Để tiến xa hơn trong sự nghiệp, bạn cần phải thoát khỏi bẫy “trở thành người giỏi nhất trong phòng”. Thay vào đó, hãy chủ động huấn luyện nhân viên của mình để họ trở nên giỏi hơn bạn ở một số khía cạnh.
Một người bạn của tôi có kỹ năng chuyên môn mạnh mẽ và làm việc rất chăm chỉ. Cô ấy được thăng chức nhanh chóng sau một thời gian ngắn và bắt đầu dẫn dắt một nhóm. Tuy nhiên, khi cô ấy bắt đầu quản lý nhân viên, cô ấy nhận ra rằng việc phân công công việc cho họ không hề dễ dàng như cô ấy nghĩ. Cuối cùng, cô ấy càng trở nên mệt mỏi hơn và nhận được kết quả đánh giá công việc kém nhất từ trước đến nay.
Từ đó, cô ấy bắt đầu tránh xa việc quản lý, và mỗi lần trò chuyện với tôi, cô ấy đều nhấn mạnh rằng cô ấy làm việc hiệu quả hơn khi làm việc một mình. Dù cô ấy thăng tiến lên vị trí quản lý sớm hơn nhiều người khác, nhưng đến nay cô ấy vẫn chỉ là trưởng nhóm nhỏ với hai nhân viên.
So sánh cô ấy với những người bạn cùng tuổi đã thăng tiến lên cấp quản lý cao hơn, tôi nhận thấy sự khác biệt lớn nhất nằm ở việc liệu họ có muốn thực hiện ba chuyển đổi quan trọng sau hay không:
- Chuyển đổi về giá trị đánh giá: Từ việc tìm kiếm người giỏi nhất, sang việc nhìn nhận rằng mỗi người đều có ưu điểm riêng.
- Chuyển đổi về ý thức giao tiếp: Từ việc hành động ngay lập tức, sang việc nhận ra tầm quan trọng của việc giao tiếp trong nhóm.
- Chuyển đổi về cách làm việc: Từ việc tự làm mọi việc, sang việc biết cách hướng dẫn người khác làm.
Những người thực hiện ba chuyển đổi này càng sớm, họ sẽ càng thăng tiến nhanh chóng trong sự nghiệp. Dù bạn đã là người quản lý hay đang hướng tới mục tiêu đó, ba chuyển đổi này đều đáng để tham khảo.
1. Chuyển đổi về giá trị đánh giá
Khi còn là nhân viên, chúng ta thường xem các đồng nghiệp khác như đối thủ, cố gắng chứng tỏ bản thân để trở thành người được sếp ưa thích nhất. Nhưng khi trở thành người quản lý, cách tư duy cạnh tranh này không còn phù hợp nữa.
Nếu bạn vẫn giữ suy nghĩ “Tôi là người giỏi nhất”, và cố gắng chứng minh điều đó với nhân viên của mình, bạn rất có thể sẽ áp dụng một phong cách quản lý dựa trên việc ức chế nhân viên. Điều này có thể dẫn đến tình trạng không có ai dám hỗ trợ bạn trong cuộc cạnh tranh nội bộ, và cuối cùng bạn có thể bị công ty sa thải.
Khi chuyển từ vai trò nhân viên sang người quản lý, bạn cần thay đổi cách đánh giá giá trị từ việc tìm kiếm người giỏi nhất sang việc nhận ra rằng mỗi người đều có ưu điểm riêng. Bạn cần tin tưởng rằng mỗi người trong nhóm đều có những điểm mạnh và giá trị riêng, không có ai hoàn hảo.
Để thực hiện chuyển đổi này, bạn cần tập trung vào hai điểm chính:
- Sử dụng điểm mạnh của người khác: Mỗi thành viên trong nhóm đều có những ưu điểm hoặc điểm mạnh riêng. Ví dụ, có người cẩn thận, có người giỏi giao tiếp, có người có vẻ ngoài thu hút.
- Chấp nhận điểm yếu của người khác: Ngoài việc phát huy điểm mạnh của nhân viên, bạn cũng cần phải chấp nhận điểm yếu của họ.
