Việc xác định thứ tự trong công việc quan trọng như thế nào, và có những thứ tự nào? Khi bạn trở thành một người lãnh đạo, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều áp lực và thách thức. Ví dụ, không thể thực hiện được dự án mới, công việc thực hiện không đúng, cãi nhau với người khác, v.v. Thực tế, nhiều vấn đề xuất hiện do thứ tự làm việc bị sai lệch.
Hôm nay, chúng ta cùng thảo luận về chủ đề này.
### 1. Kinh doanh: Trước là bắt chước, sau mới sáng tạo
Rất nhiều người khi bắt đầu một dự án kinh doanh mới, thường nghĩ rằng họ đang đối mặt với những vấn đề duy nhất, nên họ muốn tạo ra một sự đột phá lớn để gây ấn tượng mạnh mẽ. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các vấn đề đều đã được giải quyết trước đó và có những phương pháp hiệu quả.
Để đạt được hiệu suất cao hơn và nhanh chóng có kết quả, cách tốt nhất là học hỏi từ người khác. Đặc biệt là khi môi trường không thuận lợi, không có nhiều thời gian để thử nghiệm. Vì vậy, bạn cần quan sát và học hỏi từ kinh nghiệm thành công của người khác để rút ngắn lộ trình phát triển của mình.
Nhiều người nổi tiếng trong lĩnh vực của họ đều là những chuyên gia trong việc “bắt chước”. Ví dụ, Steve Jobs đã mô phỏng thiết kế của nhiều sản phẩm Apple từ Braun. Ông không ngần ngại trích dẫn câu nói nổi tiếng của Picasso: “Những nghệ sĩ xuất sắc thì sao chép, những nghệ sĩ vĩ đại thì ăn cắp.” Vì vậy, khi bạn chưa đủ mạnh, đừng e dè việc bắt chước. Bạn đang đứng trên vai những người đi trước để tiếp thu kinh nghiệm và trí tuệ của họ trong một khoảng thời gian ngắn. Sau khi có nền tảng vững chắc, bạn có thể bắt đầu sáng tạo và tạo ra con đường riêng của mình.
### 2. Công việc: Trước lên kế hoạch, sau mới hành động
Tại sao nhiều người lại không đạt được hiệu quả công việc? Cũng vì họ đã đảo ngược thứ tự. Có câu “Có kế hoạch thì thành công, không có kế hoạch thì thất bại.” Khi làm việc, bạn phải lên kế hoạch trước, sau đó mới hành động.
Dĩ nhiên, khả năng thực thi là điều tốt, nhưng nếu không có suy nghĩ sâu sắc, chỉ có khả năng thực thi mà không có tư duy sâu rộng, bạn sẽ chỉ làm mọi thứ loạn xạ, bỏ ra rất nhiều công sức nhưng không đạt được kết quả mong đợi, trở thành việc làm vô nghĩa.
Stephen Covey trong cuốn sách “The Seven Habits of Highly Effective People” (Bảy thói quen của người thành đạt) nói rằng: “Bất kỳ điều gì cũng cần hai lần sáng tạo, một là trong đầu, một là thực hiện.” Trên thực tế, phần lớn mọi người đều quen với việc giảm bớt thời gian cho quá trình đầu tiên này và nhanh chóng bước vào quá trình thứ hai. Kết quả là thiếu kế hoạch, dẫn đến thất bại trong công việc.
Là một nhà quản lý, bạn cần dành nhiều thời gian hơn cho quá trình đầu tiên này. Nếu một nhân viên bình thường làm sai, tác động có thể không lớn. Nhưng nếu bạn không suy nghĩ rõ ràng và đưa ra quyết định mù quáng, ảnh hưởng sẽ lan rộng đến toàn bộ đội ngũ. Vì vậy, hãy luôn nhớ rằng phải lên kế hoạch trước, sau đó mới hành động. Thành công cũng có thể được lập kế hoạch.
