Bản chất thực sự của việc quản lý kém: Nguyên nhân thực sự khiến nhân viên thiếu khả năng thực thi

Có nhiều nhà quản lý than phiền rằng nhân viên của họ không thực hiện đúng chỉ đạo, dẫn đến tình trạng công việc bị trì hoãn hoặc không hoàn thành. Khi bạn liên tục than phiền về khả năng thực thi của nhóm, bạn có thể đã rơi vào cái bẫy mà tôi gọi là “bẫy thực thi”. Bất kỳ khi nào công việc không được thực hiện đúng hoặc mục tiêu không đạt được, người ta thường đổ lỗi cho khả năng thực thi.

Nhưng trên thực tế, ngoài một số ít trường hợp do năng lực cá nhân của nhân viên không đủ, phần lớn những trường hợp được cho là “khả năng thực thi kém” không phải là vấn đề về thực thi. Thay vào đó, nó có thể xuất phát từ năm vấn đề chính sau:

Mục tiêu không rõ ràng

Mục tiêu là hướng dẫn cho mọi người. Khi nhân viên không muốn làm việc, rất có thể là do mục tiêu không rõ ràng. Mục tiêu này có thể được đặt một cách tùy tiện, không có kế hoạch cụ thể và không được thảo luận với nhân viên. Do đó, nhân viên không sẵn lòng thực hiện công việc.

Ví dụ, khi tôi còn là người lãnh đạo đội ngũ bán hàng, tôi từng gặp vấn đề tương tự. Tôi đã yêu cầu một quản lý bán hàng đặt mục tiêu là 3 triệu USD. Nhưng khi hỏi anh ấy liệu anh ấy có biết cách để đạt được mục tiêu đó không, anh ấy không thể trả lời. Tôi giải thích rằng để đạt được 3 triệu USD trong một tháng, mỗi ngày anh ấy cần kiếm được khoảng 100.000 USD. Điều này đòi hỏi anh ấy phải liên hệ với khoảng 50 khách hàng mỗi ngày, tương đương với 1.500 khách hàng mỗi tháng. Hơn nữa, anh ấy cần dành ít nhất 20 phút để nói chuyện với mỗi khách hàng. Như vậy, anh ấy sẽ phải làm việc 16 giờ mỗi ngày để tiếp xúc với khách hàng. Anh ấy nhận ra rằng mục tiêu này không thực tế và không có khả năng đạt được.

Kế hoạch không đầy đủ

Mục tiêu cần đi kèm với kế hoạch. Nếu không có kế hoạch và phân công công việc, nhân viên sẽ không biết cách thực hiện. Một số nhà quản lý chỉ đơn giản là truyền đạt mục tiêu mà không đưa ra hướng dẫn cụ thể về cách đạt được mục tiêu.

Để đảm bảo mục tiêu được thực hiện, bạn cần phân chia mục tiêu thành các giai đoạn nhỏ hơn, cụ thể hóa cho từng quý, tháng và tuần. Đồng thời, bạn cũng cần phân chia mục tiêu cho từng nhân viên, tạo ra kế hoạch hành động cụ thể cho mỗi người.

Phần thưởng và kỷ luật không hiệu quả

Dù kế hoạch có tốt đến đâu, nếu không có cơ chế khen thưởng và kỷ luật phù hợp, nhân viên sẽ không có động lực thực hiện công việc. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, khi được khuyến khích đúng cách, nhân viên có thể tăng cường khả năng làm việc lên đến 80-90% so với chỉ 20-30% khi không có sự khuyến khích.

Một cơ chế khen thưởng và kỷ luật hiệu quả cần dựa trên mục tiêu cụ thể và cần được áp dụng một cách công bằng. Việc khen thưởng cần đáp ứng nhu cầu của nhân viên, trong khi việc kỷ luật cần tránh những lỗi lặp lại.

Kiểm tra không đầy đủ

Kiểm tra là yếu tố quan trọng để đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng. Nhiều nhà quản lý chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà không chú trọng đến quá trình thực hiện. Điều này có thể dẫn đến việc công việc không được thực hiện đúng như mong đợi.

Nếu không kiểm tra công việc thường xuyên, bạn sẽ không thể phát hiện những vấn đề tiềm ẩn và không thể đảm bảo công việc được thực hiện đúng như kế hoạch. Việc kiểm tra cần được thực hiện một cách cẩn thận và đều đặn để đảm bảo công việc được thực hiện đúng.

Giao tiếp không hiệu quả

Việc giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng. Khi nhân viên không hiểu rõ mục tiêu hoặc không nắm bắt được yêu cầu cụ thể, họ có thể thực hiện sai mục tiêu. Điều này không phải do khả năng thực thi kém, mà do giao tiếp không hiệu quả.

Để cải thiện giao tiếp, bạn cần xây dựng một môi trường giao tiếp cởi mở và tích cực, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và phản hồi. Điều này giúp cải thiện sự hiểu biết lẫn nhau và đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng.

Tóm lại, khi nói rằng nhân viên của bạn có khả năng thực thi kém, hãy xem xét kỹ lưỡng xem liệu vấn đề có phải xuất phát từ mục tiêu, kế hoạch, phần thưởng, kiểm tra hay giao tiếp không. Việc cải thiện những khía cạnh này có thể giúp cải thiện khả năng thực thi của nhân viên.