Chặng đường từ một cây đến một rừng – Bài học từ dự án giao thông của Hexie
Vào lúc 6 giờ 30 sáng, cửa khẩu biên giới Thâm Quyến-Hồng Kông vừa mở cửa, nhóm Hexie cho dự án Guangshen-Hong Kong ở Hồng Kông đã xếp hàng chờ qua biên giới.
Năm 2012, Hexie lần đầu tiên tham gia dự án Guangshen-Hong Kong với vai trò nhà thầu. Để tiết kiệm chi phí, các thành viên trong đội đều sống trong những căn hộ tạm thời thuê ở Thâm Quyến và đi lại giữa hai thành phố mỗi ngày.
“Những căn hộ mà chúng tôi thuê rất nhỏ, chúng tôi phải luân phiên sử dụng một chiếc giường. Người nào đến Thâm Quyến làm việc sẽ gấp gọn chăn ga của người khác vào tủ, rồi trải chăn ga của mình ra giường,” một kỹ sư trưởng dự án Guangshen-Hong Kong nhớ lại. “Điều kiện sống khi đó rất khó khăn, nhưng không ai phàn nàn. Chúng tôi cùng nhau mang máy tính qua biên giới mỗi sáng để đi làm ở Hồng Kông, và trở về cùng nhau vào buổi tối.”
“Chúng tôi dành cả ngày để trao đổi với các kỹ sư của MTR, và buổi tối cùng nhau thảo luận về các tài liệu và vấn đề. Thường xuyên, chúng tôi thảo luận đến tận 12 hoặc 1 giờ đêm, và hầu như không có ngày nghỉ cuối tuần, hầu hết thời gian đều dành cho dự án.” Một phó giám đốc dự án hồi tưởng lại, tại sao khi đó chúng tôi lại làm việc quá sức? Bởi vì số lượng tài liệu cần chuẩn bị vượt xa tưởng tượng.
Theo cách làm của nội địa, chỉ cần vài kỹ sư là có thể hoàn thành công việc. Nhưng ở dự án MTR, nhân lực như vậy là không đủ. Hệ thống quản lý của Hồng Kông hoàn toàn kế thừa từ châu Âu, và cách quản lý cũng khác biệt so với nội địa. Mọi chi tiết trong dự án đều yêu cầu chứng nhận.
“Chúng tôi chịu áp lực rất lớn, kỹ sư chất lượng của MTR yêu cầu quá nhiều thứ,” anh ta nói. Ví dụ, cáp điện thông thường chỉ cần sơn phủ. Nhưng MTR yêu cầu phải có báo cáo kiểm nghiệm về chức năng chống khói và chống cháy. Hơn nữa, thí nghiệm này phải được thực hiện bởi một tổ chức độc lập được MTR công nhận. Điều này không chỉ đơn giản là sơn phủ, công việc tăng lên theo cấp số nhân.
Cuối cùng, Hexie thậm chí còn bố trí các kỹ sư chuyên trách để xử lý tài liệu. “Ban đầu khi tiếp nhận dự án Guangshen-Hong Kong, chúng tôi không lường trước được sẽ có nhiều khó khăn như vậy,” anh ta nói, số lượng chi tiết cần kiểm tra quá nhiều, tài liệu chất đống cao như một người. Cách quản lý chất lượng của MTR đã tạo ra một cú sốc lớn đối với Hexie. “Sau này chúng tôi suy nghĩ, nếu tôi nói tôi có thể làm điều này, bạn có tin không? Bạn làm sao tin chắc tôi nhất định có thể làm được? ‘Có thể làm’ cần phải được chứng minh.”
Trong dự án MTR, Hexie với vai trò tổng thầu không chỉ cung cấp sản phẩm của mình, mà còn có hơn ba mươi nhà thầu phụ cung cấp sản phẩm. Làm thế nào để các nhà thầu phụ phối hợp tốt, tuân thủ yêu cầu của MTR? Đội ngũ của Hexie đã thiết kế chiến lược: gần như trong mỗi hệ thống con, Hexie đều bố trí một kỹ sư chuyên trách để trao đổi và truyền đạt thông tin với MTR và nhà thầu phụ.
Bên cạnh đó, Hexie đã đầu tư rất nhiều công sức vào việc trao đổi và giao tiếp về kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm, và kiểm soát quy trình. Đặc biệt, yêu cầu kiểm soát quy trình của kỹ sư MTR đã mang lại nhiều bài học quý giá cho Hexie trong quản lý dự án.
Ví dụ, thỏa thuận với nhà cung cấp rằng họ sẽ giao hàng vào ngày 1 tháng 10. Theo cách sản xuất trong nước, nhà cung cấp có thể không vội vàng sản xuất, ưu tiên các đơn hàng khác. Họ có thể bắt đầu sản xuất vào ngày 1 tháng 9, thậm chí là ngày 15 tháng 9. Nhưng quá trình sản xuất có quá nhiều yếu tố không thể kiểm soát, làm sao đảm bảo không có vấn đề?
