Quản lý Năng lượng: Cách để Kiểm soát Thời gian và Năng lượng của Bạn
Bạn có đang kiểm soát được thời gian và năng lượng của mình?
Những năm gần đây, tôi đã sử dụng phương pháp phân chia thời gian theo bốn mục tiêu quan trọng và khẩn cấp để quản lý thời gian của mình. Tuy nhiên, tôi thường đặt câu hỏi: “Điều gì mới thực sự quan trọng?”
Nhớ lại những khóa học về “Bảy Tập quán của Người Thành Công Hiệu Quả” mà tôi từng tham gia, giáo viên sẽ đưa ra một số hòn đá lớn và cát nhỏ, sau đó mời các học viên lên diễn tả cách để nhét tất cả hòn đá và cát vào chai.
Liệu nên cho cát vào trước rồi mới đến hòn đá lớn? Hay là ngược lại? Bạn thông minh sẽ chọn đặt hòn đá lớn vào trước. Đúng vậy!
Giáo viên đã so sánh những hòn đá lớn với những việc quan trọng trong cuộc sống. Việc đặt chúng vào trước nghĩa là những việc khẩn cấp cần được ưu tiên. Nhưng hiện tại, tôi bắt đầu nghi ngờ về bài học này.
Trong thực tế, mỗi công việc đều có thể coi là một hòn đá lớn. Khi không còn chỗ cho hòn đá nào nữa, ta chỉ còn cách từ bỏ. Thôi thì hãy chơi với cát (điện thoại) đã.
Tôi đã từng viết một danh sách việc cần làm hàng ngày dài dằng dặc… Nhưng khi kiểm tra vào sáng hôm sau, tỷ lệ hoàn thành thường dưới 50%. Điều này hoàn toàn phù hợp với quy luật của “Luật Hậu Thế Đắc”, tức là “bất kỳ công việc nào bạn làm cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.”
Trải qua những suy nghĩ sâu sắc, tôi quyết định bắt đầu kế hoạch quản lý năng lượng của mình.
Bước 1: Chấp nhận bản thân mình là người bình thường, thời gian là có hạn
Hãy chấp nhận rằng bạn không thể hoàn thành mọi thứ. Ví dụ như việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nếu bạn chỉ có thể dành nhiều thời gian hơn cho cuộc sống, hãy chấp nhận điều đó. Không nên đòi hỏi quá nhiều.
Bước 2: Cân nhắc lại thời gian dành cho từng loại công việc
Tôi đã nâng tỷ lệ thời gian dành cho những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp lên 40%. Tôi cũng phân loại thời gian theo thể chất, tư duy, ý chí và tình cảm, giống như trong cuốn sách “Quản lý Năng lượng”.
Ví dụ như tập luyện, tôi kiên trì tập cùng huấn luyện viên và chơi tennis. Tại sao không tự tập? Chi phí tăng lên một chút, nhưng giảm thiểu rủi ro chấn thương và không có cơ hội để lười biếng…
Đọc sách cũng vậy. Mỗi tháng, tôi chi 500 nghìn đồng để đọc các tác phẩm của những chuyên gia hàng đầu thế giới. Việc này giúp tôi rèn luyện tư duy và ổn định tâm trạng. Tất nhiên, có lúc đọc sách không hấp dẫn, tôi lại muốn cầm điện thoại…
Đừng lo lắng, không chỉ bạn, tôi cũng thường xuyên như vậy. Hãy đổi sách nếu cuốn hiện tại không thu hút bạn.
Bước 3: Giảm thiểu thời gian dành cho những việc không quan trọng và không khẩn cấp
Tránh xa những người không mang lại năng lượng tích cực; tránh xa những cuộc trò chuyện làm tăng cảm giác lo lắng; tránh xa những nhóm tụ tập để than vãn…
Tôi rất đồng ý với quan điểm trong cuốn sách “Bốn Ngàn Tuần”: “Cuộc đời chỉ có bốn ngàn tuần, hãy chấp nhận giới hạn của cuộc sống và lựa chọn cách sống mà bạn muốn.”
Bước 4: Đặt ưu tiên và tìm kiếm sự hỗ trợ
Khi làm việc, tôi thường làm những công việc mà mình giỏi nhất trước, ví dụ như thu thập thông tin, phân tích dữ liệu. Sau đó, mới tiếp tục với những công việc khó khăn khác, như làm PPT…
Ngoài ra, việc bị sếp phê bình hoặc nghe đồng nghiệp tán gẫu là điều thường xuyên xảy ra. Những điều này coi như là “tiếng ồn”. Tôi sẽ “đeo tai nghe” để giảm thiểu tiếng ồn, tập trung vào công việc. Khi công việc được hoàn thành tốt, tiếng ồn cũng giảm đi.
Tuy nhiên, việc chặn tiếng ồn có thể khiến công việc nhiều hơn. Khi đó, hãy đánh giá xem nên nhờ sự hỗ trợ của đội nhóm hay công cụ để nâng cao hiệu suất, hay là im lặng và chấp nhận?
Bước 5: Tạo thời gian thư giãn và tái tạo năng lượng
Để tận hưởng sự thư giãn thực sự, hãy tránh xa điện thoại. Thay vào đó, hãy đi dạo, thiền định, chụp ảnh, vẽ tranh, viết nhật ký…
Bây giờ, tôi dành 30 phút mỗi ngày để đi dạo. Khi trở lại công việc, tôi thường cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, tôi còn thường xuyên ghi chú lại những ý tưởng, giúp quan sát tinh tế hơn và tư duy linh hoạt hơn…
Qua việc thực hành có chủ đích, thời gian sử dụng điện thoại của tôi đã giảm xuống còn khoảng 3,5 giờ mỗi ngày. Tôi lại cảm thấy mình đang kiểm soát được năng lượng của mình.
Hiện tại, bài viết này chính là sản phẩm mà tôi đã dành ra 2 giờ từ những thời gian không quan trọng và không khẩn cấp để hoàn thành.
Cảm giác “kiếm lại” thời gian này thật tuyệt vời!
Tóm lại, nếu theo dõi bốn mục tiêu quan trọng và khẩn cấp, thời gian của tôi hiện tại được phân bổ như sau:
- Quan trọng và không khẩn cấp: 40%
- Quan trọng và khẩn cấp: 30%
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: 20%
- Không quan trọng và không khẩn cấp: 10%
Bạn thì sao?
Từ khóa:
- Quản lý thời gian
- Năng lượng cá nhân
- Quan trọng và khẩn cấp
- Quyết định từ bỏ
- Chuyên môn hóa