Những nhà quản lý xuất sắc không “che ô”?

Quản lý hiệu quả: Không chỉ là việc che chắn cho đội nhóm

Trong quản lý, có một câu nói nổi tiếng: “Che chắn cho đội nhóm” hoặc “Trở thành lá chắn bảo vệ”. Một người quản lý xuất sắc cần bảo vệ đội nhóm khỏi các sự can thiệp, để họ có thể tập trung vào công việc của mình mà không phải lo lắng về áp lực từ các bên liên quan.

Nhưng điều gì xảy ra khi những người quản lý này thực sự trở thành “lá chắn” cho đội nhóm? Điều gì xảy ra nếu đội nhóm “đánh ướt giày”? Liệu việc trở thành “người che chắn” có thật sự tốt cho sự phát triển lâu dài của đội nhóm?

01 – Ý nghĩa của việc trở thành “lá chắn”

Theo sách “Quản lý cho doanh nghiệp khởi nghiệp” của Cedric Chin, vai trò của người quản lý là “tăng cường năng suất của đội nhóm”. Ông giải thích rằng một trong những cách để đạt được mục tiêu này là đóng vai trò như “lá chắn” hoặc “mái che”, để bảo vệ đội nhóm khỏi những bất định tự nhiên xảy ra trong quá trình hoạt động.

Các “bất định tự nhiên” này bao gồm các ưu tiên cạnh tranh từ các bên liên quan cấp cao, hoặc thông tin mới có thể làm phân tâm đội nhóm. Theo quan điểm của ông, đây không phải là điều gây tranh cãi, nhưng liệu việc trở thành “lá chắn” trong thời gian dài có đáng cân nhắc?

Điều này chủ yếu phụ thuộc vào “thời tiết”.

02 – Mưa nhẹ

Khi trời mưa nhẹ, bạn vẫn mở ô dù cho đội nhóm. Đội nhóm không bị ướt, nhưng họ rất tò mò về những gì bạn đang làm – đặc biệt là khi hạn chót đang đến gần và họ thực sự cần sự hỗ trợ thực tế.

Là người mở ô dù, bạn có đôi khi quá tập trung vào bầu trời? Bạn luôn lo lắng rằng “có vẻ sắp mưa”, trong khi quên mất rằng bạn nên giúp đỡ đội nhóm khi họ cần nhất.

Dù đội nhóm đã làm tốt công việc, nhưng thông tin bạn cung cấp cho người khác trong các cuộc họp mà họ không tham gia lại khiến họ cảm thấy bị tách biệt, có thể dẫn đến việc mất động lực. Do đó, cần tăng cường giao tiếp để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một tần số và không ai cảm thấy công việc của mình hoàn toàn tách biệt với tác động tổng thể của doanh nghiệp.

Theo Rebecca Fraser của Forbes, để công việc có ý nghĩa, mỗi thành viên trong đội nhóm cần:

Hiểu được ai sẽ được hưởng lợi từ công việc của họ (ngay cả khi ảnh hưởng vượt xa đóng góp của họ)
Tương tác với những người hưởng lợi
Cảm thấy mình là một phần của tập thể
Tin tưởng rằng đóng góp của họ “độc đáo và quan trọng”
Tìm kiếm và xác định ý nghĩa của công việc của họ

Đôi khi, người quản lý cố gắng bảo vệ đội nhóm khỏi những thách thức nhỏ, nhưng điều này có thể khiến cá nhân không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, không hiểu tác động của đóng góp của họ, từ đó giảm động lực.

03 – Cơn mưa lớn

Khi mưa lớn ập đến, mặc dù bạn đã kiên trì mở ô dù, đội nhóm vẫn bị ướt. Bởi vì trong thời tiết mưa nhẹ, bạn đã che chắn cho họ, nên họ không chuẩn bị cho cơn mưa lớn này.

