Hiệu quả và vui vẻ trong các cuộc họp
Cách để tổ chức cuộc họp hiệu quả và vui vẻ
Tham gia vào các cuộc họp không phải lúc nào cũng là một trải nghiệm tích cực. Nhiều người cảm thấy việc tham gia vào những cuộc họp không cần thiết hoặc kém hiệu quả là một sự lãng phí thời gian. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Harvard Business School, CEO của các công ty lớn trung bình phải tham dự 37 cuộc họp mỗi tuần, chiếm đến 72% thời gian làm việc của họ. Điều này cho thấy rằng, dù chúng ta có thích hay không, các cuộc họp đóng một vai trò quan trọng trong quản lý và hợp tác nhóm.
/meeting.jpg” />
Google, một trong những công ty sáng tạo nhất thế giới, đã chứng minh rằng các cuộc họp có thể trở thành công cụ hiệu quả nếu được tổ chức đúng cách. Trong cuốn sách “Reinventing the Company”, CEO Google Eric Schmidt đã chia sẻ về cách đội ngũ quản lý của họ đã đạt được sự đồng lòng trong việc ra quyết định về việc ký kết hợp đồng với AOL. Qua 6 tuần liên tục họp hàng ngày, họ đã phân tích kỹ lưỡng vấn đề và cuối cùng đi đến quyết định đúng đắn.
Tám nguyên tắc cho cuộc họp hiệu quả
- Người ra quyết định hoặc chủ trì cuộc họp: Cần có một người chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp và đảm bảo mục tiêu được thực hiện.
- Chủ động thực hiện: Người ra quyết định phải chủ động trong việc tổ chức cuộc họp, từ việc lập kế hoạch đến thông báo về mục tiêu và chương trình nghị sự.
- Xác định người tham gia: Đảm bảo rằng những người tham gia có đủ thông tin và chuẩn bị trước cuộc họp.
- Đơn giản hóa: Cuộc họp nên dễ dàng hủy bỏ nếu mục tiêu không rõ ràng hoặc không đạt được mục tiêu đề ra.
- Kích thước nhóm: Giới hạn số lượng người tham gia để đảm bảo mọi người đều có cơ hội góp ý.
- Tham gia đầy đủ: Mỗi người tham gia cần tập trung vào cuộc họp mà không bị phân tâm bởi các nhiệm vụ khác.
- Thời gian: Đảm bảo cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
- Không sử dụng thiết bị điện tử: Tắt máy tính và điện thoại để tập trung vào cuộc họp.
Bốn nguyên tắc giao tiếp trong cuộc họp
- Phân bổ thời gian nói chuyện đều: Đảm bảo rằng mỗi người có thời gian nói không quá 2 phút.
- Nâng cao khả năng nhận biết xã hội: Hiểu và tôn trọng cảm xúc của người khác thông qua ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu.
- Tạo an toàn tâm lý: Tạo môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến.
- Nhận thức về tầm quan trọng của công việc: Khuyến khích mọi người dấn thân và đóng góp tích cực.
Qua các nguyên tắc trên, chúng ta có thể thấy rằng, việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường sự hợp tác và quyết định chính xác hơn.
Từ khóa
- Hiệu quả trong cuộc họp
- Giao tiếp trong cuộc họp
- Tổ chức cuộc họp
- Quyết định trong cuộc họp
- Google và quản lý