Nhiều doanh nhân bạn gặp phải những thách thức khác nhau trong việc quản lý, đặc biệt là khi thực hiện việc phân quyền. Một công ty phần mềm ở Bắc Kinh đã giao cho một người có năng lực cao nhiệm vụ phát triển một phần mềm mới, nhưng kết quả lại rất tệ hại, tốn thời gian và tiền bạc mà không thấy hiệu quả. Ngoài ra, việc phân quyền không đầy đủ hoặc quá nhiều cũng dẫn đến hậu quả không mong muốn.

Để phân quyền hiệu quả, chúng ta cần hiểu rõ về cơ sở của việc phân quyền. Phân quyền thực sự là việc người quản lý chuyển giao trách nhiệm và công việc cho một nhân viên cụ thể trong bộ phận của mình. Đây là một nghệ thuật quản lý, giúp người quản lý tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn, đồng thời nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.

Henry Kissinger, cựu Ngoại trưởng Hoa Kỳ, từng nói: “Khả năng lãnh đạo quan trọng nhất của một người là hoàn thành công việc bắt buộc, công việc còn lại cần được hoàn thành thông qua việc phân quyền hiệu quả.” Việc phân quyền là một phần quan trọng trong việc lãnh đạo doanh nghiệp và là kỹ năng cần thiết cho bất kỳ nhà quản lý nào.

Phân quyền tốt có thể giúp giảm bớt sự trùng lặp về thời gian và nỗ lực của người quản lý, từ đó tập trung vào những việc quan trọng hơn. Đồng thời, nó cũng tăng cường trách nhiệm và động lực làm việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, người quản lý vẫn cần chịu trách nhiệm cuối cùng và đạt được mục tiêu nhóm.

Lợi ích của việc phân quyền hiệu quả

• Nhân viên có thể cảm thấy tự hào và hài lòng với công việc của mình.
• Giảm bớt gánh nặng công việc cho người quản lý.
• Người quản lý có thể dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.
• Người quản lý có thể huấn luyện nhân viên trở nên độc lập.
• Tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh trong tổ chức.

Vì vậy, việc phân quyền thực sự tạo ra lợi thế lớn cho tổ chức.

Thiếu trách nhiệm sau khi phân quyền

Nhiều nhà quản lý thường gặp khó khăn khi đối mặt với tình hình khó khăn, khi thị trường không còn thuận lợi và doanh nghiệp không còn tăng trưởng như trước. Họ thường bỏ đi khi gặp khó khăn, thay vì chịu trách nhiệm. Điều này không phải do khả năng, mà do thiếu trách nhiệm.

Khi một chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý phân quyền cho một nhân viên, nếu người được phân quyền không có trách nhiệm thực sự, thì dù họ có kỹ năng quản lý và công việc tốt đến đâu, rủi ro cho doanh nghiệp vẫn rất lớn.

Cách Phân quyền hiệu quả để đạt được kết quả tốt

Để phân quyền hiệu quả, điều đầu tiên là xác định xem ai sẽ được phân quyền và công việc cần phân quyền là gì. Chúng ta cần sử dụng phương pháp luận phân loại nhân tài để phân tích.

Phương pháp này chia nhân viên thành bốn nhóm: giá trị và kỹ năng cao, giá trị và kỹ năng thấp, giá trị không phù hợp nhưng kỹ năng cao, giá trị không phù hợp và kỹ năng thấp. Cách tiếp cận phân quyền cho mỗi nhóm là khác nhau.

Nhóm có giá trị và kỹ năng cao nên được phân quyền đầy đủ. Đối với những người này, người quản lý có thể tin tưởng hoàn toàn, thậm chí giao cho họ các công việc chiến lược quan trọng.

Nhóm có giá trị phù hợp nhưng kỹ năng thấp nên được phân quyền một phần. Họ có niềm tin vào công ty và trách nhiệm, nhưng kỹ năng còn yếu, do đó cần được đào tạo thêm.

Nhóm có giá trị không phù hợp nhưng kỹ năng cao nên được phân quyền ít hơn. Những người này có thể gây ra rủi ro, do đó cần hạn chế việc giao cho họ các công việc rủi ro cao.

Nhóm có giá trị không phù hợp và kỹ năng thấp không nên được phân quyền. Họ cần được đào tạo hoặc loại bỏ khỏi tổ chức.

Phân quyền công việc cụ thể

Khi phân quyền công việc, mục tiêu cần được cụ thể hóa theo nguyên tắc SMART. Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan đến mục tiêu chung và có thời hạn rõ ràng.

Ví dụ, mục tiêu “tuyển dụng 20 người vào đội ngũ” cụ thể hơn so với mục tiêu “tuyển dụng nhiều người vào đội ngũ”. Mục tiêu “bán hàng hàng ngày” không thể đo lường được, nhưng “bán hàng hàng ngày đạt 30 triệu VND” thì có thể.

Ngoài ra, chúng ta cần xác định xem nhân viên có thích hợp với công việc được giao hay không. Nếu không, việc phân quyền chỉ lãng phí thời gian của cả hai bên.