Tại sao khen ngợi nhân viên là trách nhiệm của người quản lý?
Tại sao khen ngợi nhân viên và đội nhóm là trách nhiệm của người quản lý?
Nhà quản trị học nổi tiếng đã từng nói: “Tình cảm là động lực sản xuất hàng đầu”. Trong công việc, những trạng thái tinh thần tốt thường giúp chúng ta thể hiện mình xuất sắc hơn. Là sếp (hoặc người quản lý), làm thế nào để sử dụng những trạng thái tinh thần tích cực để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên?
Hiệu ứng Hawthorne: Khen ngợi thay vì chỉ trích hoặc bỏ qua
Đầu tiên, đừng nghĩ rằng mọi người đều là người trưởng thành nên không cần những lời khen như trẻ em. Một bài viết trên trang web World Manager cho biết: “Người ta cần sự khen ngợi nhiều hơn họ tưởng tượng. Sự công nhận và khẳng định mang lại hiệu quả tích cực, giúp nhân viên trở nên tốt hơn.”
Chúng ta thường nghĩ rằng người lớn phải tự giác và kỷ luật như máy móc, nhưng thực tế, chúng ta thường bị chi phối bởi tình cảm, trả giá cho tình cảm, và cũng được tình cảm thúc đẩy và khích lệ. Vì vậy, những nhà lãnh đạo giỏi thường là những người có thể kích thích tình cảm tích cực và giảm bớt tình cảm tiêu cực.
Để chứng minh quan điểm này, hãy cùng xem xét một thí nghiệm do nhà tâm lý học Hawthorne thực hiện. Ông đã mời một nhóm tình nguyện viên và chia họ thành 4 nhóm để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Hawthorne áp dụng các thái độ khác nhau đối với 4 nhóm, và kết quả cho thấy, dù là cùng một nhiệm vụ, 4 nhóm đã thể hiện rất khác nhau:
- Nhóm 1 (nhóm được khen ngợi): Sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ nhận được sự khuyến khích và khen ngợi.
- Nhóm 2 (nhóm bị chỉ trích): Dù kết quả ra sao, họ luôn bị chỉ trích gay gắt sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ.
- Nhóm 3 (nhóm bị bỏ qua): Họ không nhận được bất kỳ phản hồi nào, không có khen ngợi hay chỉ trích.
- Nhóm 4 (nhóm kiểm soát): Hoàn toàn bị cách ly với 3 nhóm còn lại và không nhận được bất kỳ đánh giá nào sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Kết quả của thí nghiệm là:
- Nhóm 4 (nhóm kiểm soát) có hiệu suất thấp nhất, trong khi nhóm 1 (nhóm được khen ngợi) có hiệu suất cao nhất.
- Thời gian càng kéo dài, hiệu suất của nhóm 1 (nhóm được khen ngợi) càng tăng lên ổn định.
- Dù không bằng nhóm 1, hiệu suất của nhóm 2 (nhóm bị chỉ trích) vẫn cao hơn so với nhóm 3 (nhóm bị bỏ qua).
Đây chính là hiệu ứng Hawthorne, nó cho thấy: “Việc đánh giá kịp thời về kết quả công việc có thể củng cố động lực làm việc và thúc đẩy hiệu suất. Việc khen ngợi mang lại hiệu quả tốt hơn so với chỉ trích, và chỉ trích lại tốt hơn so với không có bất kỳ đánh giá nào.”
Làm thế nào để sử dụng tình cảm tích cực giúp nhân viên nâng cao năng lực chiến đấu?
Brian Tracy, tác giả của cuốn sách “Eat That Frog!”, đã đưa ra 25 lời khuyên về quản lý để giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc, trong đó có “thường xuyên khen ngợi nhân viên” và “chúc mừng thành công”. Ví dụ, “trong cuộc họp định kỳ, bạn có thể bắt đầu bằng cách chỉ ra những cá nhân đã đạt được thành tích xuất sắc gần đây, và dẫn dắt mọi người cùng vỗ tay nhiệt liệt chúc mừng họ.”
Bên cạnh đó, Brian Tracy nhấn mạnh rằng “không nên chỉ trích nhân viên”. Ông cho rằng: “Bất kỳ bình luận tiêu cực nào, dù công bằng đến đâu, cũng sẽ làm giảm động lực làm việc của nhân viên, khiến họ cảm thấy không an toàn và lo lắng.” Nguyên nhân sâu xa của điều này là hiệu ứng chi phí chìm. Theo Brian Tracy, “đừng lãng phí quá nhiều năng lượng vào những việc đã xảy ra, mà hãy tập trung vào những gì bạn có thể làm ngay bây giờ.”
Tại sao khen ngợi nhân viên và đội nhóm là trách nhiệm của người quản lý?
Khen ngợi là một phương pháp quản lý hiệu quả hơn so với chỉ trích. Đầu tiên, phương pháp này có chi phí thấp và lợi ích cao. Tất cả các nhà quản lý đều là những người kinh doanh, và người kinh doanh trước hết cần cân nhắc về hiệu suất và chi phí. Từ góc độ chi phí, khen ngợi nhân viên là một cách quản lý có chi phí cực kỳ thấp nhưng lợi ích lại rất cao. Còn từ góc độ hiệu suất, tình cảm tích cực giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc, vốn là một phần của hiệu suất công việc.
