Thế giới của các dự án lớn
Bạn có thể đã nghe về những dự án lớn như công trình giao thông, phim bom tấn, sản phẩm mới, hoặc sự kiện lớn như Thế vận hội. Nếu bạn đã từng lãnh đạo một dự án như vậy, bạn có thể là một tài năng được nhiều tổ chức lớn săn đón. Ngay cả khi bạn không muốn lãnh đạo một dự án lớn, cuốn sách này cũng sẽ khiến bạn suy nghĩ, vì nó không chỉ đơn thuần nói về chi tiết kỹ thuật của quản lý dự án mà còn chia sẻ triết lý làm việc.
Nhớ lại thời thơ ấu, tôi thường thấy trên tin tức truyền hình về các dự án quan trọng của quốc gia nào đó, hoàn thành trước thời hạn nhờ sự cố gắng không mệt mỏi. Tôi đã nghĩ rằng nếu một dự án không thể hoàn thành sớm hơn dự kiến, thì bạn sẽ cảm thấy xấu hổ khi kể cho người khác nghe. Tôi đoán rằng kế hoạch của họ chắc chắn phải tính toán thêm vài ngày để đảm bảo hoàn thành trước thời hạn…
Nhưng thực tế, quan điểm của tôi hoàn toàn sai lầm, đó là sự thiên lệch nhận thức dễ dàng xảy ra.
Dự án lớn thường vượt quá ngân sách và thời gian dự kiến. Theo thống kê của tác giả Đan, trong khoảng thời gian từ 1910 đến 1988, ngân sách ban đầu của các dự án trên toàn thế giới thấp hơn ngân sách cuối cùng trung bình 28%. Và 9 trong số 10 dự án đều vượt quá ngân sách.
Thành công của các dự án lớn không chỉ phụ thuộc vào việc hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách, mà còn phụ thuộc vào lợi ích thực tế mang lại. Tác giả Đan đã phân tích rằng, các dự án lớn thường có xu hướng phân phối theo quy luật “quả dưa béo” (power-law distribution), nghĩa là tình huống cực đoan dễ xảy ra.
Một ví dụ điển hình là Dự án Kính viễn vọng James Webb, dự kiến hoàn thành trong 12 năm nhưng mất tới 19 năm và tốn kém hơn 450% so với dự kiến. Điều này cho thấy việc quản lý dự án lớn cần một chiến lược cụ thể và cẩn thận.
Một dự án thành công cần có kế hoạch cẩn thận trước khi bắt đầu thực hiện. Dự án Empire State Building là một ví dụ điển hình, với việc hoàn thành đúng thời hạn và vượt qua mọi khó khăn.
Mô đun hóa (modularity) là giải pháp tối ưu cho các dự án lớn. Mô đun hóa giúp phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ kiểm soát và quản lý. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả.
Những người lãnh đạo dự án lớn cần có tinh thần thợ thủ công (craftsmanship), không phải là tinh thần phiêu lưu (adventurer spirit). Điều này đòi hỏi sự kiên trì, cẩn thận và quản lý rủi ro hiệu quả.
Để hoàn thành một dự án lớn, cần có kế hoạch cẩn thận, quản lý rủi ro tốt và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. Đồng thời, việc chấp nhận từ chối một dự án không phù hợp cũng rất quan trọng.
Kết luận, làm nên một điều lớn lao không chỉ đòi hỏi kỹ năng chuyên môn mà còn đòi hỏi sự kiên nhẫn, sự cẩn thận và khả năng quản lý rủi ro hiệu quả.
Tóm tắt 5 từ khóa:
- Dự án lớn
- Mô đun hóa
- Thợ thủ công
- Quản lý rủi ro
- Phân chia dự án