Ngày hôm nay, chúng ta sẽ nói về một kỹ năng thực tế rất hữu ích. Trong công việc hàng ngày, tư duy có “phương pháp hệ thống” rất quan trọng. Nó giúp chúng ta suy nghĩ và hành động một cách có tổ chức, giảm thiểu công việc vô ích và tăng hiệu suất làm việc.

Tôi đã gặp nhiều chuyên gia trong sự nghiệp của mình, họ khác biệt với người bình thường ở khía cạnh tư duy hệ thống. Từ việc tạo bảng Excel đơn giản đến quản lý dự án với hàng chục hoặc hàng trăm người, “hệ thống” đều đóng vai trò quan trọng.

Tôi đã so sánh hai cách làm việc hiệu quả và kém hiệu quả (ảnh dưới).

Nhưng rốt cuộc, cái gì là hệ thống?

Hệ thống, đó là sự kết hợp của một loạt các phương pháp để đạt được mục tiêu cụ thể.

Chúng ta cần chú ý đến hai từ khóa: “mục tiêu” và “kết hợp”. Chúng là chỉ số quan trọng để xây dựng tư duy hệ thống. Muốn làm việc có tổ chức, suy nghĩ có hệ thống, hãy bắt đầu từ hai khía cạnh này.

Bước 1: Đảm bảo mục tiêu duy nhất

Đầu tiên, hãy nhớ rằng bất kỳ hệ thống nào cũng chỉ phục vụ cho một mục tiêu duy nhất. Nếu bạn không rõ mục tiêu của mình là gì, muốn như vậy lại muốn như thế kia, thì không thể xây dựng được tư duy hệ thống.

Điều này giống như việc xây một tòa nhà. Bạn muốn xây một tòa nhà cao tầng, nhưng giữa chừng lại muốn xây một ngôi nhà ba tầng, rồi sau đó lại muốn xây một căn hộ rộng lớn. Mỗi mục tiêu đều có một hệ thống hoàn toàn khác nhau, dẫn đến việc bỏ dở.

Đây chính là tình trạng mà chúng ta thường gặp phải trong công việc. Mục tiêu ban đầu không rõ ràng, nhiều mục tiêu lẫn lộn, không có thứ tự ưu tiên.

Khi có quá nhiều mục tiêu, chúng có thể mâu thuẫn với nhau. Tư duy hệ thống không thể xây dựng được vì mục tiêu ban đầu đã sai.

Ví dụ, bạn đang làm việc trong lĩnh vực truyền thông xã hội, và sếp yêu cầu bạn viết một bài báo nhằm tăng lượng người theo dõi, thúc đẩy bán hàng sản phẩm và tạo ra thảo luận từ người dùng…

Nếu phân tích kỹ, không có hệ thống nào có thể đáp ứng tất cả những mục tiêu này cùng một lúc. Phương pháp viết bài để tăng lượng người theo dõi và phương pháp viết bài để thúc đẩy bán hàng sản phẩm là hoàn toàn khác biệt. Muốn làm nhiều việc cùng một lúc, cuối cùng có thể không làm được gì.

Ví dụ khác, với sự phát triển của các nền tảng thương mại điện tử, khái niệm “hiệu quả kết hợp” đã trở nên phổ biến. Tôi đã thấy nhiều khách hàng từ nhiều ngành khác nhau nói rằng họ muốn làm “hiệu quả kết hợp”.

Làm thương hiệu và làm hiệu quả là hai hệ thống tư duy hoàn toàn khác nhau. Làm thương hiệu đòi hỏi thời gian, một quá trình chậm, trong khi làm hiệu quả đòi hỏi đầu tư tiền ngay lập tức để thấy kết quả.

Những khác biệt này dẫn đến việc các phương pháp hệ thống cũng khác biệt, thậm chí mâu thuẫn. Đó là lý do tại sao các nền tảng thương mại điện tử khó tạo ra thương hiệu thương mại điện tử. Việc tạo thương hiệu trong một môi trường đầy ưu đãi và phiếu giảm giá giống như hát opera trong chợ.

Như vậy, nếu mục tiêu ban đầu không rõ ràng, tư duy hệ thống tiếp theo sẽ hỗn loạn, nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa.

Trên thế giới không có một phương pháp nào có thể áp dụng cho mọi tình huống. Muốn xây dựng hệ thống tư duy hiệu quả, đầu tiên phải xác định mục tiêu của bạn, và mục tiêu đó chỉ có một.

