Đối mặt với Khó khăn trong Giao tiếp: Tận dụng Sự Thành thật
Khi gặp phải khó khăn trong giao tiếp, cách tốt nhất không phải là tìm kiếm nhiều kỹ thuật và cách nói, mà chính là: giao tiếp một cách thành thật hơn.
Mỗi khi tôi thâm nhập vào các tổ chức, tôi thường phát hiện ra rất nhiều “bí mật nhỏ” đang ẩn náu bên trong. Có thể mỗi người đều hiểu rõ, nhưng không ai chịu bộc lộ ra. Người sáng lập đứng ở vị trí cao nhất của công ty, cần cân nhắc giữa lợi ích của tổ chức và nhân viên, vì vậy nhiều vấn đề trở nên “không tiện nói”. Nhân viên làm việc để nhận lương, tránh gây rắc rối, giữ cho bầu không khí nhóm hòa thuận, họ sẽ chọn không nói.
Nhìn bề ngoài, bầu không khí nhóm có vẻ hài hòa. Nhưng nếu đào sâu vào, hiệu suất làm việc nhóm thấp, chủ nghĩa cá nhân nhỏ xuất hiện, nội bộ tổ chức tiêu tốn quá nhiều năng lượng.
Tôi luôn khuyến khích thông tin phải được chia sẻ một cách minh bạch, nhưng trong thực tế, liệu chúng ta có thể thực sự làm được điều đó? Làm thế nào để nắm bắt được mức độ phù hợp?
Hãy cùng xem qua một số ví dụ từ những doanh nghiệp hàng đầu để tìm câu trả lời.
Đối mặt với Sự Thật: Không Dễ dàng
Vì nhu cầu tự nhiên về “an toàn”, chăm sóc mặt trận, không nên quá chân thật hoặc thành thật, đó là nhận thức chung của con người. Điều này giúp bảo vệ bản thân. Việc bày tỏ ý kiến thật sự có thể dẫn đến rắc rối.
Khi lãnh đạo đưa ra một kế hoạch tại cuộc họp và hỏi ý kiến, thường không ai nói gì, nhưng sau cuộc họp lại bắt đầu phê phán khó khăn và thách thức của kế hoạch.
Sao không thể trực tiếp bày tỏ ý kiến thật sự? Vì lo lắng bị coi là dị biệt, bị gắn nhãn là “trí tuệ thấp”. Ngay cả Jack Welch (cựu CEO của General Electric) cũng từng được khuyên như vậy: kể từ khi anh ấy gia nhập GE cho đến khi được bổ nhiệm làm CEO, trong suốt 20 năm, sếp của anh ấy thường cảnh báo anh ấy không nên quá trực tiếp. Anh ấy bị coi là thô lỗ, và luôn có người cảnh báo rằng sự trực tiếp quá mức sẽ cản trở sự nghiệp của anh ấy.
Với quản lý, “thông tin chính là quyền lực”. Một mặt, họ cho rằng chiến lược tổng thể của công ty không cần mọi người đều biết, vì chỉ liên quan đến một số ít người. Mặt khác, đối với các thông tin tài chính, bổ nhiệm, sa thải, v.v., càng không thể để mọi người đều biết, nếu bị tiết lộ ra ngoài thì sao? Nếu ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên thì sao?
Cũng theo lời của Jack Welch: “Đối với một số người, trở thành người lãnh đạo đồng nghĩa với việc mở đầu cho hành trình quyền lực của mình, họ thích cảm giác kiểm soát người và thông tin, vì vậy họ giữ bí mật, không tiết lộ suy nghĩ và thành tích của mình với nhân viên, giấu đi ý tưởng về tương lai của công ty. Điều này có thể giúp người lãnh đạo xây dựng vùng đất riêng của mình, nhưng lại loại trừ niềm tin khỏi đội nhóm.”
Vị trí càng cao, nhận được phản hồi chân thật càng ít.
Cao Hiệu Quả + Sự Thành Thật Vô Tư = Hiệu Quả Cực Cao
May mắn thay, mặc dù việc “cho phép thông tin lưu thông” rất khó, vẫn có nhiều công ty ưu tú kiên trì phá bỏ quy tắc cũ, tạo ra môi trường tổ chức minh bạch và nâng cao hiệu suất.
Như Netflix, họ tin rằng công thức sau đây: Cao Hiệu Quả + Sự Thành Thật Vô Tư = Hiệu Quả Cực Cao.
Người sáng lập Hastings nói: “Tôi nhận ra rằng việc bày tỏ ý kiến và phản hồi một cách công khai, thay vì nói xấu sau lưng, giúp tránh truy cứu, giảm bớt cạnh tranh nội bộ, và hiệu suất công việc của chúng tôi cũng tăng lên.”