Vì vậy, những nhà quản lý thông minh sẽ tính toán kỹ lưỡng về vấn đề này. Tuy nhiên, nếu chỉ khen ngợi vì mục đích khen ngợi, thì ý nghĩa của việc khen ngợi sẽ bị mất đi. Cơ sở của việc khen ngợi là sự nhất quán. Vậy sự nhất quán là gì? Sự nhất quán bao gồm hiệu quả truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới, mục tiêu rõ ràng trong việc hợp tác, và tầm nhìn chung trong nỗ lực chung. Nói cách khác, sự nhất quán là hiểu rõ điều quan trọng nhất mà mọi người đang hướng tới.
Khi một nhà quản lý hiểu và công nhận mục tiêu và cách làm việc của nhân viên, họ sẽ cảm thấy những kết quả đạt được là quý giá. Điều này không chỉ giúp nhà quản lý phát hiện ra những điểm mạnh của nhân viên, mà còn khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy những hành động và cách làm việc tốt. Qua thời gian, những điểm mạnh này sẽ ngày càng được mở rộng, và năng lực của nhân viên sẽ dần được nâng cao. Nhà quản lý, trong quá trình này, đã góp phần quan trọng vào sự phát triển của nhân viên.
Bên cạnh đó, khen ngợi còn giúp giảm thiểu sự đối kháng trong giao tiếp. Theo nghiên cứu “Hiệu ứng vị trí” của Đại học Bang California, “chỉ có 20-25% thông tin từ cấp trên được cấp dưới hiểu và nắm bắt đúng, trong khi thông tin phản hồi từ dưới lên không vượt quá 10%, và hiệu suất giao tiếp ngang hàng đạt 90% trở lên.” Điều này cho thấy hiệu ứng vị trí tồn tại trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, gây ra những rào cản trong giao tiếp. Những rào cản này có thể dẫn đến sự không hiểu và không đồng ý, từ đó tạo ra sự đối kháng. Việc khen ngợi giúp giảm bớt những sự đối kháng này, vì nó thể hiện sự công nhận và hiểu biết của nhà quản lý, đồng thời thể hiện mong muốn “giao tiếp ngang hàng”. Ít ai có thể từ chối sự chân thành này, và nó chắc chắn sẽ giảm bớt sự đối kháng trong giao tiếp.
Văn hóa doanh nghiệp khuyến khích: Bắt nguồn từ lãnh đạo
Văn hóa doanh nghiệp, đơn giản là hệ thống giá trị và tư duy chung của tổ chức. Ví dụ, “văn hóa Alibaba” là hệ thống giá trị chung mà tất cả nhân viên Alibaba tạo ra và chia sẻ, là nền tảng tinh thần gắn kết mọi người. Jack Ma từng nói: “Bạn phải dùng văn hóa và giá trị để quản lý những người tài năng, để họ tin tưởng vào những gì họ đang làm.” Điều này cho thấy vai trò quan trọng của văn hóa và giá trị trong quản lý.
Ở Trung Quốc, do ảnh hưởng của văn hóa truyền thống và môi trường xã hội, vai trò của nhà lãnh đạo trong việc hình thành văn hóa doanh nghiệp là quyết định. Giáo sư Ning Xiangdong của Đại học Tsinghua đã từng nói: “Tôi luôn nghĩ rằng trong các doanh nghiệp Trung Quốc, do vị trí độc đáo và ảnh hưởng mạnh mẽ của người lãnh đạo, cộng thêm tư duy ‘lấy trên làm gương’, văn hóa doanh nghiệp chính là văn hóa của người lãnh đạo, là văn hóa của hệ thống.”
Xã hội là bản chất cơ bản của con người, một nhà lãnh đạo tham lam không thể nuôi dưỡng được một nhân viên hy sinh, và ngược lại, một nhà lãnh đạo thường xuyên khen ngợi nhân viên và đội nhóm sẽ tự nhiên truyền tải tư tưởng khuyến khích và hỗ trợ. “Văn hóa không thể tồn tại độc lập, nó thể hiện qua hành vi của các thành viên trong tổ chức.” Khi nhà lãnh đạo dùng hành động khen ngợi để thể hiện sự ủng hộ và khuyến khích, họ đang dùng hành động của mình để truyền tải văn hóa doanh nghiệp. Dần dần, một văn hóa khuyến khích và hỗ trợ sẽ được hình thành từ trên xuống dưới trong Ban quản lý cấp cao.
Theo Tsujino Koichiro, cựu Chủ tịch Google Nhật Bản, văn hóa hỗ trợ lẫn nhau là một trong những đặc điểm văn hóa độc đáo của Google. Nhà lãnh đạo giỏi trong việc khen ngợi, đội nhóm giỏi trong việc khuyến khích, và đồng nghiệp giỏi trong việc hỗ trợ lẫn nhau, đây là một văn hóa doanh nghiệp rất tích cực và tiến bộ. Đối với nhà lãnh đạo, sức mạnh lãnh đạo lớn nhất là khả năng nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ, và văn hóa doanh nghiệp khuyến khích và hỗ trợ lẫn nhau có ảnh hưởng tích cực và mạnh mẽ đến hiệu suất này.
Kết luận
Nhà tâm lý học và triết gia William James đã từng nói: “Khát vọng mạnh mẽ nhất của con người là được người khác công nhận.” Khen ngợi kích thích tiềm năng vô hạn của nhân viên, từ đó tạo ra giá trị lớn hơn. Hãy thử sử dụng ngôn ngữ khen ngợi và chờ đợi những hiệu ứng kỳ diệu theo sau, đây chính là ý nghĩa của hiệu ứng Hawthorne. Cuối cùng, không hề phóng đại khi nói rằng khen ngợi nhân viên và đội nhóm là trách nhiệm của người quản lý.
Từ khóa:
- Khen ngợi
- Hiệu ứng Hawthorne
- Quản lý
- Văn hóa doanh nghiệp
- Động lực làm việc