- Thái độ chấp nhận: Bạn cần chấp nhận rằng không ai là hoàn hảo, và việc nhân viên có điểm yếu không có gì sai trái.
- Quản lý chấp nhận: Khi phân công công việc, bạn cần cân nhắc cả điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Đừng bắt một người tàn tật chạy bộ, mà hãy kết hợp họ với một người mù để họ hỗ trợ lẫn nhau.
- Kết quả chấp nhận: Một số điểm yếu có thể được khắc phục thông qua học tập và thực hành. Bạn cần chấp nhận rằng họ có thể mắc lỗi trong quá trình này, và cần có thái độ rộng lượng hơn đối với kết quả.
Là người quản lý, nhiệm vụ của bạn là phát hiện và tận dụng những điểm mạnh này, thông qua việc kết hợp hợp lý để tạo ra hiệu quả tốt hơn. Giống như việc kết hợp một người mù với một người tàn tật, họ có thể làm việc hiệu quả hơn so với hai người khỏe mạnh làm việc cùng nhau.
Ví dụ, tôi từng quản lý một nhân viên có kỹ năng chuyên môn không tốt lắm, nhưng cô ấy là người thân của sếp. Cô ấy chuyển đến nhóm của tôi vì không phù hợp với nhóm khác. Các nhóm khác không muốn cô ấy vì họ cho rằng cô ấy không làm được gì, nhưng cũng không thể sa thải cô ấy.
Tuy nhiên, tôi nhận ra mối quan hệ với sếp là lợi thế của cô ấy. Mặc dù không thường xuyên sử dụng, nhưng nó có thể phát huy tác dụng vào lúc quan trọng. Khi chúng tôi gặp phải tình huống sắp xếp công việc không hợp lý, tôi đã sử dụng mối quan hệ này để truyền đạt thông tin đến sếp, cuối cùng bảo vệ quyền lợi của nhóm.
Có ba cách để bạn chấp nhận điểm yếu của nhân viên:
Nếu bạn làm tốt việc sử dụng điểm mạnh và chấp nhận điểm yếu của nhân viên, ngay cả khi kỹ năng cá nhân của bạn không quá xuất sắc, nhóm của bạn vẫn sẽ có sức mạnh đáng kể.
Giống như Lưu Bang và Hạng Vũ, Lưu Bang tuy không vượt trội hơn Hạng Vũ về nhiều mặt, nhưng ông ta biết cách sử dụng điểm mạnh của người khác và chấp nhận điểm yếu của họ, từ đó thu hút nhiều tài năng. Trái lại, Hạng Vũ thì tự phụ, luôn cho rằng mình là người giỏi nhất, và không biết sử dụng tài năng của Phạm Tăng.
Kết quả là nhóm của Lưu Bang mạnh mẽ hơn nhóm của Hạng Vũ, ông đã giành chiến thắng và thống trị thiên hạ, trong khi Hạng Vũ cuối cùng chỉ đành tự tử bên sông U Giang.
2. Chuyển đổi về ý thức giao tiếp
Khi còn là nhân viên, tôi thích hành động ngay khi có hướng đi rõ ràng, thông qua việc tạo ra kết quả nhanh chóng để chứng tỏ giá trị của mình. Tôi ghét việc phải giao tiếp, vì mọi người chỉ nói chuyện lung tung, mất thời gian mà không đưa ra được kết luận gì. Những cuộc giao tiếp kém hiệu quả này làm tiêu tốn thời gian quý giá của tôi.
Tuy nhiên, khi bắt đầu quản lý nhân viên, tôi nhận ra rằng giao tiếp với họ thực sự quan trọng. Tại sao?
Bởi vì việc phân công công việc rõ ràng và nắm bắt tâm lý của nhân viên đều đòi hỏi giao tiếp nhiều và sâu sắc. Ví dụ, tôi giao một nhiệm vụ cho nhân viên, và họ cam kết rằng họ đã hiểu, nhưng khi giao lại cho tôi, kết quả lại hoàn toàn khác. Tôi phải dành nhiều thời gian và nỗ lực hơn để sửa chữa.
