Phản hồi trong quản lý nhóm: Chìa khóa để cải thiện hiệu suất

Phản hồi trong quản lý nhóm: Chìa khóa để cải thiện hiệu suất

Trong quản lý nhóm, chúng ta thường gặp phải những khó khăn sau:

• Nhân viên mới vào công ty với nhiệt huyết cao, nhưng sau một thời gian chỉ cần đạt mức trung bình là đủ.
• Nhân viên có ý kiến cá nhân nhưng ít khi bày tỏ, không chủ động giao tiếp với cấp trên, chỉ làm theo chỉ đạo.
• Nhân viên có kỹ năng tốt nhưng quản lý dự án lộn xộn, không viết chú thích cho mã nguồn, dù đã nhắc nhở nhiều lần vẫn không cải thiện.

Những hiện tượng này xuất phát từ đâu? Chúng ta có thể trách doanh nghiệp hoặc nhân viên, nhưng điều quan trọng nhất là khả năng phản hồi của người quản lý. Phản hồi là quá trình mà thông qua đó, chúng ta có thể điều chỉnh hành vi dựa trên kết quả đầu ra, tạo thành một vòng lặp khép kín.

1. Tại sao phản hồi lại quan trọng?

Các nhà tâm lý học đã thực hiện một thí nghiệm nổi tiếng về cách phản hồi của giáo viên ảnh hưởng đến thành tích học tập của học sinh. Trong thí nghiệm này, một lớp học được chia thành ba nhóm, mỗi nhóm nhận được các loại phản hồi khác nhau:

• Nhóm 1: Nhận phản hồi hàng ngày trong 8 tuần đầu, sau đó không nhận phản hồi trong 8 tuần tiếp theo.
• Nhóm 2: Nhận phản hồi hàng tuần trong suốt 16 tuần.
• Nhóm 3: Không nhận phản hồi trong 8 tuần đầu, sau đó nhận phản hồi hàng ngày trong 8 tuần tiếp theo.

Kết quả cho thấy:

• Nhóm 1: Thành tích giảm sau khi không còn nhận phản hồi.
• Nhóm 2: Thành tích tăng đều đặn.
• Nhóm 3: Thành tích tăng mạnh sau khi bắt đầu nhận phản hồi hàng ngày.

Điều này chứng minh rằng phản hồi liên tục và kịp thời giúp cải thiện hiệu suất. Giống như khi luyện ném bóng rổ, nếu không nhìn thấy kết quả sau mỗi lần ném, chúng ta sẽ khó cải thiện. Ngược lại, nếu luôn biết mình đã ném đúng hay sai, chúng ta sẽ nhanh chóng tiến bộ.

2. Muốn làm tốt phản hồi, cần vượt qua bốn thách thức

Phản hồi tưởng chừng là việc nhỏ, nhưng nếu không cẩn thận, nó có thể gây ra nhiều vấn đề trong quản lý. Ví dụ, khi chỉ ra lỗi của nhân viên, rất dễ làm hỏng mục tiêu mong muốn. Hãy xem ví dụ sau:

Một chủ cửa hàng mới mở gặp phải lỗi trong tờ rơi quảng cáo. Khi phát hiện, ông đã gọi quản lý cửa hàng và phê bình gay gắt, hỏi tại sao lại xảy ra lỗi. Mục đích là muốn quản lý tự kiểm điểm và cải thiện. Tuy nhiên, quản lý cảm thấy sợ hãi và tìm cách giải thích, dẫn đến cuộc đối thoại trở nên căng thẳng và không mang lại kết quả.

Để làm tốt phản hồi, chúng ta cần vượt qua bốn thách thức:

1. Chỉ phản hồi về kết quả, không phản hồi về hành vi: Chúng ta thường chỉ đánh giá kết quả cuối cùng mà bỏ qua hành vi dẫn đến kết quả đó. Điều này khiến nhân viên không biết cách cải thiện.
2. Chỉ phản hồi chính thức, bỏ qua phản hồi không chính thức: Phản hồi không chỉ là lời nói, mà còn bao gồm thái độ, cử chỉ, thậm chí là sự im lặng. Nếu chỉ tập trung vào phản hồi chính thức, chúng ta có thể bỏ sót nhiều thông tin quan trọng.
3. Chỉ phản hồi tiêu cực, thiếu phản hồi tích cực: Phản hồi tích cực giúp nhân viên giữ vững tinh thần, trong khi phản hồi tiêu cực giúp họ nhận ra lỗi. Tuy nhiên, nếu chỉ có phản hồi tiêu cực, nhân viên có thể bị áp lực và mất động lực.
4. Phản hồi thỉnh thoảng và chậm trễ, thiếu phản hồi liên tục và kịp thời: Phản hồi chỉ được đưa ra thỉnh thoảng hoặc sau một thời gian dài sẽ không hiệu quả bằng việc phản hồi ngay lập tức và liên tục.

3. Cách nâng cao kỹ năng phản hồi

Để sử dụng phản hồi hiệu quả, chúng ta cần:

1. Quan sát phản hồi sau phản hồi: Nhân viên phản ứng thế nào sau khi nhận phản hồi? Họ có cải thiện không? Điều này giúp chúng ta đánh giá chất lượng của phản hồi.
2. Phân tích mô hình phản hồi: Chúng ta có đang phản hồi liên tục và kịp thời không? Có đang tập trung vào hành vi cụ thể không? Việc phân tích mô hình phản hồi giúp chúng ta tìm ra điểm yếu và cải thiện.
3. Luyện tập phản hồi dựa trên sự thật: Thay vì chỉ đưa ra nhận xét, hãy tập trung vào những sự thật cụ thể mà bạn quan sát được. Điều này giúp tránh gây tổn thương và làm cho phản hồi dễ dàng được chấp nhận hơn.

Tóm tắt

Phản hồi là một công cụ quản lý quan trọng, giúp cải thiện hiệu suất của nhóm. Để sử dụng hiệu quả, chúng ta cần vượt qua bốn thách thức: tập trung vào hành vi, chú ý đến phản hồi không chính thức, cân bằng giữa phản hồi tích cực và tiêu cực, và đảm bảo phản hồi liên tục và kịp thời. Ngoài ra, chúng ta cần quan sát phản hồi sau phản hồi, phân tích mô hình phản hồi, và luyện tập phản hồi dựa trên sự thật.

Từ khóa:

• Phản hồi
• Quản lý nhóm
• Hiệu suất
• Kỹ năng phản hồi
• Phản hồi kịp thời