### 3. Thực thi: Trước hoàn thành, sau mới hoàn hảo
Như đã đề cập, khi làm việc, bạn cần lên kế hoạch trước, sau đó mới hành động. Nhưng khi bạn đã có hướng đi rõ ràng hoặc sếp yêu cầu bạn thực hiện công việc, hãy đảm bảo rằng bạn hoàn thành công việc trước, sau đó mới hoàn thiện.
Nhiều người đã đảo ngược thứ tự này. Khi sếp hỏi bạn đã làm gì, bạn trả lời rằng bạn mới bắt đầu. Khi hỏi tại sao bạn mới bắt đầu, bạn nói rằng bạn đã dành thời gian để hoàn thiện một chi tiết nhỏ, và bạn muốn làm cho nó thật đẹp.
Thực tế, trong quá trình thực hiện, hoàn thành quan trọng hơn hoàn hảo, hành động quan trọng hơn hành động chính xác. Thay vì dành thời gian để hoàn thiện, hãy nhanh chóng thực hiện công việc, sớm đạt được kết quả, thậm chí nếu công việc chưa hoàn hảo cũng không sao. Thời gian còn lại có thể dùng để cải thiện dần dần.
Hiện nay, không còn là thời đại “cá lớn nuốt cá bé”, mà là “cá nhanh nuốt cá chậm”. Tốc độ chính là hiệu suất. Bạn phải bắt đầu trước, sau đó mới điều chỉnh. Trong quá trình hành động, liên tục thử nghiệm, phản hồi, điều chỉnh, bạn sẽ dần giải quyết được các vấn đề.
Như Mao Trạch Đông đã nói trong “Chiến lược chiến tranh cách mạng Trung Quốc”: “Đọc sách là học tập, sử dụng là học tập. Và đó là học tập quan trọng hơn. Thường không phải là học xong rồi mới làm, mà là làm rồi mới học, làm chính là học.”
Vì vậy, hãy bắt đầu thực hiện, trong quá trình thực hiện, liên tục học hỏi và cải tiến, tìm ra con đường đúng đắn. Điều này quan trọng hơn việc dừng lại, tiêu hao năng lượng vô ích.
### 4. Giao tiếp: Trước giải quyết cảm xúc, sau giải quyết vấn đề
Khi bạn trở thành người quản lý, bạn sẽ phải giao tiếp với người khác, và điều này không tránh khỏi mâu thuẫn. Nếu thứ tự không đúng, không chỉ không giải quyết được mâu thuẫn, mà còn có thể làm tình hình tồi tệ hơn.
Một số nhà quản lý trong trường hợp bất ngờ hoặc tình huống khẩn cấp, do thói quen hoặc do tự vệ, họ thường làm điều đầu tiên là phân định đúng sai, sau đó hỏi:
“Đây là trách nhiệm của ai?” “Sao anh lại ngu thế, việc nhỏ này cũng không làm được?” “Còn có thể làm việc không? Không thể làm thì biến đi!”
Họ nổi giận, mắng nhân viên, thậm chí tấn công nhân viên.
Einstein từng nói: “Bạn không thể sử dụng tư duy tạo ra vấn đề để giải quyết vấn đề.” Nổi giận chính là tạo ra vấn đề, làm cho tình hình thêm tồi tệ.
Trong quá trình giao tiếp, bạn cần chú ý đến thứ tự, trước giải quyết cảm xúc, sau giải quyết vấn đề.
#### 1. Giải quyết cảm xúc của bản thân
Chỉ trích người khác không có ích. Không chỉ vấn đề hiện tại không được giải quyết, mà còn tạo ra nhiều vấn đề mới.
Vì vậy, nhà quản lý đầu tiên phải buông bỏ sự phân định đúng sai, buông bỏ những việc đã xảy ra, không nên truy cứu trách nhiệm, mà cần trở lại trạng thái lý trí. Sau khi giải quyết xong tình huống bất ngờ, hãy quay lại kiểm tra xem vấn đề xuất phát từ đâu và tìm cách tránh lặp lại lỗi tương tự.
#### 2. Giải quyết cảm xúc của người khác
Trong một số trường hợp cụ thể, khi nhân viên có cảm xúc, giao tiếp cũng không hiệu quả. Vì vậy, bạn cần giải quyết cảm xúc của nhân viên trước.
