Tại sao nhân viên không thể giao tiếp thẳng thắn với cấp trên?

Tam chân thành và động lực là hai người bạn tốt, chúng kích thích một chuỗi phản hồi tích cực.

Trong một doanh nghiệp, khi lãnh đạo hỏi nhân viên có vấn đề gì cần nêu lên, mọi người thường im lặng. Khi lãnh đạo hỏi xem họ đã hiểu chưa, mọi người đều trả lời rằng họ hiểu. Nhưng khi lãnh đạo rời đi, mọi người bắt đầu thảo luận và đưa ra ý kiến trái chiều. Điều này xảy ra khá phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là khi lãnh đạo mong muốn nhân viên cởi mở hơn thì họ càng giữ kín.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

• Sợ hãi: Tin tức thường không tốt, ai cũng không muốn đối mặt với sự phẫn nộ của lãnh đạo.
• Lo lắng: Nếu nói thật, công việc sẽ rơi vào tay mình, giống như lãnh đạo đang “chiêu mộ” mình.
• Không tin tưởng: Không ai biết lãnh đạo sẽ nghĩ gì nếu nhân viên nói thật.

Mỗi người lãnh đạo nên tự hỏi bản thân đã làm gì để nhân viên trở nên sợ hãi, lo lắng và không tin tưởng. Thay vì chỉ yêu cầu nhân viên phải cởi mở, lãnh đạo cần thay đổi hành vi của mình. Khi trở thành yêu cầu từ trên xuống, sự cởi mở trong giao tiếp trở nên khan hiếm.

Bạn đọc có thể tự hỏi trong tổ chức của mình, đã bao lâu rồi không có cuộc trò chuyện cởi mở giữa cấp trên và cấp dưới? Sự thiếu hụt này sẽ tạo ra bầu không khí căng thẳng và làm giảm hiệu suất làm việc. Khi nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc tăng trưởng, họ nên tìm cách cải thiện từ khía cạnh này.

Jack Welch cho rằng: “Sự thiếu chân thành là bí mật tồi tệ nhất trong kinh doanh”. Ông nhấn mạnh rằng sự thiếu chân thành sẽ ngăn chặn sự sáng tạo, cản trở hành động nhanh chóng và cản trở tài năng xuất sắc đóng góp hết khả năng của mình.

Jack Welch quy định rằng trong GE, mọi người cần phải có cuộc đối thoại cởi mở dựa trên thực tế. Ông tin rằng điều này sẽ giúp cấp trên và cấp dưới hợp tác trong các cuộc thảo luận xây dựng, hiểu rõ tình hình và đưa ra quyết định thông minh hơn, đồng thời kích thích sự sáng tạo của nhân viên.

Tam chân thành: Một kỹ năng cần thiết của lãnh đạo

Nguyễn Văn Liên từng nói: “Anh hùng và thánh hiền là những người vượt qua được thử thách này, họ sống một cách trung thực và dễ chịu. Người nào vượt qua được rào cản này sẽ cảm thấy yên tâm và tránh được nhiều rắc rối”.

Những người lãnh đạo thường thích nghe nhân viên nói với mình về mọi thứ, như thể họ có thể nhìn thấy mọi người thông qua người khác và cảm thấy mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát.

Tuy nhiên, điều này chỉ gọi là “truyền đạt thông tin”, còn giao tiếp chân thành dựa trên trách nhiệm, là việc chia sẻ suy nghĩ của mình nhằm giải quyết vấn đề hoặc đạt mục tiêu.

Những người lãnh đạo đôi khi sẽ nói: “Chúng tôi luôn khuyến khích sự cởi mở và chân thành, nhưng nếu bạn không nói sớm, chúng tôi sẽ không thể hỗ trợ. Bây giờ vấn đề đã xảy ra, nên sau này hãy nói rõ hơn”. Điều này khiến nhân viên cười gượng gạo, họ sẽ không cởi mở trong tương lai, họ sẽ nói: “Lãnh đạo nói đúng”.