Văn hóa thành thật của Netflix được thể hiện trong mọi khía cạnh. Ví dụ, để khuyến khích nhân viên phản hồi thành thật với lãnh đạo, họ đặt “phản hồi” là chương trình cố định trong cuộc họp một đối một giữa quản lý và nhân viên.
Ví dụ khác, Hastings thậm chí còn phân phát bản sao báo cáo tài chính mỗi tuần trong cuộc họp toàn thể, để mọi người cùng phân tích biến động chỉ số hàng tuần. Ông còn tạo ra một tài liệu chiến lược, chứa đầy thông tin bí mật cốt lõi của công ty, và dán nó trên bảng thông báo gần máy pha cà phê, công khai cho tất cả mọi người.
Thậm chí, khi công ty cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức, có thể có thay đổi nhân sự, họ vẫn thông báo cho nhân viên sự thật. Quản lý rõ ràng biết rằng điều này có thể gây xáo trộn trong đội nhóm, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, nhưng họ hiểu rằng nếu không thông báo, nhân viên sẽ coi đây là một công ty không đáng tin cậy.
Bạn có thể nói, đây là công ty nước ngoài, công ty Trung Quốc không áp dụng được. Tuy nhiên, có một công ty Trung Quốc rất coi trọng văn hóa thành thật, người sáng lập của họ chịu ảnh hưởng lớn từ văn hóa của Netflix.
Đó chính là ByteDance. Người sáng lập Zhang Yiming cho rằng: Khi gặp khó khăn trong giao tiếp, cách tốt nhất không phải là nghĩ quá nhiều kỹ thuật và cách nói, mà chính là: giao tiếp một cách thành thật hơn.
ByteDance viết “Thành thật và Minh bạch” vào Byte Values (giá trị cốt lõi của ByteDance) và thông qua nhiều cơ chế để đảm bảo môi trường như vậy.
Ví dụ, họ thực hiện hệ thống OKR. Mọi người có thể xem chi tiết OKR của nhau, giúp phối hợp hiệu quả hơn. Khi Zhang Yiming là CEO, OKR của ông ấy cũng được công bố, đội nhóm có thể biết được công việc gần đây của sếp mình, điều này giúp so sánh và xác định hướng nỗ lực của mình.
Tương tự, nhiều công ty không biết công việc của nhau giữa các phòng ban, tình trạng tệ hại hơn là một phòng ban cũng không biết công việc của nhau.
Ví dụ khác, nhân viên có thể trực tiếp nói “Không” với Zhang Yiming. Phòng họp này đã được tôi đặt trước, ngay cả khi Zhang Yiming đến cũng không nên thay đổi. Đối với điểm yếu của Zhang Yiming, chúng ta có thể yêu cầu ông ấy im lặng.
Ví dụ khác, đánh giá 360 độ. Công việc của bạn hoàn thành như thế nào, ByteDance đánh giá 360 độ mỗi nửa năm. Đánh giá được thực hiện bởi những người hợp tác, ký tên. Bạn thực sự như thế nào, mắt của mọi người đều sáng như gương.
Việc đánh giá lẫn nhau có thể dẫn đến hiện tượng “người tốt”, hoặc việc đánh giá thấp một cách ác ý. May mắn thay, việc đánh giá là có tên, nếu xuất hiện hiện tượng “người tốt” không khách quan, sẽ được thảo luận, nếu có đánh giá thấp một cách ác ý, cũng sẽ được thảo luận.
Biên giới của Thành thật và Minh bạch
Tuy nhiên, đôi khi không phải công ty không muốn thành thật và minh bạch, mà thực sự đã gặp phải rủi ro. Nhân viên nghỉ việc không chỉ mang theo tài nguyên, mà còn mang theo thông tin quan trọng của công ty, chuyển đến đối thủ cạnh tranh.
Netflix cũng đã gặp phải vấn đề này. Năm 2014, một giám đốc mua nội dung tải một loạt dữ liệu bí mật, sau khi nghỉ việc mang dữ liệu đó đến đối thủ cạnh tranh, tạo ra tình huống khó xử và gây ra chuỗi vụ kiện.
Tuy nhiên, Hastings không vì thế mà từ bỏ văn hóa minh bạch, ông nói: “Không nên vì lỗi của một người mà trách móc tất cả mọi người”.
Dĩ nhiên, bất kỳ tự do nào cũng nằm trong khuôn khổ quy định. Mặc dù cực kỳ minh bạch, nhưng Netflix cũng luôn hiển thị slide như sau: Nếu bạn hoặc bạn bè của bạn sử dụng thông tin này để giao dịch, bạn sẽ bị bắt. Đây là thông tin bí mật của công ty, không được công khai.
Minh bạch là nguyên tắc của Netflix, nhưng không phải tuyệt đối. Họ cũng có một tài liệu chỉ dành cho 6 thành viên quản lý cốt lõi, tài liệu này có thể chứa bất kỳ nội dung nào, và không công khai với thành viên khác của công ty.
