Giảm chi phí hay giảm lãng phí?
Người ta hỏi tôi: “Bạn Cherry, tôi đã cắt giảm ngân sách đến mức không thể thấp hơn, nhưng vẫn không thể cứu vãn tình hình kinh doanh.”
Tôi đã nói rằng việc thực sự giảm chi phí và tăng hiệu quả cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: Giảm thật, Tăng thật, và Tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Nhiều công ty gặp vấn đề lớn trong quá trình giảm chi phí và tăng hiệu quả, đó là họ đã thực hiện một loạt các hành động giả tạo. Vậy, những hành động giả tạo này là gì? Tôi đã tóm tắt năm điểm sau đây. Tôi chia sẻ với bạn.
Bình quân hóa chi phí cho các bộ phận
Một số công ty thực hiện giảm chi phí bằng cách xác định một mục tiêu giảm chi phí cụ thể, sau đó phân bổ chi phí cho các bộ phận. Ví dụ, tháng này cần giảm 500 triệu đồng, thì bộ phận bán hàng giảm 100 triệu đồng, bộ phận vận hành giảm 100 triệu đồng, bộ phận kỹ thuật giảm 100 triệu đồng, bộ phận trực tuyến giảm 100 triệu đồng, bộ phận nhân sự và hành chính giảm 100 triệu đồng.
Khiến giảm chi phí trở thành nhiệm vụ, mỗi bộ phận chiến đấu riêng lẻ dưới sự chỉ đạo của KPI, bạn sa thải nhân viên, tôi giảm lương, bạn tìm nhà thầu, tôi mua công cụ và vật tư với giá rẻ hơn… Dường như đang giảm chi phí, nhưng thực tế lại tiết kiệm được ít tiền mà gây hại lớn.
Giảm chi phí và tăng hiệu quả là “dự án cấp cao”, phải có suy nghĩ toàn diện, chứ không phải phân bổ đều cho các bộ phận.
Nếu không có lãnh đạo cấp cao toàn diện điều phối và thúc đẩy các giải pháp giảm chi phí và tăng hiệu quả mang tính cách mạng, mà chỉ dựa vào các bộ phận “tự lực cánh sinh”, việc giảm chi phí và tăng hiệu quả sẽ sớm trở thành một trò cười.
Giảm chi phí, không phải giảm lãng phí
Thực tế, những gì doanh nghiệp nên giảm không phải là chi phí mà là lãng phí.
Vậy, “chi phí” và “lãng phí” khác nhau như thế nào?
Chi phí là những nguồn lực tài chính và vật chất mà bạn phải tiêu tốn để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc đạt được một mục tiêu nhất định, đó chính là chi phí. Ví dụ, bạn nghiên cứu phát triển một sản phẩm, chi phí nguyên liệu, chi phí vận chuyển, chi phí vận hành, trả lương cho nhân viên… Tất cả đều là chi phí. Chi phí có thể giảm, nhưng không thể dễ dàng giảm, vì trước tiên không được làm tổn thương giá trị cho khách hàng.
Nếu doanh nghiệp vì mục đích giảm chi phí mà hy sinh chất lượng sản phẩm, sử dụng nguyên liệu kém chất lượng hơn, quy trình đơn giản hơn, chắc chắn sẽ làm tổn thương trải nghiệm người dùng, cuối cùng sẽ lung lay nền tảng tồn tại của doanh nghiệp.
Vậy, lãng phí là gì? Trong chi phí bạn đã chi tiêu, những phần không tạo ra giá trị cho khách hàng và khách hàng cũng không sẵn lòng trả tiền, đó chính là lãng phí.
Ví dụ, lãng phí do thông tin không đầy đủ gây ra, lãng phí thời gian do cuộc họp vô ích, lãng phí hiệu suất do quy trình và quy định rườm rà… Những lãng phí này không chỉ tiêu tốn của công ty mà còn tiêu tốn của nhân viên và khách hàng.
Vì vậy, muốn nâng cao hiệu suất và giảm chi phí, hãy tìm ra lãng phí và loại bỏ lãng phí.
Giảm nhân viên, coi nhân viên như chi phí
Lãng phí lớn nhất của doanh nghiệp là gì? Lãng phí lớn nhất, có lẽ là lãng phí tài năng.
Đặt nhân tài vào vị trí không phù hợp, sử dụng tài năng lớn một cách nhỏ bé, không cho phép ngựa tốt chạy trên sa trường, mà lại bắt nó kéo xe, đẩy cối xay, đây đều là sự lãng phí đối với tài năng.
Lãng phí tài năng, những chi phí ẩn này rất lớn và thường bị mọi người bỏ qua. Mọi người thường chú ý đến lương, thưởng và các chi phí hiển thị khác của nhân viên.
Vì vậy, một khi giảm chi phí, đầu tiên bị sa thải là những người có chi phí cao, ví dụ như kỹ sư, nhân viên cấp cao, v.v…
Nhưng điều này có thể dẫn đến việc sa thải những người thực sự có giá trị, giảm chi phí và tăng hiệu quả trở thành giảm chi phí và tăng “cười”.
Thực tế, chi phí nhân sự không phải từ việc doanh nghiệp trả lương cao hay thấp để đánh giá chi phí, mà từ giá trị mà nhân viên đóng góp cho doanh nghiệp.
Nhân lực là vốn, không phải là chi phí. Không nên sa thải nhân viên trừ khi không còn cách khác.
Làm thế nào để tránh lãng phí tài năng? Điều quan trọng nhất là quản lý có thể biết người, dùng người một cách khéo léo, tận dụng tối đa ưu điểm của nhân viên, đặt người thích hợp vào vị trí thích hợp.