Lúc này, đội nhóm cảm thấy bối rối và không an tâm, họ mong muốn được cảnh báo và chuẩn bị kỹ hơn.

Dù là người quản lý giỏi nhất trong việc “che chắn”, cũng không thể tránh khỏi việc đội nhóm bị mưa lớn dội vào. Khi đội nhóm bắt đầu cảm nhận được tác động, họ sẽ cảm thấy thiếu thông tin nền, bắt đầu nghĩ rằng họ bị lừa dối.

Nguồn gốc của những thay đổi này là gì? Tại sao mọi thứ không còn suôn sẻ nữa? Đáng buồn nhất, đội nhóm có thể cảm thấy người quản lý thiếu minh bạch, cho rằng hình ảnh mạnh mẽ mà họ thể hiện là giả tạo.

Ben Horowitz trong cuốn sách “Khó khăn trong việc khó khăn” mô tả lỗi phán đoán tương tự của mình khi là CEO trẻ tuổi: “Tôi nghĩ tôi nên thể hiện hình ảnh tích cực, lạc quan để khích lệ đội nhóm. Tôi hoàn toàn sai lầm.”

Mặc dù việc thể hiện vẻ mặt vui vẻ, lặp đi lặp lại rằng “Tất cả đều ổn” có vẻ như một hành động cao thượng, nhưng việc hoàn toàn phủ nhận môi trường đầy thách thức sẽ phá hủy niềm tin, khiến các thành viên trong đội nhóm cảm thấy tách biệt với thực tế mà tổ chức đang trải qua.

Chin giải thích rằng đây là một sự cân bằng tinh tế giữa hai cực: “Che giấu thông tin đến mức nào thì quá nhiều? Giới hạn nằm ở đâu?” Ông đề xuất quy tắc chung là, nơi nào có thể minh bạch, hãy minh bạch, trừ khi điều đó ảnh hưởng đến động lực của đội nhóm.

Nếu theo cách này, mọi thứ sẽ ổn, cho đến khi cơn mưa lớn biến thành cơn bão. Làm thế nào để duy trì động lực của đội nhóm khi vẫn giữ sự minh bạch?

04 – Bão tố

Khi gió càng lúc càng mạnh, ô dù bị thổi bay – sức mạnh của bão quá lớn để bạn có thể đối phó một mình, kết quả là đội nhóm bị phơi bày trước gió và mưa.

Đối với những đội nhóm mà người quản lý đã che chắn khỏi cơn mưa lớn nhất, đây chắc chắn là một đòn nặng. Quản lý đã không ngừng lấp đầy các lỗ hổng, khiến mọi người cảm thấy như một chuyến đi êm đềm. Trong thời tiết tốt, điều này có thể được gọi là “lãnh đạo xuất sắc”. Nhưng khi thời tiết thay đổi, việc này không thể tránh khỏi việc quá tải. Quản lý không thể chặn hết các lỗ hổng, chúng bắt đầu tràn vào.

Tình huống tồi tệ nhất là sức khỏe tinh thần của quản lý sụp đổ, đội nhóm cũng sụp đổ, bởi họ không chuẩn bị cho việc đột ngột bị phơi bày trước môi trường tự nhiên; tình huống tốt nhất là đội cứu hộ đến vào phút cuối, nhưng con đường hồi phục sẽ không thoải mái và dễ dàng.

05 – Có lựa chọn khác?

Nếu việc che chắn cho đội nhóm trong cơn mưa nhẹ là chấp nhận được, nhưng khi cơn bão đến, chiến lược này trở nên vô dụng, thì có lựa chọn nào khác?

Khi cơn bão đến, việc thay đổi đã quá muộn. Đội nhóm đang trải qua sự thiếu hụt thông tin về môi trường, họ gần như không biết được vấn đề đang dần nghiêm trọng hóa. Họ mong muốn được hỗ trợ, nhưng đã lâu rồi họ không có cơ hội làm điều đó, nên rất khó để thực hiện.

