Phân tích lại: Công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp
Phân tích lại: Công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp
Đã đến lúc tổng kết giữa năm, và câu hỏi đặt ra là mục tiêu ban đầu đã đạt được như thế nào? Chiến lược ban đầu có còn hiệu quả không? Những bài học kinh nghiệm và sai lầm trong nửa đầu năm này sẽ giúp chúng ta cải thiện hiệu suất trong nửa cuối năm. Đây là thời điểm thích hợp để chúng ta xem xét lại và đưa ra những quyết định tốt hơn nếu chúng ta được phép bắt đầu lại.
Nhiều công ty, dù có tổ chức phân tích lại hàng tháng hoặc hàng năm, vẫn không thể xác định được nguyên nhân của thành công hay thất bại. Đôi khi, sự thay đổi về thị trường có thể khiến kết quả kinh doanh tốt hơn mà không cần đến sự cải tiến từ phía công ty.
Đến lúc chúng ta cần hiểu rõ hơn về việc phân tích lại, và thực hiện việc phân tích lại công việc cũng như cá nhân một cách nghiêm túc.
Chỉ có khoảng 20% công ty thực sự biết cách phân tích lại một cách hiệu quả. Khi nói đến hội nghị phân tích lại, cảnh tượng thường thấy là các phòng ban báo cáo về những thành tựu và thiếu sót của họ trong nửa năm qua, sau đó lãnh đạo nhận xét. Kết thúc cuộc họp, công ty phát thưởng, và mọi người tiếp tục công việc như cũ.
Vậy thì, hãy cùng xem xét những điều mà phân tích lại không nên là:
- Phân tích lại không phải là hội nghị khen thưởng: Mục đích của việc phân tích lại là tổng kết các phương pháp, rút ra bài học từ thất bại, để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Do đó, việc phân tích lại không chỉ tập trung vào quá khứ mà còn hướng tới tương lai. Nếu chỉ tập trung vào việc đánh giá đúng sai, nhóm dễ dàng phóng đại thành tựu và bỏ qua những thiếu sót. Mặc dù kết quả có thể tốt hoặc xấu, nhưng chúng đã trở thành sự thật cố định. Trong quá trình phân tích lại, điều quan trọng là mở rộng sự hiểu biết về những hành động đã thực hiện dẫn đến kết quả.
- Phân tích lại không phải là hội nghị tổng kết: Nhiều công ty coi việc mở cuộc họp phân tích lại là bắt đầu từ việc tổng kết thành tựu và thiếu sót của giai đoạn trước. Đây chính là đặc trưng của hội nghị tổng kết. Hội nghị tổng kết thường tập trung nhiều hơn vào kết quả và thành tựu, và ít đề cập đến thiếu sót. Tổng kết và khen thưởng thường được kết hợp, và tên của một số cuộc họp thậm chí còn bao gồm cả “tổng kết và khen thưởng”. Điều này cũng dẫn đến những vấn đề đã nêu ở trên.
- Phân tích lại không phải là ghi chép: “Dạng hình thức” dường như đã trở thành thảm họa của hầu hết các cuộc họp công ty, nơi mọi người cảm thấy rằng cuộc họp chỉ là để làm hài lòng sếp, chỉ cần hoàn thành công việc mà không bị chỉ trích.
Để tổ chức một cuộc họp phân tích lại hiệu quả, bạn cần tuân thủ năm bước sau:
- Xem lại mục tiêu: Điều này nhấn mạnh rằng cả mục đích và mục tiêu đều cần được xem xét. Mục đích là ý định đằng sau việc làm một điều gì đó, là phần “O” trong phương pháp OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt); mục tiêu là cụ thể và có thể đo lường, thường là phần “KR”. Ví dụ, tăng doanh số bán hàng là mục đích, bán được 1 triệu sản phẩm, tỷ lệ đánh giá tốt là 98% là mục tiêu.
- Đánh giá kết quả: Điểm cốt lõi ở đây là sử dụng dữ liệu để nói chuyện. Kết quả cuối cùng cần được so sánh với mục tiêu ban đầu, và sự thật cần được tái tạo một cách khách quan, đồng thời tóm tắt những điểm mạnh và yếu.
- Tổng hợp quy trình: Điểm cốt lõi ở đây là tái tạo sự thật, cách tốt nhất là sử dụng dữ liệu, sự kiện và ví dụ.
- Phân tích nguyên nhân: Đây là bước khó nhất trong quá trình phân tích lại. Khó khăn không phải ở chỗ không tìm ra nguyên nhân, mà là liệu người phân tích có đủ can đảm để tự phê bình bản thân và tự phản ánh, đặc biệt là trước mặt nhiều đồng nghiệp, lãnh đạo và cấp dưới.
- Tổng kết kinh nghiệm và kế hoạch hành động: Việc phân tích lại mà không có biện pháp hành động cụ thể và kế hoạch là không đầy đủ và không hiệu quả. Dựa trên phân tích nguyên nhân, bạn cần thực hiện ba việc sau: Tiếp tục làm (Continue doing), Ngừng làm (Stop doing) và Bắt đầu làm (Start to do).
Cuối cùng, để đảm bảo rằng phân tích lại mang lại kết quả thực sự, bạn cần:
- Xem xét liệu nguyên nhân phân tích có rơi vào yếu tố ngẫu nhiên không.
- Xem xét liệu kết luận có chỉ ra con người hay công việc không.
- Xem xét liệu kết luận có được hình thành sau khi đặt câu hỏi nhiều lần không.
- Xem xét liệu kết luận có được kiểm chứng bằng cách sử dụng nhiều nguồn thông tin không.
Nếu công ty gặp khó khăn trong việc phân tích lại, có thể do văn hóa và thái độ không phù hợp. Khi làm việc với các công ty, tôi thường lo lắng khi nhóm hỏi: “Bạn nói Lenovo đã biến phân tích lại thành một phần của văn hóa, nhưng công ty này không phát triển tốt lắm, có phải phân tích lại không phải là công cụ tốt không?”
Một vấn đề khác có thể xuất phát từ sự không phù hợp giữa văn hóa và thái độ. Để sử dụng hiệu quả phân tích lại, cần có sự hỗ trợ từ văn hóa cơ bản, bao gồm cả việc người đứng đầu phải làm gương. Người đứng đầu phải sẵn lòng phê bình và phản ánh bản thân, và sẵn lòng mở cửa để phân tích lại, thì đội ngũ và nhân viên mới có thể tự phê bình và phê bình lẫn nhau. Từ từ, văn hóa cởi mở và công khai sẽ hình thành.
Phân tích lại không phải là một cuộc đấu tố, mục đích cuối cùng là học hỏi từ thực tiễn quá khứ để nâng cao năng lực của bản thân và đội ngũ. Đối với công việc, mục đích là điều chỉnh chiến lược và giải quyết các vấn đề cụ thể, tổng kết kinh nghiệm và cải thiện khả năng quản lý doanh nghiệp; đối với con người, mục đích là tập hợp trí tuệ, nâng cao chỉ số IQ tổ chức, xây dựng đội ngũ và thực hiện văn hóa.
Để sử dụng hiệu quả phân tích lại, công ty cần người đứng đầu làm gương, và văn hóa công ty cần hỗ trợ lẫn nhau.
Từ khóa
- Phân tích lại
- Phương pháp OKR
- Kết quả then chốt
- Hội nghị tổng kết
- Văn hóa công ty