Quản lý hướng lên và phát triển đội nhóm
Những người nói rằng môi trường làm việc giống như một cây đại thụ, mỗi người đều là những con khỉ trên cây. Nhìn sang trái phải, bạn thấy đầy những tai mắt, nhìn xuống dưới, bạn thấy nhiều nụ cười giả tạo, còn nhìn lên trên, bạn chỉ thấy những cái mông. Điều này khá chính xác mô tả tình trạng của mỗi người trong môi trường công sở. Thực tế, với tư cách là một người quản lý, bạn thường có cả cấp trên và cấp dưới, bạn ở giữa, nhìn lên trên, bạn thấy tất cả là lãnh đạo, những ngọn núi đè nặng lên bạn, họ giao cho bạn nhiệm vụ. Còn nhìn xuống dưới, không phải tất cả đều là nụ cười, mà còn có nhiều ánh mắt căm ghét.
Nhiều người không hiểu được sự khó khăn của người quản lý.
Bế tắc của người quản lý
Là một người quản lý nằm ở giữa, bạn là cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới trong một công ty. Bạn sống trong một không gian chật hẹp, giống như bánh quy kẹp nhân mà chúng ta thường ăn.
Trên có yêu cầu nghiêm ngặt từ cấp trên, họ mong muốn bạn không chỉ là một người thực thi, mà còn là một người quản lý, có thể dẫn dắt đội nhóm hoàn thành mục tiêu do tổ chức giao phó. Cấp trên cũng sẽ đặt ra kết quả cụ thể, họ yêu cầu bạn báo cáo kết quả hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày. Việc quản lý cũng được theo dõi thông qua báo cáo hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Nếu không đạt được mục tiêu, không thu được kết quả, người quản lý sẽ là người chịu trách nhiệm đầu tiên.
Khi bạn gặp khó khăn và yêu cầu nguồn lực từ cấp trên, thay vì nhận được sự hỗ trợ, bạn lại bị phê bình. Cấp trên có thể nói: “Tôi biết vấn đề này khó khăn, nếu không khó, tôi đã không nhờ bạn. Nếu nguồn lực đầy đủ, ai cũng có thể làm được.” Điều này khiến bạn cảm thấy rất buồn bực.
Tại mặt bằng đội nhóm, cấp dưới cũng không hiểu bạn. Họ không hiểu quyết định của bạn, khi thực hiện nhiệm vụ, họ không làm đúng, công việc không có động lực. Khi gặp vấn đề, họ phản ánh lên cấp trên thay vì tự suy nghĩ và giải quyết.
Bạn nhận ra rằng năng lực của nhân viên luôn không theo kịp, để hoàn thành mục tiêu của đội nhóm, nhiều lúc bạn phải trực tiếp giải quyết vấn đề, bạn trở thành người chữa cháy, không có thời gian làm công việc của mình, luôn giúp đỡ cấp dưới.
Thời gian của người quản lý không thuộc về bản thân họ. Thường xuyên bị kéo đi họp về những nội dung không liên quan; cấp dưới gặp vấn đề kỹ thuật hoặc nghiệp vụ, cần bạn đưa ra giải pháp; cấp trên có nhiệm vụ đột xuất cần bạn giải quyết nhanh chóng, vấn đề tại hiện trường cần bạn giải quyết ngay lập tức, bạn cảm thấy mình không thể phân thân, làm quản lý so với khi làm nhân viên, bạn mệt hơn nhiều.
Người quản lý không đạt được kết quả. Đặc biệt là những người quản lý mới được thăng chức, họ thường chưa chuyển đổi được tư duy từ người thực thi sang người quản lý, họ thích tự mình làm, cố gắng hoàn thành công việc, nhưng bỏ qua công việc quản lý, dẫn đến mặc dù họ rất vất vả, rất bận rộn, nhưng hiệu suất đội nhóm không cao, cuối cùng không đạt được mục tiêu đội nhóm.