Bước 2: Xây dựng sự kết hợp của phương pháp

Sau khi xác định mục tiêu, tiếp theo là xây dựng một sự kết hợp của các phương pháp để đạt được mục tiêu đó, đó chính là hệ thống.

Cụ thể như thế nào? Nhớ lấy 9 chữ: Phân chia bước, Xem xét tình huống, Xây dựng vòng lặp.

1. Phân chia bước

Trên thế giới, làm bất cứ điều gì cũng cần có thứ tự và ưu tiên.

Xây nhà phải vẽ bản thiết kế trước, sau đó mới đào móng, từ tầng một xây lên tầng trên; viết kế hoạch phải viết đề cương trước, sau đó chia thành các phần, rồi điền nội dung vào từng phần; làm bán hàng phải mở đầu, sau đó giới thiệu, cuối cùng mới hướng dẫn…

Bước, là linh hồn của tư duy hệ thống.

Điều này giống như tôi đã giải thích về tư duy logic trước đây, đó là tư duy “dẫn chứng”. Trước hết làm gì, sau đó làm gì, rồi làm gì, cuối cùng làm gì. Đảm bảo kết quả của mỗi bước đều là bước tiếp theo. Nếu bạn không thể tưởng tượng, hãy viết chúng ra giấy theo thứ tự.

Trong số các bước, quan trọng nhất là bước đầu tiên. Mọi việc đều khó khăn ở bước đầu tiên. Bước đầu tiên đúng, bước thứ hai và thứ ba sẽ tự nhiên diễn ra. Ngược lại, nếu bước đầu tiên sai, sau đó sẽ rối tung.

Làm thế nào để biết bước đầu tiên có đúng không?

Nhớ một quy tắc:

Nếu việc này không làm được, sẽ khiến tất cả các việc sau đó bị rối, thì việc này chính là bước đầu tiên đúng đắn.

Ví dụ, viết kế hoạch, bước đầu tiên đúng đắn nhất là lập đề cương, thay vì tìm tài liệu hoặc làm đẹp PPT. Ngay cả khi tìm tài liệu nhiều và vẽ PPT đẹp, nhưng ý kiến bạn muốn truyền đạt thiếu logic, thì kế hoạch đó thất bại.

Ví dụ khác, làm bán hàng, bước đầu tiên đúng đắn nhất là mở đầu, thay vì ngay lập tức quảng cáo sản phẩm. Vì nếu không xây dựng được niềm tin với khách hàng, mọi giới thiệu sản phẩm và ưu đãi giá cả sau đó đều không thể thực hiện.

Bạn có thể tham khảo suy nghĩ này, kết hợp với tình huống công việc của mình, tin rằng nó sẽ giúp bạn.

2. Xem xét tình huống

Một chuỗi các bước chỉ có thể hoàn thành một mục tiêu. Nhưng đôi khi chúng ta đối mặt với nhiều tình huống khác nhau, vì vậy cần có các kết hợp bước khác nhau.

Lúc này, hãy xem xét tình huống cụ thể, cụ thể hóa từng tình huống. Đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các tình huống, sau đó lập kế hoạch cho từng tình huống.

Ví dụ, mục tiêu lớn hiện tại là tổ chức một bữa tiệc bạn bè, cần chuẩn bị bữa tối tiếp đãi khách.

Vì vậy, bạn cần đi mua sắm vào buổi chiều. Loại món ăn tối, chính là một mục tiêu, nhưng dưới nhiều tình huống khác nhau. Ví dụ, tôi liệt kê ba tình huống sau:

Tình huống 1: Ăn tối bằng đồ ăn Trung Quốc;

Tình huống 2: Ăn tối bằng đồ ăn Tây;

Tình huống 3: Ăn tối bằng kiểu Nhật.

Những tình huống này, nhu cầu nguyên liệu, nơi mua sắm, kế hoạch mua sắm đều khác nhau. Khi đó, bạn cần lập kế hoạch cho từng tình huống, sau cùng đánh giá ra phương án phù hợp nhất (ảnh dưới):

Trong ảnh, theo chiều ngang chia theo tình huống là “Trung Quốc”, “Tây”, “Nhật”; theo chiều dọc chia theo bước là “Nhu cầu nguyên liệu”, “Nơi mua sắm”, “Kế hoạch di chuyển”, “Ước tính chi phí”.

