01. Công việc hàng ngày: Sự phân tâm
Một nghiên cứu cho thấy, thời gian làm việc hiệu quả thực sự của nhân viên chỉ chiếm chưa đầy 50%. Điều này có nghĩa là trong 8 giờ làm việc, bạn chỉ dành khoảng 4 giờ để thực sự tập trung vào công việc. Còn lại, bạn có thể đã tham gia một cuộc họp kéo dài và vô bổ, hút thuốc, trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc đơn giản là không biết thời gian đi đâu mất.
Nhân sự và lãnh đạo có thể dùng kết quả này để biện minh cho mức lương họ trả, nhưng họ cũng không hài lòng vì điều này nghĩa là nhiều nhân viên “treo đầu dê bán thịt chó”. Các từ như “hợp tác nhóm” và “sản xuất hiệu quả” chỉ là những từ đẹp đẽ, chứ không phải sự thật. Công ty muốn nâng cao sức cạnh tranh cốt lõi, nhưng điều này khó đạt được khi nhân viên không tập trung.
02. Thí nghiệm và định luật: Tập trung mang lại hạnh phúc
Một thí nghiệm tâm lý học đã được tiến hành với hơn 5.000 tình nguyện viên từ 83 quốc gia. Họ được yêu cầu ghi chép suy nghĩ của mình ở các thời điểm khác nhau và trả lời các câu hỏi:
- Bạn cảm thấy thế nào?
- Bạn đang nghĩ về điều gì?
- Nếu không phải công việc hiện tại, bạn đang nghĩ về điều gì vui vẻ, buồn bã, hay không liên quan?
Kết quả cho thấy, người ta thường không nghĩ về những gì họ đang làm, mà thường nhớ lại quá khứ hoặc lên kế hoạch cho tương lai. Điều này tạo ra sự dao động về cảm xúc, làm giảm khả năng tập trung. Ngược lại, khi suy nghĩ và hành động nhất quán, con người cảm thấy hạnh phúc hơn.
Định luật “Entropy” do Clausius đề xuất cho rằng nhiệt lượng chuyển từ vật nóng sang vật lạnh là không thể đảo ngược. Thế giới chúng ta hoạt động theo định luật này: từ trật tự đến hỗn loạn là quá trình tự nhiên. Khi ý thức trở nên lộn xộn, trật tự ban đầu sẽ biến thành hỗn loạn, khiến bạn mất kiểm soát, dẫn đến sự mệt mỏi, lo lắng và bất an. Khi đó, hạnh phúc trở nên khó khăn.
03. Tại sao cần tập trung?
Sự phân tâm là nguồn gốc của mọi lo lắng, nhưng tập trung có thể giúp bạn chống lại nó. Đầu tiên, tập trung giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, mang lại nhiều thành tựu hơn. Sự tự tin vững chắc từ những bước chân chắc chắn này sẽ mang lại hạnh phúc hơn so với sự tự tin giả tạo.
Thứ hai, khi bạn tập trung, bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn, từ đó có thể nhận được sự khen ngợi từ đồng nghiệp và lãnh đạo. Việc hoàn thành nhiệm vụ có thể thúc đẩy tiến độ dự án, giảm áp lực cho nhóm, hoặc đạt được mục tiêu cá nhân, tất cả đều góp phần xây dựng uy tín và thương hiệu cá nhân của bạn.
Thứ ba, khi bạn tập trung hơn so với người khác, sản lượng trong cùng một khoảng thời gian của bạn có thể cao hơn. Điều này tạo nền tảng cho bạn phát triển kỹ năng và mở ra nhiều cơ hội hơn trong sự nghiệp.
04. Làm thế nào để giúp nhân viên văn phòng tăng cường khả năng tập trung?
Nhân viên văn phòng ngày nay chủ yếu là những người làm việc bằng trí óc. Thiếu khả năng tập trung là vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa có đủ tài nguyên hoặc nhận thức để hỗ trợ nhân viên cải thiện khả năng tập trung. Tuy nhiên, nhiều công ty ở Mỹ, châu Âu và Nhật Bản đã bắt đầu chú trọng đến vấn đề này:
- Công ty Google tổ chức “bữa trưa mindfulness” hàng tháng từ năm 2011, đồng thời tạo ra khu vực giống như “labyrinth” để nhân viên luyện tập tập trung.
- Các công ty như Facebook và Twitter cung cấp môi trường làm việc đa dạng, chế độ làm việc linh hoạt và các khóa đào tạo về mindfulness.
Lời khuyên 1: Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc tập trung. Quản lý cần hiểu rằng khả năng tập trung ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc.
Lời khuyên 2: Hiểu rõ đặc điểm tính cách của mỗi nhân viên. Dựa trên lý thuyết của Carl Jung, người ta phân biệt giữa tính hướng ngoại và hướng nội. Người hướng ngoại lấy năng lượng từ môi trường bên ngoài, còn người hướng nội lấy năng lượng từ bản thân. Quản lý cần tùy chỉnh cách quản lý dựa trên đặc điểm này.
Lời khuyên 3: Tạo môi trường làm việc ít bị gián đoạn. Theo giáo sư Ning Xiangdong của Đại học Thanh Hoa, việc tạo môi trường làm việc không bị gián đoạn là rất quan trọng. Nó giúp nhân viên duy trì trạng thái làm việc hiệu quả.
Lời khuyên 4: Cung cấp các hình thức đào tạo đa dạng. Đào tạo không chỉ dừng lại ở kỹ năng chuyên môn, mà còn bao gồm các phương pháp giúp nhân viên tập trung và giảm stress, như mindfulness.
Lời khuyên 5: Tránh văn hóa làm thêm giờ vô ích. Làm việc quá giờ có thể gây lãng phí nguồn lực và tăng tỷ lệ nghỉ việc. Thay vào đó, hãy đảm bảo nhân viên được trả công xứng đáng.