Phong cách sản xuất tập trung vào sản phẩm giao ngay, ai cần lấy ai lấy, hoàn toàn khác biệt với phong cách ở Hồng Kông. Hồng Kông sử dụng hệ thống quản lý quy trình hoàn thiện, kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất. Bộ phận chất lượng của MTR chia nhỏ quy trình sản xuất thành nhiều điểm kiểm tra, mỗi điểm đều được kiểm toán, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bằng chứng, và sử dụng phương pháp giám sát tại chỗ để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị nguyên liệu, nộp hợp đồng mua hàng. Khi sản xuất diễn ra theo kế hoạch, nộp báo cáo sản phẩm. Không chỉ nộp báo cáo, mà còn cần kiểm tra thực tế. Có phải đang sản xuất thật không? Có phải đang sản xuất cho dự án này không? Có chuyển sản phẩm cho dự án này sang dự án khác cấp bách hơn không? Thành phẩm cuối cùng có khớp với báo cáo đã nộp không? Trong suốt quá trình sản xuất, từ đầu đến cuối đều có kiểm soát nghiêm ngặt. Kết quả cuối cùng là bạn không thể lười biếng, vì chi phí để điều chỉnh nhịp độ quá cao.
Từ việc chuẩn bị nguyên liệu, đến báo cáo sản xuất, và kiểm tra chất lượng, các ràng buộc và hạn chế trong quá trình sản xuất đã đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hơn nữa, sản phẩm như vậy có tính duy nhất cao – chỉ có thể sử dụng cho dự án này, không thể sử dụng cho dự án khác, và chi phí thay thế rất cao.
Trong quản lý chất lượng, kiểm soát quy trình là một khái niệm quan trọng. Wang Changli đã nhấn mạnh liên tục: “Quản lý chất lượng là quản lý quy trình, chúng ta phải học cách kiểm soát quy trình trước tiên.” Sản phẩm chất lượng cao được sản xuất từ quy trình chất lượng thấp là do may mắn, nhưng sản phẩm chất lượng cao từ quy trình chất lượng cao là tất yếu. Kiểm soát quy trình nghiêm ngặt là sự đảm bảo cho chất lượng ổn định, đây chính là điều mà sản phẩm an toàn cần nhất.
Quản lý quy trình chính xác của MTR có thể thấy rõ trong hợp đồng, nơi có hàng chục thời hạn giao hàng được quy định chi tiết, kể cả thời gian ký kết hợp đồng quản lý nhà thầu phụ, thời gian đến hàng của thiết bị chiến lược. Dự án này được chia thành hơn năm mươi mốc, mỗi mốc là một thời điểm quan trọng. Nếu có trễ hạn, sẽ có phạt tiền. Trong các dự án nội địa, việc trễ hạn hoặc chậm trễ vài ngày, khách hàng không thực sự truy cứu. Nhưng ở Hồng Kông, mọi việc được quy định trong hợp đồng đều phải thực hiện, không thực hiện được phải đưa ra bằng chứng giải thích, nếu không sẽ phải chịu phạt tiền.
Đây không phải là MTR vô lý, một kỹ sư trưởng dự án Guangshen-Hong Kong nói: “MTR thực sự là bên mua lý tưởng!” Phong cách làm việc của đội ngũ MTR là tuân thủ hợp đồng một cách nghiêm ngặt, không làm những gì hợp đồng quy định không được làm. Và những điều khoản quy định trong hợp đồng cũng được thực hiện một cách nghiêm ngặt, đến từng chi tiết. Dự án Guangshen-Hong Kong ở Hồng Kông là đường sắt cao tốc đầu tiên ở Hồng Kông. Do thiếu kinh nghiệm, kỹ sư MTR rất phụ thuộc vào tiêu chuẩn hợp đồng, hoàn toàn theo dõi và đánh giá công nghệ của Hexie theo tiêu chuẩn hợp đồng. Kỹ sư MTR yêu cầu Hexie giải thích từng chức năng theo đúng hợp đồng, giải thích logic một cách rõ ràng và minh bạch.
Một tinh thần hợp đồng mạnh mẽ như vậy khiến tôi đặc biệt ngưỡng mộ. Họ dùng cách hỏi đến cùng để hiểu rõ mọi thứ thông qua lời giải thích của bạn. Khi họ nắm vững mọi thứ mới, thậm chí đôi khi họ kết hợp kinh nghiệm trước đó để tranh luận với bạn.
Vì thái độ nghiêm túc của MTR, đội ngũ Hexie cũng đã chuẩn bị kỹ lưỡng và trả lời mọi câu hỏi của MTR. Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, đội ngũ Hexie vẫn thường xuyên bị mệt mỏi trong quá trình cung cấp hệ thống thiết kế. Đôi khi, họ thậm chí không thể đối phó.
