngữ khô khan, không có sức thuyết phục;
- Văn phong rời rạc, trung tâm không rõ ràng?
Chuẩn Mực Của Bài Văn Cao Điểm
Bài văn cao điểm cần:
- Sâu sắc: Thông qua hiện tượng đi vào bản chất, quan điểm có tính khích lệ (lên xếp)
- Phong phú: Tài liệu phong phú, bằng chứng đầy đủ, hình ảnh phong phú, ý nghĩa sâu xa (xuống cắt)
- Đầy màu sắc: Từ ngữ chính xác, cú pháp linh hoạt (xuống cắt)
- Sáng tạo: Ý tưởng mới mẻ (lên xếp), tài liệu tươi mới (xuống cắt), cấu trúc tinh tế (lên xếp), trí tưởng tượng độc đáo (xuống cắt)
Để kết luận, “lên xếp” cần có chiều cao và sự mới mẻ, còn “xuống cắt” cần có hình ảnh và sự phong phú.
Lên Xếp Xuống Cắt trong Quản Lý Giao Tiếp
Tại sao nam giới thường sử dụng “lên xếp” trong cuộc sống hàng ngày, còn nữ giới thường sử dụng “xuống cắt”?
Nữ giới thường sử dụng “ngôn ngữ quan hệ”, tức là ngôn ngữ xây dựng mối quan hệ thân thiết, còn nam giới thường sử dụng “ngôn ngữ quyền lực”, tức là ngôn ngữ xây dựng vị trí lãnh đạo. Ví dụ:
Nữ A: Khách hàng buổi sáng thật là kỳ lạ, anh ta…
Nữ B: Đúng vậy, tôi cũng gặp khách hàng kỳ lạ hôm qua, anh ta…
(Ngôn ngữ xuống cắt, bắt đầu chế nhạo)
Nữ: Khách hàng buổi sáng thật là kỳ lạ, anh ta…
Nam: Tôi nghĩ nguyên nhân là…, nếu là tôi, tôi sẽ…
(Ngôn ngữ lên xếp, kết thúc cuộc trò chuyện)
Nói cách khác, trước khi mở miệng, nam giới sẽ tự hỏi: “Câu nói của tôi sẽ làm tăng hay giảm vị thế của tôi?” Còn phụ nữ sẽ tự hỏi: “Câu nói của tôi sẽ làm tăng hay giảm sự thân thiết của chúng ta?”
Lên Xếp Xuống Cắt trong Quản Lý
Giữa nhân viên và quản lý, hãy xem xét hai cuộc đối thoại dưới đây:
Đối thoại A:
Nhân viên: Quản lý, lần trước sếp giới thiệu khách hàng XX, nhưng không thể gặp mặt. Ông ấy bận rộn lắm.
Quản lý A: Hãy tìm hiểu nguyên nhân thực sự, nhiệm vụ này quan trọng, nhất định phải hoàn thành.
(Ngôn ngữ lên xếp)
Đối thoại B:
Nhân viên: Quản lý, lần trước sếp giới thiệu khách hàng XX, nhưng không thể gặp mặt. Ông ấy bận rộn lắm.
Quản lý B: Anh đã liên hệ ai? Liên hệ bao nhiêu lần? Liên hệ đến khi nào?
(Kích thích nhân viên xuống cắt)
Nhân viên: Tôi liên hệ với anh C, Balabala…
Quản lý B: Có phải anh C chưa hiểu rõ vấn đề này? Anh ấy có hiểu rõ về chúng ta không? Thời gian luôn có thể sắp xếp được.
Nhân viên: Tôi đã nói rõ mọi thứ, Balabala…
Quản lý B: Có thể đôi lúc điện thoại không giải quyết được mọi việc, anh có nên đến công ty họ một chuyến, in ra tài liệu và xin phép anh XX liên lạc với anh XX?…
Đối thoại A ngắn gọn, nhưng nhân viên không nhận được chỉ dẫn cụ thể. Đối thoại B tốn nhiều thời gian của quản lý, nhưng nhân viên nhận được chỉ dẫn cụ thể.
Lên Xếp Xuống Cắt trong Quản Lý Cảm Xúc
Nam giới và nữ giới có trải nghiệm khác nhau với hai loại ngôn ngữ này:
Nam A trả lời, nam giới cảm thấy đơn giản và trực tiếp, nhưng nữ giới có thể cảm thấy đây là dấu hiệu của sự kiêu ngạo và tấn công; Nam B trả lời, nam giới cảm thấy lải nhải, nhưng nữ giới cảm thấy ngôn ngữ này tạo ra sự thân thiện, khó từ chối.
Ngôn ngữ lên xếp trong các mối quan hệ không thân thiết truyền tải cảm xúc tấn công và kiểm soát, làm tăng xung đột; Ngược lại, ngôn ngữ xuống cắt truyền tải cảm xúc bình đẳng, làm dịu căng thẳng.
Trong phim truyền hình, để làm tăng xung đột, kịch bản thường khiến nhân vật sử dụng ngôn ngữ lên xếp; để giải quyết mâu thuẫn, kịch bản thường khiến nhân vật sử dụng ngôn ngữ xuống cắt.
Kết luận
Ngôn ngữ lên xếp và xuống cắt có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giao tiếp hàng ngày đến quản lý công việc. Hiểu rõ về hai loại ngôn ngữ này giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn, không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống.
Nhìn chung, phương pháp thay đổi hành vi, còn phương pháp luận thay đổi tư duy. Phương pháp luận giúp bạn trở thành một người giao tiếp thông minh hơn.
Từ Khóa
- Lên Xếp
- Xuống Cắt
- Giao Tiếp
- Quản Lý Cảm Xúc
- Phương Pháp Luận