Nếu bạn là một người làm việc trong môi trường công ty, chắc chắn bạn đã từng nghe qua câu nói: “Trời ơi, lại phải đi họp nữa rồi!”. Đúng vậy, việc tham gia các cuộc họp đôi khi không phải là trải nghiệm vui vẻ nhất. Tuy nhiên, có một ngoại lệ duy nhất, đó chính là cuộc họp định kỳ.

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng xem xét một câu chuyện thực tế. Cách đây vài năm, tôi đã đến thăm một chủ tịch của một doanh nghiệp tư nhân. Khi bước vào văn phòng của ông ấy, tôi đã để ý thấy một tấm bảng lớn trên bàn họp với mười chữ: “Họp mà không tốt, làm sao trở thành lãnh đạo?”.

Chủ tịch này đồng ý với câu nói này và giải thích rằng ông ấy luôn đặt ra tiêu chuẩn cao cho các cuộc họp. Tuy nhiên, khi tôi yêu cầu ông ấy đánh giá chất lượng trung bình của các cuộc họp trong vòng 12 tháng qua, ông ấy trả lời rằng trung bình là 85 điểm. Điều bất ngờ xảy ra khi tôi tiếp tục yêu cầu các quản lý cấp cao tham gia cuộc họp tháng đó và đánh giá nó một cách vô danh. Kết quả trung bình chỉ đạt 32 điểm. Điều này khiến chủ tịch rất sốc.

Tôi tiếp tục khảo sát các cuộc họp khác do các quản lý tổ chức và kết quả trung bình chỉ đạt 56 điểm. Điều này cho thấy, mặc dù các quản lý cấp cao đã cải thiện đáng kể so với sếp của họ, nhưng vẫn chưa đạt được mức độ chấp nhận.

Tiếp theo, chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết về chi phí và lợi ích của các cuộc họp định kỳ.

Chi phí của các cuộc họp định kỳ

Các cuộc họp định kỳ thường bao gồm ba phần chi phí chính: Chi phí trực tiếp + Chi phí thời gian + Chi phí mất cơ hội.

Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí địa điểm, chi phí đi lại, chi phí ăn ở, và chi phí in tài liệu. Tổng cộng, chi phí này khoảng 68.000 nhân dân tệ.

Chi phí thời gian bao gồm lương trung bình hàng ngày của người tham gia cuộc họp, số lượng người tham gia, thời gian chuẩn bị trước, thời gian đi lại, và thời gian cuộc họp chính thức. Chi phí này khoảng 627.000 nhân dân tệ.

Chi phí mất cơ hội là tổng số tiền mà người tham gia không thể tạo ra do phải rời khỏi vị trí công việc của họ để tham dự cuộc họp. Chi phí này khoảng 9.307.000 nhân dân tệ.

Theo công thức này, tính toán không chính xác cho thấy chi phí của cuộc họp định kỳ hàng tháng khoảng 10.002.000 nhân dân tệ, tổng chi phí cho 11 cuộc họp trong năm (không có cuộc họp trong tháng Tết) vượt quá 100 triệu nhân dân tệ. Điều này thực sự gây sốc khi so sánh với lợi nhuận ròng hàng năm của công ty là 300 triệu nhân dân tệ.

Lợi ích của các cuộc họp định kỳ

Mặc dù chi phí cao, nhưng các cuộc họp định kỳ cũng mang lại một số lợi ích:

• Trao đổi thông tin: Mục đích chính của cuộc họp định kỳ là để trao đổi thông tin giữa các quản lý. Tuy nhiên, không phải tất cả thông tin đều cần thiết cho mọi người tham gia.
• Gặp gỡ trực tiếp: Cuộc họp giúp chủ tịch nhanh chóng nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định kịp thời.
• Kết nối tinh thần: Cuộc họp định kỳ còn giúp tăng cường mối quan hệ giữa các quản lý và tạo cảm giác gắn kết với công ty.

Tuy nhiên, việc tổ chức cuộc họp định kỳ cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả và không lãng phí thời gian và nguồn lực.