Bí quyết giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc

Bí quyết giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc

Giao tiếp là một yếu tố không thể thiếu và cực kỳ quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là khi họ rơi vào chế độ kiểm soát đơn phương, nghĩa là luôn cho rằng “tôi đúng, bạn sai”. Điều này không chỉ gây ra hiểu lầm mà còn cản trở việc trao đổi thông tin và đạt được sự đồng lòng.

1. Nói những gì đối phương có thể hiểu

Hãy cùng xem một câu chuyện minh họa:

Trên con đường núi, một chiếc xe hơi từ từ tiến lại gần. Bên đường, bên cạnh ngôi chùa, một vị tiểu hòa thượng giơ cao tấm biển với dòng chữ “Hãy quay đầu là bờ” và hét lên: “Thưa quý khách, hãy nhìn!”. Người trẻ tuổi ngồi trong xe cười mỉa và chửi: “Đồ ngốc!” rồi phóng nhanh đi. Vài giây sau, tiếng kêu thê thảm và âm thanh của chiếc xe rơi xuống vang lên…

Đến tối, trong phòng thiền, vị tiểu hòa thượng hỏi sư phụ: “Thưa sư phụ, liệu có nên viết ‘Cầu phía trước đã hỏng’ thì tốt hơn không?”

Câu chuyện này cho thấy, hiệu quả của giao tiếp phụ thuộc vào phản ứng của đối phương. Nếu đối phương không phản hồi hoặc không hiểu được lời nói của bạn, giao tiếp đó coi như vô ích, dù bạn có lý đến đâu. Vì vậy, nguyên tắc đầu tiên của giao tiếp hiệu quả là phải đứng ở góc độ của đối phương và sử dụng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu.

2. Hiệu quả quan trọng hơn lý lẽ

Một câu nói nổi tiếng từ lớp học NLP (Lập trình ngôn ngữ tư duy) của giáo viên Đới Chí Cường đã để lại ấn tượng sâu sắc với tôi: “Hiệu quả quan trọng hơn lý lẽ”. Điều này cũng áp dụng rất tốt trong giao tiếp.

Ví dụ, chồng yêu cầu vợ mua bánh mì về khi tan sở, nhưng vợ đã quên. Cuộc đối thoại sau đó diễn ra như sau:

Như bạn thấy, ngôn ngữ của chúng ta thường dựa trên nhận thức và ngữ cảnh cá nhân. Trong tình huống giao tiếp, điều quan trọng là bạn phải đặt mình vào vị trí của đối phương. Giao tiếp phụ thuộc vào phản hồi của đối phương, vì vậy điểm tập trung của bạn nên là đối phương chứ không phải bản thân.

Trong ví dụ trên, chồng thực tế chỉ muốn nói rằng anh ấy cảm thấy thất vọng vì vợ không mua bánh mì. Nếu anh ấy thay đổi cách diễn đạt: “Em à, anh thấy em hôm nay rất mệt mỏi, nhưng anh vẫn hơi thất vọng vì không có bánh mì. Hay là chúng ta cùng đi mua nhé?”, điều này sẽ dễ dàng tạo ra sự đồng lòng hơn.

Giao tiếp không có đúng hay sai, chỉ có hiệu quả hay không hiệu quả. Dù bạn nói đúng đến đâu cũng không có ý nghĩa nếu đối phương không nhận được thông điệp bạn muốn truyền đạt. Do đó, hiệu quả quan trọng hơn lý lẽ, đây là nguyên tắc thứ hai của giao tiếp.

3. Bốn yếu tố của giao tiếp không bạo lực

Sách “Giao tiếp không bạo lực” đề cập đến bốn yếu tố chính của giao tiếp không bạo lực:

• Quan sát: Mô tả khách quan sự việc mà không thêm ý kiến chủ quan. Ví dụ, nhân viên đến muộn là một sự thật bạn quan sát được, còn “anh ta là người lười biếng” là nhận xét của bạn.
• Cảm xúc: Biểu đạt cảm xúc thay vì suy nghĩ. Ví dụ, “Hành động của bạn khiến tôi cảm thấy bất an” là cảm xúc, trong khi “Tôi nghĩ bạn không yêu tôi nữa” là suy nghĩ.
• Nhu cầu: Nêu rõ nhu cầu dẫn đến cảm xúc. Chỉ trích hoặc phê bình thường ẩn chứa mong muốn chưa được đáp ứng. Thay vì chỉ trích, hãy trực tiếp nói về nhu cầu của bạn để người khác có thể phản hồi tích cực.
• Yêu cầu: Đề xuất càng rõ ràng, khả năng thực hiện càng cao. Khi giao tiếp, 70% là cảm xúc, 30% là nội dung. Khi đưa ra yêu cầu, hãy chú ý đến giọng điệu để tránh bị hiểu lầm là mệnh lệnh.