Để nhận được sự cởi mở từ nhân viên, lãnh đạo phải tiên phong trong việc cởi mở. Tất nhiên, không phải lúc nào nhân viên cũng sẽ đáp lại một cách chân thành, họ thường có những e ngại. Chỉ bằng cách kiên trì, lãnh đạo mới có thể nhận được sự phản hồi tích cực, quan trọng là phải dần dần.

Đừng để nhân viên hối hận vì sự cởi mở của họ

Nhà Netflix xây dựng văn hóa “Tự do và Trách nhiệm”, trong sách hướng dẫn văn hóa của họ, họ yêu cầu mọi người phải hoàn toàn cởi mở: Nhân viên phải cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng, tốt nhất là thông qua cuộc trò chuyện trực tiếp, và mọi hành động phải dựa trên lợi ích của khách hàng và công ty, chứ không phải để chứng minh mình đúng.

Động lực chính của các quản lý cấp cao là trở thành những người thực hiện văn hóa này. Khi họ nghe kỹ sư than phiền về quy trình đang thực hiện, họ đầu tiên nghĩ rằng họ cần khám phá nguyên nhân gây ra sự phàn nàn, thay vì trách móc kỹ sư.

Nhân viên không nên hối hận vì sự cởi mở của họ, ngay cả khi họ phàn nàn. Tất cả các nhà lãnh đạo đều biết giá trị của giao tiếp cởi mở, nhưng ít người bảo vệ sự cởi mở của nhân viên. Nguyên nhân chính khiến nhân viên hối hận:

• Phản ứng tiêu cực từ phía quản lý sau cuộc trò chuyện;
• Sự cởi mở không mang lại giá trị, thậm chí bị lợi dụng;
• Trong một văn hóa không cởi mở, sự cởi mở sẽ làm mất lòng người khác.

Khi chưa tạo ra một môi trường cởi mở, lãnh đạo cần học cách bảo vệ những người cởi mở. Trong một công ty, giám đốc điều hành nhận ra một dự án quan trọng có vấn đề, ông khuyến khích giám đốc dự án (vừa mới vào công ty nửa năm) liệt kê tất cả các vấn đề để giải quyết. Giám đốc dự án viết chi tiết và chỉ ra một số bộ phận không tham gia, không tham gia các cuộc họp dự án, sau đó gửi qua email cho giám đốc điều hành.

Nhưng trước khi giám đốc điều hành phản hồi, các bộ phận khác đã có phản ứng, họ hợp tác kém hơn, vì họ không chịu trách nhiệm về dự án này. Giám đốc dự án rất bối rối, sau khi được một nhân viên kỳ cựu hướng dẫn, ông hiểu rằng người khác đã gặp rắc rối vì giám đốc điều hành thường chuyển vấn đề phản ánh trực tiếp cho người liên quan mà không có bình luận, ông nghĩ đó là sự cởi mở, nhưng công ty của ông không tạo ra văn hóa này, ngược lại nó khiến những người muốn làm việc bị mất lòng.

Như vậy, giám đốc điều hành càng ngày càng nhận được ít thông tin cởi mở hơn. Nhân viên thì đùa rằng: “Đây là bước khó khăn mà người mới vào công ty phải trải qua”.

Nếu tổ chức không có văn hóa cởi mở mạnh mẽ, sau khi lãnh đạo và nhân viên trò chuyện, lãnh đạo nên bảo vệ thông tin, chuyển đổi thành hiểu biết của mình để giải quyết vấn đề, không để nhân viên cảm thấy bị “bán đứng”.

Hành vi của lãnh đạo là nền tảng để kích thích giao tiếp cởi mở

Việc giao tiếp cởi mở không dễ dàng, đặc biệt là trong các tổ chức thương mại, nơi mối quan hệ không vững chắc và kéo dài. Trong một tổ chức thiếu văn hóa cởi mở, nhiều đồng nghiệp chỉ giao tiếp khi cần thiết, chứ không nói chuyện, càng không nói chuyện với cấp trên.

