Bí quyết chuẩn bị trước khi tuyển dụng
Chuẩn bị kỹ lưỡng để tuyển dụng hiệu quả
Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp khởi nghiệp, tôi đã nhận thấy nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự phù hợp. Một số chủ doanh nghiệp than phiền rằng ngành của họ đặc biệt khó tuyển người, hoặc rằng những người từ các công ty lớn như Facebook, Google không phù hợp với môi trường làm việc của họ. Thậm chí có những trường hợp ứng viên đã đồng ý gia nhập nhưng lại thay đổi ý định sau khi công ty cũ đề nghị mức lương tương đương.
Nhiều chủ doanh nghiệp thường đổ lỗi cho phòng Nhân sự (HR), nhưng thực tế vấn đề nằm ở việc thiếu preparation trước khi bắt đầu quá trình tuyển dụng. Dưới đây là 7 bước chuẩn bị quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện:
1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu của công ty là gì? Mỗi doanh nghiệp đều cần có chiến lược dài hạn và ngắn hạn, ít nhất là trong vòng một năm. Mục tiêu này có thể liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, thị phần, độ nhận diện thương hiệu, hoặc sự hài lòng của khách hàng. Việc xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) sẽ giúp đảm bảo rằng mục tiêu là khả thi và có thể đo lường được.
Quan trọng hơn, mục tiêu này phải được toàn bộ nhân viên hiểu rõ. Điều này không chỉ giúp mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung mà còn phản ánh văn hóa minh bạch của công ty.
2. Xây dựng cấu trúc tổ chức
Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần xem xét lại cấu trúc tổ chức hiện tại và điều chỉnh cho phù hợp. Cấu trúc tổ chức cần phản ánh quy trình kinh doanh và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, mặc dù có thể có tình trạng nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí, nhưng vẫn cần có bản đồ tổ chức rõ ràng để tránh chồng chéo trách nhiệm và giảm thiểu lãng phí thời gian.
Cấu trúc tổ chức không chỉ là một bức tranh đơn giản, mà còn là bản đồ hướng dẫn cách thức hoạt động của công ty. Mỗi bộ phận giống như một tài nguyên (biển, sông, núi, thung lũng) và cần có người chịu trách nhiệm thực hiện, quản lý, và ra quyết định.
3. Định biên và xác định vị trí
Sau khi xác định cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp cần xác định cụ thể các vị trí cần tuyển dụng và số lượng nhân sự phù hợp. Việc này giúp đảm bảo rằng mỗi vị trí đều có vai trò rõ ràng và đóng góp vào mục tiêu chung của công ty. Đặc biệt, đối với các vị trí quản lý, cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm liên quan đến tài chính, kinh doanh, và nhân sự.
Sau khi hoàn thành kế hoạch định biên, doanh nghiệp có thể so sánh với hiện trạng để xác định nhu cầu tuyển dụng tiếp theo.
4. Xây dựng mô hình năng lực
Mô hình năng lực giúp xác định những phẩm chất và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí. Đối với các vị trí mới, doanh nghiệp có thể tham khảo tiêu chuẩn tuyển dụng của các công ty cùng ngành và điều chỉnh cho phù hợp. Đối với các vị trí thay thế, mô hình năng lực đã được xây dựng sẵn sẽ giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan.
Nếu doanh nghiệp chưa có mô hình năng lực, đây là cơ hội tốt để xây dựng. Việc này sẽ giúp quá trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty.
5. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là một hệ thống phức tạp, bao gồm việc xác định tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn công cụ đánh giá (như KPI, OKR, 360-degree feedback), và xây dựng cơ chế thưởng phạt. Mục đích của quản lý hiệu suất là cải thiện năng suất làm việc và tạo động lực cho nhân viên. Do đó, mọi doanh nghiệp muốn phát triển đều cần có hệ thống quản lý hiệu suất rõ ràng.
Trong quá trình phỏng vấn, HR thường bị hỏi về cách đánh giá hiệu suất của từng vị trí. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống đánh giá rõ ràng, việc tuyển dụng sẽ trở nên khó khăn hơn và nhân viên có thể không hài lòng với cách đánh giá.
6. Cơ chế đào tạo và giữ chân nhân tài
Đối với giới trẻ, việc tìm kiếm công việc không chỉ dựa trên mức lương mà còn dựa trên cơ hội phát triển cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp cần có cơ chế đào tạo và phát triển nhân viên. Những ứng viên quan tâm đến cơ hội học hỏi trong quá trình phỏng vấn thường là những người có tinh thần học hỏi và phát triển nhanh chóng.
Một chương trình đào tạo tốt không chỉ giúp nhân viên nâng cao kỹ năng mà còn tăng cường sự gắn kết với công ty, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
7. Thiết lập cấu trúc lương và phúc lợi hợp lý
Cấu trúc lương và phúc lợi là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên. Doanh nghiệp cần xác định rõ mức lương cơ bản, lương hiệu suất, và các khoản phụ cấp khác. Phúc lợi cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, bao gồm bảo hiểm, nghỉ phép, và các ưu đãi khác.
Một cấu trúc lương và phúc lợi hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trong thị trường lao động.
Kết luận
Tuyển dụng không chỉ là việc đăng tin và sàng lọc hồ sơ. Để tuyển dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ việc xác định mục tiêu, xây dựng cấu trúc tổ chức, định biên vị trí, xây dựng mô hình năng lực, quản lý hiệu suất, đến việc thiết lập cơ chế đào tạo và cấu trúc lương. Chỉ khi tất cả những yếu tố này được chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp mới có thể tìm được những ứng viên phù hợp và giữ chân họ lâu dài.
Từ khóa:
- Tuyển dụng
- Chuẩn bị trước
- Mục tiêu
- Cấu trúc tổ chức
- Quản lý hiệu suất