Mỗi người đều có đặc điểm và sở trường riêng, nhiệm vụ của người quản lý không phải là thay đổi con người, mà là phát huy điểm mạnh của từng người, từ đó tăng cường hiệu suất tổng thể của tổ chức.
Giảm phúc lợi, bỏ qua chi phí quản lý
Khi giảm chi phí, nhiều doanh nghiệp đầu tiên nghĩ đến việc cắt giảm phúc lợi của nhân viên.
Ví dụ, cắt giảm kỳ nghỉ có lương, cắt giảm phụ cấp nhà ở và đi lại, hủy bỏ xe đưa đón, hủy bỏ nhà ăn… Cuối cùng, khiến nhân viên mất lòng, hiệu suất cũng không cải thiện.
Sao lại vậy?
Theo lý thuyết tâm lý học “aversion to loss”, đại ý là so với việc nhận được một cái gì đó, việc mất một cái gì đó càng khó chấp nhận. Bạn nhặt được 100 nghìn đồng trên đường, có thể bạn sẽ không cảm thấy quá vui mừng, nhưng nếu 100 nghìn đồng bạn nhặt được bị mất, bạn sẽ cảm thấy rất buồn.
Đối với nhân viên cũng vậy. Công ty đột nhiên hủy bỏ phúc lợi, có thể gây ra một chuỗi phản ứng tâm lý cho nhân viên, hậu quả là, giảm chi phí cũng giảm hiệu suất.
Thực tế, khi doanh nghiệp cắt giảm phúc lợi của nhân viên, thường sẽ tăng thêm “chi phí quản lý không nhìn thấy”.
Bạn cắt giảm phụ cấp đi lại, nhân viên bán hàng sẽ giảm tần suất thăm khách, và việc xin thanh toán chi phí đi lại cũng sẽ tăng thêm nhiều chi phí quản lý.
Jack Ma từng kể về một ví dụ: Nhiều năm trước, Alibaba có một phúc lợi dành cho nhân viên làm việc qua giờ, họ có thể ăn tối miễn phí tại công ty. Nhưng vấn đề là làm sao biết nhân viên thực sự đang làm thêm giờ? Vì vậy, công ty quy định: Nhân viên cần làm thêm giờ phải nộp đơn xin làm thêm cho lãnh đạo bộ phận, sau khi lãnh đạo bộ phận phê duyệt xong, sẽ cấp cho nhân viên một vé ăn tối.
Cách làm này thực sự tiết kiệm được “chi phí ăn tối miễn phí cho những người không làm thêm giờ”, nhưng rõ ràng đã tăng thêm nhiều chi phí ẩn cần phải trả để thực hiện hệ thống này.
Sau đó, Alibaba đã hủy bỏ quy định này, mặc dù mỗi năm chi phí ăn tối làm thêm giờ tăng thêm 100 triệu đồng, nhưng tiết kiệm được nhân công và thời gian, không chỉ dừng lại ở 100 triệu đồng.
Đây mới chính là giảm chi phí và tăng hiệu quả thực sự. Những gì có thể nhìn thấy đều là tiền nhỏ, những gì không nhìn thấy mới là tiền lớn. Thay vì xây dựng các quy định phức tạp để quản lý nhân viên, hãy tinh gọn quy định, tin tưởng nhân viên, như vậy tiết kiệm được chi phí quản lý sẽ vượt xa khả năng lãng phí có thể xảy ra.
Vì tin tưởng, nên đơn giản; vì đơn giản, nên hiệu quả.
“Phong trào” tăng hiệu suất
Những doanh nghiệp khác biến giảm chi phí và tăng hiệu suất thành “chiến dịch”. Thường là cuối năm tính toán, phát hiện chi phí tăng lên, lợi nhuận giảm xuống, bắt đầu hô hào giảm chi phí và tăng hiệu suất, không ngừng tổ chức các chiến dịch. Chiến dịch đến thì sôi nổi, chiến dịch qua thì để lại đống đổ nát.
Những người dưới không hiểu sâu sắc về giảm chi phí và tăng hiệu suất, trên bảo gì, họ làm theo, dần dần trở thành hình thức chủ nghĩa, biểu diễn cho người trên xem.
Ví dụ, sếp nói muốn tăng hiệu suất nhân viên, anh ta liền cuồng làm thêm giờ, bất kể công việc đã hoàn thành chưa, yêu cầu tất cả mọi người đều làm thêm giờ.
Kết quả, mọi người bắt đầu làm việc theo kiểu “diễn”, sếp không đi tôi cũng không đi, mỗi người đều làm việc chậm chạp, nhìn thì bận rộn, nhưng hiệu suất không tăng lên cơ bản.
Các hành động tăng lên, nhưng kết quả không thay đổi, đây chính là hành động giả tạo, chính là hình thức chủ nghĩa.
Trọng hình thức, không trọng kết quả thực sự, chỉ làm tăng nội lực trong tổ chức, tác hại đối với công ty là rất lớn.
Kết luận
Kết luận lại: Vấn đề lớn nhất trong việc giảm chi phí và tăng hiệu suất là thực hiện một loạt các hành động giả tạo. Hành động giả tạo không giải quyết được vấn đề thực sự. Doanh nghiệp muốn thực sự vượt qua khó khăn, phải giảm chi phí thực sự, tăng hiệu suất thực sự.
Từ khóa:
- Giảm chi phí
- Tăng hiệu suất
- Giảm lãng phí
- Quản lý nhân sự
- Hành động giả tạo