Làm thế nào để nhận được sự cởi mở từ nhân viên? Lãnh đạo phải là tấm gương, cho mọi người thấy rằng trong tổ chức này, giao tiếp cởi mở được ủng hộ, hoặc đó là một phần của văn hóa tổ chức. Nhân viên cần cảm nhận được giá trị của giao tiếp cởi mở: Họ thấy ý kiến, quan điểm, thậm chí là phê bình của mình được chấp nhận, lãnh đạo tập trung vào việc giải quyết vấn đề và thúc đẩy công ty phát triển. Nếu nhân viên giữ hy vọng, nhưng sau một hoặc hai lần cởi mở không có phản ứng gì, họ sẽ cảm thấy vô vị và không muốn cởi mở nữa.

Một nhân viên HR rất vui vẻ báo cáo với sếp rằng tại một cuộc họp nội bộ gần đây, mọi người đã đề cập đến hàng chục vấn đề thực tế, và hơn một nửa trong số đó có thể được cải thiện trong ngắn hạn. Không ngờ, sếp nghe xong mặt trở nên khó coi và nói: “Bạn còn dám nói với tôi về vấn đề này, các bạn đã không giải quyết vấn đề mà còn lấy công việc này làm thành tích, tôi không muốn thấy vấn đề tồn tại!”.

HR im lặng, sau đó toàn bộ nhóm cũng im lặng.

Nếu lãnh đạo cảm thấy được lợi ích từ việc giao tiếp với nhân viên, biết ơn ý kiến của họ, hoặc một câu nói chạm đến suy nghĩ của họ, nhân viên cũng sẽ cảm thấy thành công. Hơn nữa, lãnh đạo phải thực hiện giải pháp cho vấn đề, dù giải pháp không phải là ý tưởng ban đầu của nhân viên, họ vẫn sẽ cảm thấy giá trị tham gia.

Tôi luôn tin rằng giao tiếp cởi mở và động lực là hai người bạn tốt, chúng kích thích sức mạnh chuỗi phản hồi tích cực.

Có một lần, tôi trò chuyện với nhân viên về vấn đề, tôi ghi chú cẩn thận dữ liệu mà anh ta phản ánh, lặp lại thông tin đã nghe, sau khi nhận được sự xác nhận, tôi đánh dấu những điểm đáng chú ý. Cuộc trò chuyện kéo dài, nhưng không ngờ anh ta trở nên hứng khởi. Nhiều tháng sau, trong bữa tiệc cuối năm, anh ta kể với tôi rằng anh ta cảm ơn tôi vì đã tôn trọng anh ta. Tôi hơi bối rối, anh ta tiếp tục nói rằng chưa bao giờ gặp một người lãnh đạo nào lắng nghe anh ta một cách nghiêm túc như tôi, đặc biệt là sau cuộc họp, công việc tôi phân công liên quan đến phản ánh của anh ta, anh ta cảm thấy rất vui và được tôn trọng.

Điều này đã truyền cảm hứng lớn cho tôi, khi lãnh đạo thực sự muốn giải quyết vấn đề, họ sẽ tôn trọng nhân viên, và sự giao tiếp dựa trên sự tôn trọng này sẽ cuối cùng giành được sự cởi mở từ nhân viên.

Giao tiếp cởi mở không làm giảm uy quyền của lãnh đạo, ngược lại, nó là một trong những phương thức tốt nhất để mở rộng ảnh hưởng của lãnh đạo trong đội ngũ nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc khi giao tiếp cởi mở với lãnh đạo, họ cũng sẽ lan tỏa cảm xúc này đến những người xung quanh.

Chia sẻ một câu tôi rất thích: “Sự thật quan trọng hơn hòa khí, sự cởi mở giúp loại bỏ những lời nói dối im lặng và sự phản đối im lặng, nó còn giúp tránh được tình trạng thực thi không hiệu quả.”