Người quản lý không hiểu về quản lý hướng lên, chỉ thụ động chấp nhận nhiệm vụ do tổ chức phân công. Khi xác nhận mục tiêu và nhiệm vụ với cấp trên, họ không biết cách giao tiếp, sợ làm mất lòng cấp trên, dẫn đến họ không rõ mục tiêu, không có ý tưởng về cách thực hiện mục tiêu.
Người quản lý không hiểu nhu cầu của nhân viên, không biết cách phân chia mục tiêu, để mục tiêu cá nhân và mục tiêu đội nhóm gắn kết, mục tiêu đội nhóm và mục tiêu cá nhân thống nhất mới có thể kích thích nhân viên hoàn thành mục tiêu đội nhóm.
Quản lý hướng lên cần thiết
Những người ảnh hưởng lớn nhất đối với chúng ta trong công việc chính là cấp trên trực tiếp, họ quyết định công việc của chúng ta, quyết định kết quả đánh giá hiệu suất, liệu chúng ta có được tăng lương, thăng tiến hay không, điều này phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ với họ. Theo phân tích về việc nghỉ việc, nguyên nhân đứng đầu là mối quan hệ không tốt với cấp trên.
Quản lý hướng lên không phải là để bạn quản lý cấp trên, mà là để đạt được kết quả tốt nhất cho cấp trên và bản thân, có ý thức tác động đến cấp trên, hợp tác với lãnh đạo để thúc đẩy công việc. Để thúc đẩy công việc tốt hơn, nhận được nguồn lực cần thiết, thông qua giao tiếp để ảnh hưởng đến cấp trên hoặc những người ở vị trí cao hơn trong tổ chức hỗ trợ công việc của bạn là rất quan trọng.
Đơn giản mà nói, “quản lý hướng lên” là thông qua giao tiếp hiệu quả, hợp tác hợp lý và tư duy cùng thắng, đạt được sự thống nhất về mục tiêu công việc với cấp trên, xây dựng mối quan hệ tin cậy và cùng thắng, giúp công việc của bạn tiến triển thuận lợi hơn.
Tổ chức thường có cấu trúc hình kim tự tháp, càng ở tầng cao, nguồn lực càng nhiều, nguồn lực ở đây bao gồm các nguồn lực rộng rãi khác nhau, bao gồm thông tin. Mỗi tổ chức, nguồn lực chắc chắn là hữu hạn, là khan hiếm. Là người quản lý ở tầng dưới, để có được nguồn lực cần thiết cho công việc, thường cần phải tự mình tranh thủ, cấp trên sẽ không chủ động cung cấp đầy đủ nguồn lực. Điều này đòi hỏi người quản lý phải sử dụng khả năng giao tiếp của mình để tác động đến cấp trên, để cấp trên phân phối nguồn lực về phía bộ phận hoặc đội nhóm của bạn, nhận được sự hỗ trợ tốt hơn từ cấp trên, đội nhóm của bạn mới có thể đạt được kết quả tốt hơn.
Phát triển đội nhóm
Là người quản lý, muốn hoàn thành nhiệm vụ do cấp trên giao phó, không có một đội ngũ mạnh mẽ, rất khó để thực hiện. Do đó, bất kể người quản lý bận rộn thế nào, họ cũng cần phải đào tạo cấp dưới, nâng cao năng lực đội nhóm. Không có cấp dưới giỏi, người quản lý chỉ có thể tự mình tham gia, chắc chắn sẽ trở thành người chữa cháy.
Với cấp dưới, người quản lý cần đặc biệt quan tâm đến nhu cầu của họ, kết hợp nhu cầu của họ với mục tiêu đội nhóm, phân chia mục tiêu đội nhóm thành nhiệm vụ cá nhân, kết hợp nhiệm vụ với nhu cầu cá nhân, nói trắng ra là thuyết phục cấp dưới chấp nhận mục tiêu đội nhóm, bán mục tiêu đội nhóm cho thành viên đội nhóm và khiến họ rất muốn hoàn thành mục tiêu này?