Nhưng phong cách của đội ngũ Hexie luôn là đối mặt với khó khăn. Trong việc đáp ứng mọi yêu cầu hợp đồng của khách hàng, đội ngũ dự án Guangshen-Hong Kong đã làm việc tích cực, thậm chí mời các chuyên gia bên ngoài tư vấn, để giải thích mọi khó khăn kỹ thuật cho đội ngũ Hồng Kông, cố gắng làm cho họ hiểu rõ.
Khi gặp nhu cầu không biết cách thực hiện, họ đã từng bước thăm dò ý kiến của các chuyên gia, tổng hợp các ý kiến và kết hợp với kinh nghiệm trước đó, từ từ tìm ra cách giải quyết.
Rõ ràng, đối mặt với những vấn đề mới nổi, cách giải quyết duy nhất là học hỏi!
Phong cách làm việc dựa trên hợp đồng của khách hàng đã giúp toàn bộ đội ngũ kỹ thuật của Hexie hình thành thói quen kiên trì và giải quyết khó khăn một cách tích cực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này dần dần trở thành triết lý chung của Hexie, chảy vào máu của người Hexie. Người Hexie thực sự giỏi học hỏi, họ học được nhiều điều hữu ích từ Hitachi và MTR.
Trong quá trình giải quyết vấn đề, Hexie dần dần từ vị trí hợp tác trở thành vị trí dẫn dắt.
Ban đầu, MTR không hoàn toàn tin tưởng vào công nghệ của Hexie. Mặc dù Hồng Kông chưa có đường sắt cao tốc, nhưng hệ thống tàu điện ngầm rất phát triển. Tín hiệu tàu điện ngầm và tín hiệu tàu cao tốc có mối quan hệ gần gũi, thiết bị tín hiệu tàu điện ngầm Hồng Kông đều do các công ty phương Tây cung cấp, công ty nội địa không nổi bật trong lĩnh vực tín hiệu tàu điện ngầm. Vì vậy, kỹ sư MTR trước tiên đã cho rằng công nghệ tín hiệu tàu cao tốc của Hexie không chiếm ưu thế. Vì vậy, trong giai đoạn đầu của dự án, tiến trình hoàn toàn do người Hồng Kông chủ đạo. Vì ngôn ngữ hợp đồng quy định là tiếng Anh, trong quá trình đấu thầu và giai đoạn đầu thực hiện dự án, mọi người chỉ nói tiếng Anh. Nhưng với sự hợp tác sâu sắc hơn, công nghệ của Hexie dần được Hồng Kông công nhận. Kỹ sư Hồng Kông nói: “Chúng ta đều là người Trung Quốc, nói tiếng Anh làm gì! Chỉ cần giao tiếp rõ ràng là được.”
Thay đổi ngôn ngữ phản ánh sự thay đổi vị trí của Hexie. Từ vai trò phụ đến vai trò chính, Hexie đã giành được quyền nói chuyện bằng thực lực. Một phó giám đốc dự án an toàn, phó kỹ sư trưởng trước đây còn đùa: “Qua dự án này, trình độ tiếng Anh của chúng tôi không cải thiện nhiều, nhưng trình độ tiếng Quan Thoại của người Hồng Kông đã được nâng cao đáng kể.”
Trong quá trình Hexie hoàn thành yêu cầu của MTR, va chạm kỹ thuật cũng đã truyền cảm hứng cho Hexie. Sau dự án Guangshen-Hong Kong, Hexie đã tối ưu hóa hệ thống của mình – thêm yêu cầu tiêu chuẩn Anh.
Trước đây, Hexie chưa từng tham gia dự án nước ngoài, nên không cần xem xét yêu cầu ngoại trừ tiêu chuẩn nội địa. Nhưng sau dự án Guangshen-Hong Kong, Hexie đã tích cực so sánh và phân tích sự khác biệt giữa tiêu chuẩn tín hiệu trong và ngoài nước, sắp xếp lại những điểm yếu, điều chỉnh sản phẩm, thoát khỏi cảnh giới hẹp “không thấy được bức tranh toàn cảnh”, tạo nền móng cho các dự án nước ngoài sau này.
Lúc đó, đội ngũ Hexie trung bình chỉ có 30 tuổi, đội ngũ trẻ này có động lực và sẵn lòng học hỏi. Trong quá trình hợp tác với đội ngũ chất lượng của MTR, họ đã học được cách kiểm soát chất lượng kiểu Hồng Kông, quản lý nhà thầu phụ, kiểm soát chi phí, bao gồm đàm phán bồi thường trễ hạn của nhà thầu phụ. Qua việc thực thi hoàn toàn dự án tích hợp tín hiệu MTR, toàn bộ đội ngũ dự án đã nâng cao đáng kể khả năng tích hợp hệ thống và điều chỉnh tích hợp. Có thể nói, qua quá trình rèn luyện của dự án Guangshen-Hong Kong, Hexie đã trở nên linh hoạt hơn khi làm các dự án khác.
### Từ khóa:
– Hexie
– Guangshen-Hong Kong
– MTR
– Quản lý dự án
– Tín hiệu tàu