Kết hợp theo chiều ngang và dọc, tạo thành một hệ thống tư duy đơn giản nhất “chuẩn bị cho bữa tối”.

Có thể thấy, bước đầu tiên tôi liệt kê là “Nhu cầu nguyên liệu”. Điều này tương ứng với việc trong tư duy hệ thống, bước đầu tiên quan trọng nhất. Vì khi chuẩn bị bữa tối, chỉ có xác định được sẽ ăn gì, mới có thể tiếp tục mua nguyên liệu, chuẩn bị và nấu ăn.

3. Xây dựng vòng lặp

Sau khi xây dựng các bước kết hợp dựa trên các tình huống khác nhau, hệ thống tư duy còn thiếu một yếu tố quan trọng: Xây dựng vòng lặp suy nghĩ của bạn.

Gọi là vòng lặp suy nghĩ vì khi bạn xây dựng một khung tư duy, bạn cần biết dùng chỉ số nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống.

Đó là ý nghĩa của việc “có đầu có cuối”.

Ví dụ, nhiều công ty internet đang áp dụng phương pháp làm việc “OKR” (mục tiêu – kết quả then chốt) để đánh giá hiệu quả.

Phân chia quy trình làm việc thành các phần có thể nhìn thấy và đo lường, để kiểm soát hiệu quả cuối cùng.

Ví dụ, chuẩn bị bữa tối, trong hệ thống tư duy này, mỗi tình huống ăn uống đều có thể phân chia thành các chỉ số kết quả then chốt, để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

Ví dụ, “Cho phép khách thưởng thức bữa tối Trung Quốc ngon nhất” là yêu cầu chính của tình huống A, sau đó áp dụng vào các bước cụ thể trong hệ thống, chỉ số kết quả then chốt là “chọn nguyên liệu”.

Sau đó, chúng ta mô tả bằng ngôn ngữ có thể nhìn thấy và đo lường (loại nguyên liệu từ 10 loại trở lên, nguyên liệu tốt nhất là tươi mới) để đảm bảo yêu cầu có thể thực hiện (ảnh dưới):

Điều này tạo thành một vòng lặp “kế hoạch – hành động – đánh giá”.

Ví dụ, “Đảm bảo tổng chi phí bữa tối nằm trong phạm vi hợp lý” là yêu cầu chính của tình huống C, sau đó áp dụng vào các bước hành động, cuối cùng là “ước tính chi phí” trở thành một chỉ số kết quả then chốt.

Chúng ta cũng mô tả bằng ngôn ngữ có thể nhìn thấy và đo lường (tổng chi phí không vượt quá 2000 nhân dân tệ, chi phí mỗi người không quá 300 nhân dân tệ) để xác định chỉ số hoàn thành (ảnh dưới):

Việc xác định chỉ số kết quả then chốt quan trọng như thế nào?

Đó là điều kiện quan trọng nhất để hệ thống tư duy hoạt động. Nhiều khi chúng ta tưởng tượng ra một loạt các phương pháp, nhưng cuối cùng khi áp dụng vào thực tế, phát hiện không thể thực hiện được, nguyên nhân chính là không có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng.

Nếu không có chỉ số kết quả then chốt để ràng buộc, mọi việc đều có thể làm theo cách này hoặc cách khác.

Nếu là một người thực hiện, có thể còn ổn, nhưng nếu là một nhóm, càng về sau càng rối, cuối cùng gây ra lãng phí tài nguyên không thể khắc phục.

Đó là lý do tôi thường nói rằng hệ thống của bạn không đủ vòng lặp.

Nhiều người lãnh đạo hay mắc lỗi này. Do thiếu kinh nghiệm thực tế, họ dễ dàng đưa ra quyết định mà không suy nghĩ kỹ, tưởng rằng đã xây dựng được một hệ thống phương pháp hoàn hảo, nhưng thực tế không thể áp dụng khi giao cho người khác thực hiện.

Đừng nghĩ rằng xây dựng được một hệ thống phương pháp đã xong, quan trọng hơn là xác định rõ chỉ số kết quả then chốt cho từng bước trong hệ thống, và đảm bảo mọi người hiểu và chấp nhận những kết quả này một cách không có tranh cãi.

Đóng cửa cuối cùng, đó mới là phương pháp tư duy hệ thống của một chuyên gia.