Tóm lại, thành thật và minh bạch trong khuôn khổ quy định, không phải là 100%, nhưng có thể đạt đến 95%.
Thực hành Thành thật, Bắt đầu từ Người Lãnh đạo
Chia sẻ các ví dụ từ Netflix và ByteDance không phải để nói rằng chúng quá xuất sắc, quá đúng đắn, mà chỉ mong rằng các nhà sáng lập và người quản lý có thể nhận ra, bạn có phương pháp tối ưu hơn để giải quyết vấn đề: Khi gặp khó khăn trong giao tiếp, cách tốt nhất không phải là nghĩ quá nhiều kỹ thuật và cách nói, mà chính là: giao tiếp một cách thành thật hơn.
Khi bạn cảm thấy quản lý rất khó khăn, bạn có thể nhận ra: liệu giao tiếp thành thật hay không có thể là vấn đề chính trong quản lý nhóm.
Tạo dựng văn hóa thành thật và minh bạch, cần bắt đầu từ cấp lãnh đạo cao nhất. Khi lãnh đạo thể hiện sự chân thành, thẳng thắn, nói đi là làm, niềm tin sẽ xuất hiện. Khi bạn luôn che giấu hoặc tô điểm cho những thông tin tồi tệ, bạn có thể mất đi sự tin tưởng và hỗ trợ của đội nhóm.
Nhưng như Welch đã nói: “Trên cơ sở lắng nghe ý kiến và giải thích rõ ý kiến của mình, bạn phải tiến lên, không chần chừ, không lừa dối. Nếu bạn thực hiện thành thật – mặc dù không bao giờ có thể thành thật tuyệt đối – bạn sẽ nhận ra mọi thứ sẽ vận hành nhanh hơn, tốt hơn.”
Zhang Yiming luôn thực hiện nguyên tắc này. Như đã nói trước đó, nhân viên ByteDance có thể hiếm khi tiếp xúc với Zhang Yiming, nhưng họ biết: Tôi có thể nói “Không” với Zhang Yiming. Điều này đối với nhân viên, là sự an tâm tuyệt vời.
Để thực hiện thành thật, cần một số phương pháp, không chỉ dựa vào sự tự giác và tạo dựng không khí. Nhiều người không biết cách phản hồi thành thật, phản hồi hiệu quả.
Cuối cùng, hãy tổng kết phương pháp 4A phản hồi được tổng hợp bởi Netflix.
Cung cấp Phản hồi
- Mục đích là để giúp đỡ (Aim to assist): Mục đích phản hồi phải là tích cực. Người phản hồi nên rõ ràng giải thích lợi ích cho người nhận và công ty, chứ không phải lợi ích cho bản thân.
- Phản hồi phải có tính khả thi (Actionable): Phản hồi của bạn phải chỉ ra người nhận có thể thực hiện những thay đổi gì. Ví dụ, “Bạn chỉ tập trung vào việc diễn thuyết của mình mà không tạo cơ hội cho người nghe tham gia”, không phải là phản hồi tốt. Hãy cải thiện thành: “Nếu trong bài diễn thuyết, bạn có thể tạo cơ hội cho người nghe tham gia, bài diễn thuyết sẽ thuyết phục hơn.”
Nhận Phản hồi
- Tri ân và ngưỡng mộ (Appreciate): Khi nhận phản hồi, cần chống lại bản năng tự vệ, không biện hộ, không tức giận, lắng nghe một cách nghiêm túc, và đầy lòng biết ơn.
- Chấp nhận hoặc từ chối (Accept or discard): Bạn cần lắng nghe phản hồi một cách nghiêm túc, suy nghĩ kỹ lưỡng, nhưng không nhất thiết phải thực hiện tất cả. Xử lý phản hồi hoàn toàn phụ thuộc vào người nhận.
Kết luận
Văn hóa thành thật có thể được học hỏi. Phương pháp của Welch là: Để phổ biến tinh thần thành thật, bạn phải khích lệ nó, tán thưởng nó, và luôn nói về nó. Bạn có thể tạo ra những người thể hiện tinh thần thành thật như những anh hùng trong mắt mọi người. Quan trọng nhất, bạn phải thể hiện tinh thần này một cách sống động, thậm chí là thái quá, để chứng minh với mọi người.
Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chuẩn bị tinh thần, đối đầu với toàn bộ văn hóa nhân loại, làm việc ngược lại với bản năng tự nhiên, là một việc cực kỳ khó khăn, mặc dù lợi ích rất lớn.
Từ khóa:
- Giao tiếp Thành thật
- Văn Hóa Minh Bạch
- Quản Lý Nhân Sự
- OKR
- Phản Hồi 360 Độ