Giải quyết khó khăn trong hợp tác liên phòng ban
Những người quản lý thường cảm thấy chán nản khi nói đến việc hợp tác liên phòng ban: từ chối trách nhiệm, thay đổi thái độ, tranh công đổ lỗi, đẩy trách nhiệm cho nhau, và hành động mờ ám… Nhiều người nghĩ rằng việc hợp tác liên phòng ban không khác gì bộ phim truyền hình “Truyền Kỳ Huệ Cơ”: luôn phải cẩn trọng, có thể bị tấn công bất cứ lúc nào, và không bao giờ hiểu được nụ cười của “ông Vương bên kia phòng” – liệu đó là sự đồng lòng thật sự hay chỉ là ứng xử.
Những nguyên nhân chính khiến việc hợp tác liên phòng ban trở nên khó khăn
- Giao tiếp không hiệu quả: Mỗi phòng ban có mục tiêu và định hướng riêng, dẫn đến sự hiểu lầm và sai lệch trong giao tiếp hàng ngày. Nếu không có giao tiếp kịp thời, vấn đề này có thể gây ra xung đột nhận thức.
- Mục tiêu không thống nhất: Các phòng ban khác nhau có thể có những mục tiêu và đánh giá hiệu suất khác nhau, dẫn đến xung đột lợi ích và mâu thuẫn. Nhiều người cho rằng mọi phòng ban đều phục vụ mục tiêu chung của công ty, nhưng thực tế không phải ai cũng luôn nhìn từ góc độ công ty.
- Sự khác biệt văn hóa: Mỗi phòng ban có cách làm việc, phong cách và thói quen riêng, tạo thành văn hóa riêng của từng phòng ban. Mặc dù có văn hóa chung của công ty, vẫn còn sự xung đột giữa các văn hóa phụ thuộc.
Các giải pháp hiệu quả cho việc hợp tác liên phòng ban
Những công ty hàng đầu đã thực hiện những biện pháp gì để giải quyết vấn đề này?
- Chế độ hợp tác liên phòng ban (IDCO) của P&G: IDCO chịu trách nhiệm phối hợp và quản lý dự án liên phòng ban, đảm bảo không có vùng xám trong việc giao tiếp và hợp tác.
- Mô hình OKR của Google: OKR giúp đối thoại và hợp tác liên phòng ban, thông qua việc xác định mục tiêu chung và kết quả cần đạt được.
- Hệ thống Teams của Microsoft và Flybook của ByteDance: Các hệ thống này giúp đồng bộ thông tin, hợp tác và giao tiếp trực tiếp, giải quyết các vấn đề cốt lõi của việc hợp tác liên phòng ban.
- Phương pháp “capsule làm việc” của Amazon: Phương pháp này đặt nhân viên từ các phòng ban khác nhau vào cùng một khu vực làm việc, thúc đẩy giao tiếp trực tiếp và hợp tác hiệu quả.
Ba chiến lược chính để cải thiện hợp tác liên phòng ban
- Mục tiêu chung và lợi ích chung: Đặt mục tiêu chung và ràng buộc lợi ích để khuyến khích sự hợp tác. Quản lý cần xác định mục tiêu chung và đảm bảo rằng tất cả đều muốn đạt được mục tiêu đó.
- Hệ thống giao tiếp và nền tảng hợp tác: Xây dựng hệ thống giao tiếp chính thức và phi chính thức, bao gồm các cuộc họp, email, và nền tảng thông tin. Điều này đảm bảo thông tin được đồng bộ và vấn đề được giải quyết.
- Tạo văn hóa hợp tác và xây dựng tiêu chuẩn: Tạo văn hóa khuyến khích chia sẻ và hợp tác, và xây dựng tiêu chuẩn để hướng dẫn hành vi của nhân viên. Điều này sẽ thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn so với chỉ đạo bằng lời nói.
Kết luận, việc hợp tác liên phòng ban không nhất thiết phải khó khăn nếu ta biết cách đối mặt với những thách thức và áp dụng các giải pháp hiệu quả.
### Từ khóa
– Hợp tác liên phòng ban
– Giao tiếp
– Mục tiêu chung
– Văn hóa công ty
– Hệ thống giao tiếp