Luis Velasquez trong Harvard Business Review giải thích rằng quản lý “che chắn” khiến đội nhóm có thái độ “bị mất quyền lực”, điều này không tốt cho việc họ chuẩn bị cho khủng hoảng.

Tại giai đoạn này, cách tốt nhất là giao tiếp rõ ràng: Đã xảy ra điều gì? Chúng ta có thể làm gì để thay đổi? Bước tiếp theo là gì?

Ngược lại, hãy tưởng tượng một tình huống: Đội nhóm đã ướt giày khi mưa còn nhẹ. Họ đã tiếp xúc với môi trường, hiểu rõ về nền tảng và sẵn sàng đứng lên khi cơn bão đến. Khi cơn bão đến, đội nhóm sẽ đoàn kết, cùng nhau đối phó, mỗi người sẽ cố gắng lấp đầy các lỗ hổng và hoàn toàn tin tưởng rằng quản lý sẽ chia sẻ tiến trình và những khó khăn gặp phải, để họ có thể phản ứng phù hợp.

Điều này xảy ra vì trước thời điểm quan trọng này, quản lý không đóng vai trò “người che chắn”. Họ đã lọc thông tin tiếng ồn mà không hoàn toàn che chắn đội nhóm, đồng thời truyền đạt năng lượng cảm xúc để cung cấp thêm hỗ trợ.

06 – Điều này trông như thế nào?

Đối với những người quản lý vẫn bám víu vào “ô dù”, có ba cách để thoát khỏi nó và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho đội nhóm của mình.

1. Chia sẻ thông tin nền tảng ngay lập tức

Là người quản lý, bạn thường có tầm nhìn trước, nhìn thấy các chướng ngại vật phía trước. Điều này có nghĩa là bạn có thể chia sẻ thông tin cập nhật sau:

Vấn đề đang được giải quyết cùng với đội nhóm: “Hiện tại có một số rào cản pháp lý – tôi sẽ cập nhật bạn ngay.”
Người nào đang quan tâm đến công việc của họ: “Hôm qua khách hàng rất ấn tượng với những điều này, và đây cũng là những điểm họ đặt câu hỏi.”
Tác động của công việc: “Chúng tôi đã dành thêm thời gian để tạo ra câu chuyện đơn giản và rõ ràng hơn, kết quả rất tốt.”

2. Để họ tự lập

Bám víu vào “ô dù” của riêng mình thường giống như từ chối từ bỏ nhiệm vụ, đặc biệt là những nhiệm vụ cảm thấy “có rủi ro”. Chiến lược này chỉ khiến đội nhóm càng phụ thuộc vào bạn và không ai sẵn sàng thay thế.

Tìm cách thả dần và cung cấp phản hồi để điều chỉnh hướng đi, để đội nhóm có cơ hội đứng dậy, và mỗi người đều có thêm năng lượng.

3. Đặt câu hỏi, chứ không phải đưa ra câu trả lời

Một cách khác mà người quản lý bảo vệ đội nhóm là đưa ra giải pháp cho họ. Điều này chỉ củng cố thói quen xấu, vì nó không khuyến khích bất kỳ ai tư duy độc lập.

Thay vào đó, hãy đặt câu hỏi, xem người khác đưa ra giải pháp gì, bạn có thể phát hiện ra họ có những phương án thay thế mạnh mẽ hơn so với ý kiến của bạn: “Chúng ta gặp một số vấn đề. Mỗi người sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?”

Vì vậy, các quản lý, đã đến lúc vứt bỏ “ô dù” và phân phát “áo mưa” cho từng thành viên trong đội nhóm của bạn. Cho phép đội nhóm chuẩn bị cho cơn bão có thể là điều tốt nhất bạn có thể làm cho họ và sự nghiệp của chính mình.

Tóm tắt 5 từ khóa

Quản lý hiệu quả
Đội nhóm
Bảo vệ
Minh bạch
Tự lập