Những cuộc họp vô nghĩa và cách cải thiện chúng

Nếu không có ai đóng vai trò tích cực như một người điều phối cuộc họp, hầu hết các cuộc họp sẽ trở nên buồn tẻ và gây thất vọng, khiến mọi người trong đội nhóm cảm thấy rằng “tham gia cuộc họp thật đáng sợ, cần phải tránh”. Tuy nhiên, vấn đề thực sự không nằm ở việc tổ chức cuộc họp mà là cách tổ chức cuộc họp đó.

Trong môi trường doanh nghiệp, các cuộc họp là không thể tránh khỏi, và mọi người đều mong đợi đạt được kết quả từ các cuộc họp này. Điều này bao gồm việc đạt được sự đồng lòng, hiểu biết, phân bổ nguồn lực, khởi động dự án, phân quyền, và thúc đẩy công việc. Nếu chúng ta có thể làm cho các cuộc họp trở nên sống động hơn, nó sẽ tạo ra lợi ích to lớn cho hiệu suất làm việc của nhóm và trạng thái tâm lý của nhân viên.

Tuy nhiên, phần lớn thời gian, các cuộc họp mà nhân viên tham gia thường khiến họ cảm thấy nhàm chán, chậm chạp, nội dung lan man, không có kết luận, gây thất vọng và lãng phí thời gian. Đây là những phản hồi tôi nhận được khi tiếp xúc với các nhóm khác nhau.

Cải thiện chất lượng cuộc họp

Tôi đã từng tham gia nhiều cuộc họp mà tôi không thích, thậm chí là những cuộc họp khiến tôi cảm thấy tuyệt vọng. Vào năm ngoái, do một tầm nhìn của một nhà sáng lập công ty đã thu hút tôi, tôi đã tham gia công ty đó với tư cách là phó chủ tịch. Tuy nhiên, tôi nhanh chóng nhận ra rằng tình hình thực tế không như tôi mong đợi. Vấn đề xuất hiện từ một nhóm người lãnh đạo, họ thích tổ chức các cuộc họp để nâng cao vị trí của mình. Các cuộc họp kéo dài hai đến ba giờ chỉ để nghe nhân viên đọc báo cáo PPT, tôi rất bối rối vì sao lại không đọc trước tài liệu và thay vào đó phải dành hàng giờ mỗi tuần để nghe nhân viên đọc báo cáo, sau đó cấp quản lý đưa ra chỉ dẫn. Dường như cuộc họp càng căng thẳng và áp lực, họ càng cảm thấy hài lòng.

Những tình huống này khiến tôi ngày càng thất vọng, và cuối cùng tôi quyết định rời bỏ công ty. Tôi trân trọng thời gian của mình và muốn dành nó cho những việc có giá trị hơn.

Giải pháp cho các cuộc họp kém hiệu quả

Vấn đề cốt lõi nằm ở chỗ lãnh đạo doanh nghiệp chưa nhận thức được rằng tổ chức một cuộc họp là một việc rất tốn kém. Họ không quan tâm đến việc thiết kế cách tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả, và chấp nhận việc một nhóm người có lương cao lãng phí thời gian. Khi tôi tính toán, tổng số tiền lương của những người tham gia cuộc họp này gần hai tỷ đồng. Giả sử họ làm việc 365 ngày một năm, mỗi ngày làm việc 10 giờ, thì chi phí nhân công mỗi giờ đã lên tới gần 55 nghìn đồng. Cuộc họp kéo dài ba đến bốn giờ, mỗi tháng tổ chức vài lần, và chi phí hàng năm lên tới gần một triệu. Cộng thêm việc trung cấp và cơ sở tham gia một số lượng lớn cuộc họp, chi phí nhân công có thể lên tới con số khủng khiếp. Nhưng thời gian dành cho các cuộc họp đó đã tạo ra giá trị gì?

