Mở đầu

Gần đây, trong quá trình trao đổi với nhiều doanh nhân, tôi nhận thấy rằng tâm điểm quan tâm của họ trong năm tới tập trung vào bốn chữ: Giảm chi phí, Tăng hiệu quả.

Khi mọi người nói về việc giảm chi phí và tăng hiệu quả, hầu hết đều tập trung vào việc so sánh giá để giảm chi phí mua hàng, khuyến khích nhân viên để giảm chi phí lao động, và nâng cao công nghệ mới để tăng năng suất sản xuất. Tuy nhiên, họ thường bỏ qua một loại chi phí ẩn – chi phí giao tiếp!

Ba câu chuyện nhỏ

Câu chuyện thứ nhất:

Một quản lý mua hàng đang báo cáo với sếp:

A công ty có giá trị tương xứng; chúng ta muốn mua một loạt sản phẩm chức năng tốt, mặc dù B công ty có các sản phẩm rất hoàn thiện, nhưng C công ty lại có dịch vụ hậu mãi đặc biệt tốt, D công ty…

Câu chuyện thứ hai:

Subordinate hỏi: “Quản lý, chúng ta nên làm gì để khách hàng cảm thấy hài lòng hơn?” Quản lý trả lời:

1. Bạn phải tự suy nghĩ trước đã, không thể hỏi tôi mọi vấn đề.
2. Tôi nghĩ bạn nên nghiên cứu cách mà IKEA đang làm.
3. Khi gặp vấn đề này, chúng ta cần suy nghĩ về điều gì tạo ra trải nghiệm cho khách hàng. Chúng ta cũng cần suy nghĩ về lý do tại sao khách hàng sẽ phản hồi tích cực…

Câu chuyện thứ ba:

Một quản lý đã chỉ trích một nhân viên trẻ sinh năm 1998. Ông ấy nói hơi nặng tay, khiến nhân viên tức giận và đòi từ chức. Ông ấy bị sốc, nhớ lại những khó khăn mà mình đã trải qua để đạt được vị trí hiện tại. Cuối cùng, nhờ sự can thiệp của sếp và bộ phận nhân sự, nhân viên này đã quyết định ở lại công ty.

Những vấn đề giao tiếp phổ biến

1. Giao tiếp thiếu logic, thiếu chi tiết: Loại giao tiếp này khiến người nghe cảm thấy mơ hồ, không rõ ràng. Người nghe sẽ không biết kết luận là gì, mục đích cuối cùng là gì, và không biết hành động tiếp theo là gì.
2. Giao tiếp thiếu tình cảm, lạnh lùng: Loại giao tiếp này không tạo động lực cho đội nhóm. Việc không có sự thay đổi trong ngữ điệu, không có biểu cảm, và không có sự hài hước sẽ khiến người nghe cảm thấy nhàm chán.
3. Giao tiếp thiếu phản hồi: Khi một vấn đề được nêu ra nhưng không có phản hồi, kết quả cuối cùng sẽ không đạt được. Nhiều người không theo dõi tiến trình và không đặt câu hỏi chi tiết.

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

Tăng cường EQ trong giao tiếp

Đầu tiên, hãy luôn chú ý đến giá trị cảm xúc của đối tác. Đừng cố gắng thay đổi cảm xúc của họ, mà hãy giúp họ tìm cách giải tỏa.

Thứ hai, hãy quan tâm đến cảm xúc nội tâm của họ. Đồng cảm và hiểu rõ cảm xúc của họ sẽ giúp tạo ra mối quan hệ sâu sắc hơn.

Thứ ba, hãy khen ngợi cụ thể. Một lời khen cụ thể sẽ tạo ra giá trị cảm xúc lớn hơn.

Cải thiện logic trong giao tiếp

Hãy phát triển tư duy hệ thống để hiểu rõ hơn về mối liên hệ giữa các yếu tố.

Hãy sử dụng bốn yếu tố cơ bản trong giao tiếp: luận điểm, kết luận, lý do, và hành động.

Hãy chú trọng đến phản hồi trong mỗi giai đoạn giao tiếp.

Kết luận

Giao tiếp là một chủ đề suốt đời. Chúng ta phải coi trọng và học hỏi về giao tiếp, thực hành liên tục để trở thành một chuyên gia giao tiếp.