#### 1. Đồng cảm
Bạn cần thay đổi góc nhìn, hiểu cảm nhận của họ, không coi họ như một công cụ vô cảm.
#### 2. Nghe
Bạn cần lắng nghe những khó khăn khách quan mà họ gặp phải và quan điểm của họ về vấn đề.
#### 3. Đồng thuận
Bạn cần hỏi nhu cầu của họ, đồng thời đưa ra quan điểm của bạn, cuối cùng đạt được sự đồng lòng.
Hãy nhớ, giải quyết vấn đề khi mang theo cảm xúc chỉ làm cho vấn đề nghiêm trọng hơn. Trước tiên giải quyết cảm xúc, sau đó mới đối mặt với vấn đề, mới có thể thực sự giải quyết được vấn đề.
### 5. Đánh giá lại: Trước có dữ liệu, sau mới phản hồi
Khi trở thành người lãnh đạo, bạn sẽ phải đánh giá lại công việc của nhân viên. Nhưng nhiều nhà quản lý khi đánh giá lại, nhân viên không chấp nhận, thậm chí còn cãi nhau với họ.
Nguyên nhân cũng vì bạn chưa nắm bắt được thứ tự. Đánh giá lại nhân viên, bạn cần có dữ liệu trước, sau đó mới phản hồi.
Nếu bạn trực tiếp phản hồi với nhân viên rằng họ không đủ năng lực, nhưng không có dữ liệu cụ thể để chứng minh, nhân viên sẽ không chấp nhận.
Dữ liệu là gì? Đó là bạn thông báo cho họ mục tiêu mà cả hai bên đã thống nhất trong quý này, và họ cũng đồng ý. Trong quá trình thực hiện, bạn đã kiểm tra họ, phát hiện ra vấn đề của họ, và có ghi chép về việc hướng dẫn họ. Bạn đã hướng dẫn họ, nhưng họ không hoàn thành, từ báo cáo kết quả cho thấy, họ còn xa mới đạt được mục tiêu. Theo kết quả, bạn cho rằng khả năng của họ chưa đạt yêu cầu.
Cách này rõ ràng thuyết phục hơn, vì bạn không nói suông, không đưa ra nhận xét tùy tiện, mà đã thực hiện nhiều công việc tiền chuẩn bị, có dữ liệu, có cơ sở thực tế.
Rất nhiều khi, phản hồi của bạn với nhân viên không được chấp nhận, vì dữ liệu của bạn không đầy đủ. Mục tiêu của họ không rõ ràng, làm tốt hay không cũng thiếu tiêu chuẩn đo lường, đánh giá cũng không rõ ràng. Trong quá trình này, bạn cũng không có ghi chép về việc hướng dẫn. Nếu vậy, họ sẽ không công nhận phản hồi của bạn.
Vì vậy, bạn phải có dữ liệu trước, sau đó mới phản hồi. Phản hồi cũng có hai mặt.
#### 1. Phản hồi về sự kiện
Đó là bạn phản ánh về kết quả công việc của họ, thể hiện quan điểm chân thật của bạn. Bạn có hài lòng với công việc của họ không? Bạn đồng ý với những khía cạnh nào? Họ còn thiếu ở những khía cạnh nào?
#### 2. Phản hồi điều chỉnh
Phản hồi điều chỉnh là tìm ra khoảng cách giữa mong muốn và thực tế, bạn mong muốn họ điều chỉnh theo hướng nào, bạn mong muốn họ thay đổi ở những khía cạnh nào.
Khi bạn có dữ liệu trước, sau đó phân tích, thay vì đưa ra phán đoán trước, họ có khả năng cao sẽ chấp nhận phản hồi của bạn và liên tục cải thiện, từ đó nâng cao trình độ của họ.
Cuối cùng, tóm tắt lại, khi trở thành người lãnh đạo, nhiều công việc đều có thứ tự. Thứ tự không đúng, tất cả đều trở nên vô nghĩa.
**Từ khóa:**
– Thứ tự công việc
– Sáng tạo
– Kế hoạch
– Hoàn thiện
– Cảm xúc