Cách hiểu và nâng cao hiệu suất làm việc thông minh

Cách hiểu và nâng cao hiệu suất làm việc thông minh

Sự chăm chỉ vẫn rất quan trọng, nhưng sự chăm chỉ thông minh mới là chìa khóa. Nỗ lực mù quáng mà không suy nghĩ kỹ lưỡng chỉ dẫn đến sự tiêu tốn năng lượng của bản thân.

Gần đây, tôi đã được một người bạn khởi nghiệp mời tư vấn về quản lý nội bộ cho công ty của anh ấy. Trong cuộc trao đổi, tôi nhận thấy sự thay đổi đáng kể ở anh ấy – từ một người chậm rãi, bình tĩnh trở thành một người luôn cảm thấy thời gian cấp bách. Anh ấy nói rằng mình bị khách hàng, ngân hàng và nhân viên “ép” phải nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề, thậm chí muốn biến 1 ngày thành 2 ngày sử dụng.

Tôi đùa rằng: “Anh như vậy thì dưới quyền anh khó mà làm việc được.” Anh ấy trả lời: “Thật không có cách nào khác. Nhân viên chưa đủ khả năng, nhiều việc tôi gọi điện thoại là xong, họ lại mất cả buổi vẫn không giải quyết được.”

Tuy nhiên, tôi khuyên anh ấy rằng: “Việc anh giải quyết nhanh chóng các vấn đề chỉ mang lại hiệu quả ngắn hạn. Thực chất, anh đang dùng sự chăm chỉ chiến thuật để che giấu sự thiếu sót trong chiến lược.”

Hiểu lại khái niệm về hiệu suất

Nhiều người thường liên hệ hiệu suất với tốc độ, cho rằng càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên, đây không phải là cách hiểu chính xác. Hiệu suất thực sự là tỷ lệ giữa kết quả đạt được và nguồn lực bỏ ra. Công thức toán học đơn giản là:

Hiệu suất = Kết quả hữu ích / Chi phí đầu vào

Để nâng cao hiệu suất, chúng ta cần tăng kết quả đồng thời giảm chi phí. Ví dụ, khi một giám đốc giải quyết các vấn đề mà nhân viên nên xử lý, tốc độ có thể nhanh hơn, nhưng điều này không có nghĩa là hiệu suất cao hơn, vì thời gian của giám đốc quý giá hơn so với nhân viên.

Hiểu về điểm hiệu suất, đường hiệu suất và mặt hiệu suất

Chúng ta có thể phân loại hiệu suất thành ba mức độ:

• Điểm hiệu suất: Hiệu suất của từng cá nhân hoặc vị trí cụ thể.
• Đường hiệu suất: Hiệu suất của quy trình, liên kết các vị trí lại với nhau.
• Mặt hiệu suất: Hiệu suất tổng thể của tổ chức, sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực.

Về tầm quan trọng, mặt hiệu suất > đường hiệu suất > điểm hiệu suất. Việc tập trung quá nhiều vào điểm hiệu suất mà bỏ qua đường và mặt hiệu suất sẽ dẫn đến tình trạng “sử dụng sự chăm chỉ chiến thuật để che giấu sự thiếu sót trong chiến lược”.

Cách nâng cao hiệu suất thực sự

Để nâng cao hiệu suất, chúng ta cần tuân theo ba bước:

1. Lập kế hoạch: Xác định hướng đi, quyết định những việc nên làm và không nên làm. Một quyết định tốt cần phù hợp với xu hướng, mang lại giá trị cao và có tác động lâu dài.
2. Quản lý quá trình: Sau khi quyết định, chúng ta cần quản lý quá trình thực hiện, tập trung vào việc sử dụng hiệu quả ba nguồn lực chính: thông tin, thời gian và con người.
3. Đánh giá kết quả: Cuối cùng, hãy đánh giá lại kết quả để rút kinh nghiệm, xác định những gì nên tiếp tục, dừng lại hoặc cải thiện.

Kết luận

Chăm chỉ vẫn quan trọng, nhưng sự chăm chỉ thông minh mới là chìa khóa. Hãy tập trung vào việc nâng cao hiệu suất tổng thể, không chỉ là hiệu suất cá nhân. Bằng cách đó, chúng ta có thể tạo ra giá trị lâu dài và phát triển bền vững.

Từ khóa:

• Hiệu suất
• Chăm chỉ thông minh
• Quản lý thời gian
• Điểm hiệu suất
• Mặt hiệu suất