Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả: Lời Khuyên Từ Peter Drucker
Nếu bạn là một nhà quản lý, có thể bạn luôn cảm thấy thời gian không đủ dùng. Thay vì ước mơ một ngày có 36 giờ, điều quan trọng hơn là thay đổi cách bạn nhìn nhận và sử dụng thời gian. Hãy cùng tìm hiểu những nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả từ “cha đẻ” của quản trị hiện đại, Peter Drucker.
1. Ghi Chép Thời Gian Thực Tế
Để hiểu rõ thời gian đang được sử dụng như thế nào, chúng ta cần bắt đầu bằng việc ghi chép thời gian. Cách này đã được áp dụng từ giữa thế kỷ 20 trong quản lý khoa học, đặc biệt là đối với công việc lao động chân tay. Ngày nay, phương pháp này chưa được áp dụng rộng rãi cho công việc của người lao động trí óc, đặc biệt là các nhà quản lý. Tuy nhiên, việc ghi chép thời gian thực tế là bước đầu tiên để nâng cao hiệu quả làm việc.
Các nhà quản lý hiệu quả thường tự ghi chép thời gian hoặc nhờ trợ lý giúp đỡ. Điều quan trọng là phải ghi chép ngay khi sự kiện xảy ra, không nên ghi nhớ sau đó. Việc ghi chép liên tục và định kỳ xem xét sẽ giúp bạn phát hiện những “trôi dạt” trong việc sử dụng thời gian, từ đó điều chỉnh kịp thời.
2. Loại Bỏ Những Công Việc Không Cần Thiết
Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian là loại bỏ những công việc không cần thiết. Bạn cần đặt câu hỏi: “Nếu tôi không làm việc này, hậu quả sẽ như thế nào?” Nếu câu trả lời là “không có hậu quả gì,” thì việc đó nên được ngừng lại. Nhiều nhà quản lý dành thời gian cho các hoạt động mà họ không thích và không giỏi, như tham gia các bữa tiệc, hội nghị, hoặc ngồi trong các ủy ban. Những hoạt động này thường không mang lại giá trị gì cho tổ chức hoặc cá nhân.
Ví dụ, một CEO từng nhận ra rằng ít nhất 1/3 các bữa tiệc anh ấy tham dự không cần thiết, và đôi khi anh ấy còn không được chào đón. Anh ấy chỉ được mời vì phép lịch sự, nhưng anh ấy vẫn tham dự. Điều này không chỉ lãng phí thời gian của anh ấy, mà còn gây khó khăn cho người tổ chức. Vì vậy, học cách nói “không” với những yêu cầu không cần thiết là một kỹ năng quan trọng.
3. Phân Chia Công Việc Cho Người Khác
Sau khi loại bỏ những công việc không cần thiết, bước tiếp theo là phân chia những công việc mà người khác có thể làm tốt. Bạn cần tự hỏi: “Những công việc nào trong danh sách của tôi có thể được giao cho người khác?” Ví dụ, nhiều cuộc họp và chuyến công tác có thể được giao cho nhân viên trẻ hơn, những người có thể làm tốt hơn do họ ít mệt mỏi hơn và thích nghi nhanh hơn với môi trường mới.
Việc phân chia công việc không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn giúp nhân viên của bạn phát triển kỹ năng. Đừng coi việc này là “ủy quyền” theo nghĩa thông thường, mà hãy coi đó là cách tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của tổ chức.
4. Giảm Thiểu Thời Gian Lãng Phí Của Người Khác
Ngoài việc quản lý thời gian của bản thân, nhà quản lý cũng cần giảm thiểu thời gian lãng phí của người khác. Một cách đơn giản để làm điều này là hỏi trực tiếp nhân viên: “Có công việc nào của tôi đang làm lãng phí thời gian của bạn không?” Ví dụ, một phó tổng giám đốc tài chính từng nhận ra rằng các cuộc họp do anh ấy tổ chức thường kéo dài quá lâu, gây lãng phí thời gian của mọi người. Sau khi điều chỉnh cách tổ chức họp, anh ấy đã giảm đáng kể thời gian họp mà vẫn đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin.
Bằng cách lắng nghe phản hồi từ nhân viên, bạn có thể điều chỉnh cách làm việc của mình để tránh lãng phí thời gian của người khác. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc, mà còn tăng cường sự hợp tác và tin tưởng trong đội ngũ.
Kết Luận
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để đạt được thành công trong công việc. Bằng cách ghi chép thời gian thực tế, loại bỏ những công việc không cần thiết, phân chia công việc cho người khác, và giảm thiểu thời gian lãng phí của người khác, bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình và tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng, thời gian là tài nguyên quý giá nhất, và nếu không quản lý nó tốt, bạn sẽ không thể quản lý bất cứ thứ gì khác.
Từ khóa:
- Quản lý thời gian
- Hiệu quả làm việc
- Ghi chép thời gian
- Phân chia công việc
- Giảm thiểu lãng phí