Theo định luật giao tiếp của Herabern, ngôn ngữ chỉ chiếm 7% trong giao tiếp, giọng điệu chiếm 38%, và cử chỉ chiếm 55%. Kiểm soát và sử dụng cảm xúc một cách khéo léo, kết hợp với giao tiếp không bạo lực, là nguyên tắc thứ ba của giao tiếp hiệu quả.

4. Ba chiều giao tiếp trong môi trường làm việc

Tại Alibaba, có một câu nói nổi tiếng: “Giao tiếp với cấp trên cần can đảm, giao tiếp với đồng nghiệp cần chân thành, giao tiếp với cấp dưới cần tâm huyết.”

a. Giao tiếp với cấp trên cần can đảm

Khi giao tiếp với cấp trên, hãy tránh hỏi ngay lập tức khi gặp vấn đề hoặc hỏi về những chi tiết nhỏ. Giao tiếp với cấp trên nên tập trung vào ba hướng:

1. Thật sự không hiểu, cần hỏi ý kiến. Sử dụng câu hỏi đóng để mô tả rõ vấn đề, đảm bảo cấp trên và bạn hiểu vấn đề giống nhau.
2. Sử dụng câu hỏi gợi mở. Hỏi về hiệu quả, ý nghĩa và giá trị. Ví dụ, khi được yêu cầu tổ chức đón tiếp khách hàng, đừng hỏi ngay về địa điểm khách sạn, mà hãy hỏi khách hàng này quan trọng như thế nào.
3. Dẫn dắt quan điểm thông qua câu hỏi. Ví dụ, nếu bạn muốn cấp trên tăng ngân sách cho một hoạt động, bạn có thể hỏi: “Nếu tăng thêm ngân sách, liệu công việc có được cải thiện không?”

b. Giao tiếp với đồng nghiệp cần chân thành

Giao tiếp giữa các đồng nghiệp cần xem xét yếu tố “đồng cảm”. Không có mối quan hệ quyền lực hay mệnh lệnh giữa các đồng nghiệp, mà là mối quan hệ cộng tác. Để tạo ra sự đồng cảm và đạt được sự đồng lòng, mục tiêu cuối cùng là đạt được lợi ích chung. Những câu nói như “Chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp rồi”, “Đã thông báo rồi”, hoặc “Chúng ta chờ xem lãnh đạo quyết định thế nào” không phải là giao tiếp, mà là tranh cãi.

c. Giao tiếp với cấp dưới cần tâm huyết

Giao tiếp với cấp dưới cần có tâm huyết, nghĩa là bạn phải yêu thương họ. Như câu nói nổi tiếng của cựu hiệu trưởng Trường Đại học Hoa Trung Quốc: “Các bạn có thể chọn yêu hoặc không yêu thầy cô, nhưng thầy cô chỉ có thể chọn yêu hoặc yêu nhiều hơn các bạn, vì chỉ có như vậy mới làm tốt nhiệm vụ giảng dạy.”

Quản lý cũng vậy, người quản lý chỉ có thể chọn yêu hoặc yêu nhiều hơn nhân viên, để làm tốt công việc quản lý. Khi giao tiếp với cấp dưới, đừng chỉ tập trung vào việc phân công nhiệm vụ hay ra lệnh, mà hãy giải thích rõ lý do tại sao cần làm việc đó. Nếu chỉ nói “làm gì” mà không nói “tại sao”, nhân viên sẽ nghi ngờ tính hợp lý của công việc và mất động lực. Nếu chỉ nói “làm gì” mà không nói “làm thế nào”, hiệu suất của nhân viên sẽ giảm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Ngoài ra, người quản lý cần biết cách đặt câu hỏi từ góc độ hỗ trợ, sử dụng phong cách hỏi theo kiểu huấn luyện viên. Nguyên tắc của hỏi theo kiểu huấn luyện viên bao gồm:

• Tránh hỏi những câu mang tính chỉ trích.
• Sử dụng câu hỏi gợi mở.
• Xem xét tính cách của người được hỏi.

Hãy nhớ rằng, khi bị chỉ trích, nhân viên thường chỉ nhớ những lời đầu tiên, sau đó họ sẽ tìm cách phản bác. Đây là “Định luật Porter” của nhà tâm lý học Anh. Hãy trở thành người hỏi một cách trung lập, bạn có thể phản đối quan điểm của đối phương, nhưng không nên chỉ trích họ.

Kết luận

Tóm lại, giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc đòi hỏi:

1. Giao tiếp dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau, vì vậy hãy nói những gì đối phương có thể hiểu.
2. Mục đích của giao tiếp là đạt được sự đồng lòng, vì vậy hiệu quả quan trọng hơn lý lẽ.
3. Không để cảm xúc trở thành rào cản trong giao tiếp, người lớn cần biết kiểm soát và sử dụng cảm xúc một cách khéo léo.
4. Giao tiếp với cấp trên cần can đảm, giao tiếp với đồng nghiệp cần chân thành, giao tiếp với cấp dưới cần tâm huyết.

Từ khóa:

• Giao tiếp hiệu quả
• Đồng cảm
• Hiểu biết lẫn nhau
• Cảm xúc
• Quản lý