Các quản lý giỏi đều là những cao thủ trong việc hiểu tâm lý con người, họ hiểu cách kích thích cấp dưới hoàn thành mục tiêu đội nhóm.
Nhân tố cốt lõi của quản lý là thông qua đội nhóm đạt được kết quả, thông qua kết quả để bồi dưỡng người, thay vì thay thế người lao động. Chúng ta cần thông qua theo dõi quá trình, cuối cùng giúp cấp dưới đạt được mục tiêu, cuối cùng đạt được mục tiêu đội nhóm, điều này cũng có nghĩa là chúng ta cần có hệ thống kinh doanh bao gồm việc xác định mục tiêu – theo dõi quá trình – đạt được kết quả.
Khi cùng với cấp dưới xác định mục tiêu – theo dõi quá trình – đạt được kết quả, người quản lý cần thâm nhập vào hiện trường, đi sâu vào công việc, thông qua việc hiểu quá trình làm việc thực tế, mới có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, cung cấp các nguồn lực thực sự cần thiết cho cấp dưới, bao gồm công cụ và phương pháp. Qua việc dẫn dắt cấp dưới chiến thắng từng trận đánh, trong quá trình giúp họ đạt được mục tiêu, nâng cao năng lực và niềm tin của họ. Chìa khóa là giúp họ nâng cao năng lực, mình mới có thể từ việc thay thế họ làm việc chuyển sang hướng dẫn họ làm việc.
Để kích thích cấp dưới, nâng cao năng lực cấp dưới, bạn cần xem xét từ góc độ của cấp dưới, họ cần gì? Có phù hợp với mục tiêu đội nhóm không? Đối với mục tiêu chung của đội nhóm và cấp dưới, người quản lý có thể giúp họ đạt được mục tiêu, đáp ứng nhu cầu của họ, đồng thời hoàn thành nhiệm vụ đội nhóm, đạt được mục tiêu song thắng của tổ chức và cá nhân.
Ví dụ, một số nhân viên có hoàn cảnh kinh tế gia đình khó khăn, họ rất khao khát cải thiện thu nhập, điều này phù hợp với mục tiêu đội nhóm, đội nhóm cũng mong muốn nâng cao hiệu suất, vậy mọi người có thể thống nhất, thông qua cách làm việc nhiều hơn để kiếm thêm thu nhập.
Có những nhân viên có nhu cầu phát triển cá nhân, họ mong muốn phát triển nhanh chóng. Điều này cũng không trái với mục tiêu tổ chức, chúng ta có thể bố trí họ vào những vị trí thách thức, trong quá trình này, cấp dưới đạt được sự phát triển nhanh chóng, chúng ta cũng chuẩn bị sẵn sàng cho đội ngũ lãnh đạo dự bị hoặc đa năng. Cấp dưới học được kiến thức mới, đáp ứng nhu cầu phát triển cá nhân, đạt được thành tựu cá nhân, đồng thời cũng mở ra các lĩnh vực kinh doanh hoặc công nghệ mới cho tổ chức, cũng là tư duy cùng thắng.
Kết luận
Để tránh trở thành một chiếc bánh quy kẹp nhân, bạn cần thực hiện tốt công việc “quản lý hướng lên”, để cấp trên hiểu rõ bạn, hỗ trợ công việc của bạn nhiều hơn, đồng thời liên tục nâng cao năng lực của cấp dưới, phát triển đội nhóm, giúp bạn thoát khỏi vai trò người chữa cháy, từ việc thay thế cấp dưới làm việc chuyển sang hướng dẫn họ làm việc.
Từ khóa
- Quản lý hướng lên
- Đội nhóm
- Năng lực cá nhân
- Mục tiêu
- Hiệu suất