Nhân viên cũng rất ghét các cuộc họp chiếm nhiều thời gian mà không mang lại kết quả gì, bởi vì họ còn nhiều việc cần làm và có chỉ tiêu KPI. Cuộc họp không hiệu quả chỉ làm tăng gánh nặng cho họ.

Cách tổ chức cuộc họp không gây nhàm chán

Để tổ chức các cuộc họp không gây nhàm chán, điều quan trọng là người tổ chức cuộc họp phải hiểu cách thúc đẩy cuộc họp, đảm bảo thời gian của người tham gia không bị lãng phí. Dựa trên kinh nghiệm quản lý của tôi, tôi xin giới thiệu ba phương pháp.

1. Kết thúc thảo luận vô trật tự: Một số cuộc họp cần ý kiến từ nhiều bên, và trong cuộc họp đó họ có thể rơi vào tranh cãi. Ngay cả khi có bảng trắng điện tử, cũng chỉ toàn là những hình vẽ và chữ viết lộn xộn và mâu thuẫn, chỉ người viết mới hiểu được. Mặc dù không khí có vẻ sôi nổi, nhưng thực tế không thể đạt được sự nhất trí. Người tổ chức cuộc họp cần đứng ra (trước đây tôi đã chia sẻ rằng cuộc họp tốt nhất nên có người cấp cao tham gia để dễ dàng đưa ra quyết định), liệt kê các vấn đề và quan điểm được thảo luận, loại bỏ các đề xuất không liên quan, và hỏi mọi người liệu họ có đã thể hiện đúng ý kiến của mình hay không. Điều này giúp chuyển hướng cuộc thảo luận từ vô ích sang tập trung, và tranh cãi trở nên có hiệu quả hơn.
2. Làm chủ nhịp độ cuộc họp: Nhiều lúc, chủ đề và chương trình của cuộc họp trở thành vật trang trí. Mặc dù thảo luận cần linh hoạt để người tham gia có thể bày tỏ ý kiến đầy đủ, nhưng nhiều lúc cuộc thảo luận lại lạc đề. Đây là lúc người tổ chức cuộc họp nên lịch sự ngắt lời và nhắc nhở mọi người tập trung vào chủ đề và chương trình của cuộc họp, yêu cầu họ tạm dừng cuộc thảo luận đang sôi nổi. Tất nhiên, nếu chủ đề mới này có giá trị, người tổ chức có thể đề xuất tổ chức một cuộc họp chuyên đề khác hoặc điều chỉnh chương trình cuộc họp.
3. Xác định người tham gia thực sự: Chúng ta mong muốn sau cuộc họp, mỗi người đều rõ ràng và tràn đầy năng lượng, chứ không phải rời phòng họp với cảm giác mơ hồ. Mỗi người tham gia thực sự cảm thấy mình đã tham gia, chứ không phải chỉ ngồi nghe mà không chịu trách nhiệm. Khi tôi bắt đầu một dự án chiến lược, danh sách tham dự cuộc họp đầu tiên của tôi có đến bốn mươi người, trong khi kế hoạch của tôi không đề cập đến họ. Trong cuộc họp, tôi nhận ra chỉ có vài thành viên cốt lõi mới có thể trả lời câu hỏi và tham gia thảo luận. Những người khác khiến tôi không thấy lý do cần thiết để tham gia. Tôi hỏi một nhân viên tại sao anh ấy tham gia cuộc họp này, anh ấy nói rằng dự án này có phần hỗ trợ của bộ phận của anh ấy, nên mỗi cuộc họp đều gọi anh ấy đến nghe. Tôi hiểu rằng anh ấy tham gia cuộc họp của tôi rất dễ dàng, không cần làm gì, và khi bộ phận của anh ấy hỏi, anh ấy chỉ cần trả lời là đi tham gia cuộc họp của Tổng giám đốc. Điều này làm trì hoãn một số công việc, và nhiều người khác cũng tham gia cuộc họp một cách vô ích.