Hoặc gần đây, nhân viên của tôi làm việc không hiệu quả như trước, tôi muốn tìm hiểu vấn đề cụ thể, nhưng họ chỉ trả lời mơ hồ và không nói gì. Sau một thời gian, tôi nhận được một lá thư từ chức, và tôi phải dành nhiều thời gian hơn để tuyển dụng và đào tạo người mới.
Tôi nhận ra rằng nhiều người quản lý không thích giao tiếp, cho rằng nó kém hiệu quả và tốn thời gian, nhưng thực tế họ chỉ không đủ kỹ năng giao tiếp. Sự thật là, nếu bạn không cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn sẽ càng ngày càng không muốn giao tiếp.
Tuy nhiên, việc thay đổi ý thức giao tiếp không khó. Trong xã hội học, có một kỹ thuật nổi tiếng là “hành động thúc đẩy thái độ”. Khi hành động mang lại kết quả, thái độ sẽ tự nhiên thay đổi.
Cụ thể, bạn có thể áp dụng hai phương pháp sau:
- Giao tiếp nhiều hơn: Bạn có thể nghĩ rằng mình không giỏi giao tiếp, và câu nói “nói nhiều sẽ sai” khiến bạn muốn ít nói hơn. Tuy nhiên, kỹ năng giao tiếp cần được rèn luyện thông qua thực hành. Muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn phải giao tiếp nhiều hơn. Khi bạn quen với việc không biểu lộ suy nghĩ của mình, bạn sẽ dần mất khả năng diễn đạt.
Hơn nữa, câu nói “nói nhiều sẽ sai” chỉ đúng trong một số trường hợp cụ thể. Nó phù hợp hơn khi bạn ở vị trí yếu hoặc nhạy cảm, lo lắng bị người khác chỉ trích. Nhưng trong quá trình giao tiếp với nhân viên, bạn ở vị trí ưu thế, không cần phải lo lắng về việc nói nhiều sẽ sai. Ngay cả khi lần này bạn không diễn đạt tốt, bạn vẫn có cơ hội sửa sai trong lần sau.
- Luôn luyện tập có chủ đích: Mặc dù chúng ta đã nói chuyện hàng năm trời, nhưng hầu hết mọi người chưa từng luyện tập giao tiếp một cách có chủ đích.
Như các bậc cha mẹ, do hạn chế về môi trường giáo dục và biểu đạt, họ suốt đời quen với việc giải quyết xung đột thông qua tranh cãi. Thực tế, những thói quen giao tiếp không tốt như diễn đạt không rõ ràng, nói quá nhiều từ ngữ lặp lại, đều có thể được cải thiện thông qua việc luyện tập có chủ đích.
3. Chuyển đổi về cách làm việc
Trong lĩnh vực quản lý, có một nguyên tắc nổi tiếng gọi là “bẫy con khỉ”, dùng “con khỉ” để tượng trưng cho nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên.
Hãy tưởng tượng bạn đã giao nhiệm vụ cho nhân viên và đang chuẩn bị đi uống nước, thì nhân viên đột nhiên chặn bạn lại: “Chị/chú ơi, em gặp vấn đề, có thể nói chuyện với chị/chú không?”
Bạn phải dừng lại và lắng nghe họ mô tả vấn đề.
Vậy là một con khỉ đã nhảy lên lưng bạn.
Sau nửa giờ giải quyết vấn đề, bạn vừa trở lại văn phòng, chưa ngồi nóng ghế, thì một nhân viên khác lại gõ cửa văn phòng của bạn, hỏi: “Chị/chú ơi, việc này có ba lựa chọn là A, B, C, chị/chú nghĩ nên chọn cái nào?”
Bạn không thể quyết định ngay, nên chỉ có thể trả lời: “Hãy để tôi suy nghĩ thêm, tôi sẽ trả lời sau.”
Vậy là một con khỉ khác lại nhảy lên lưng bạn…
Theo thời gian, nhân viên càng ngày càng phụ thuộc vào bạn, nhiều con khỉ liên tục nhảy lên lưng bạn, và cuối cùng, nhiệm vụ được phân công lại quay về bạn, khiến bạn kiệt sức.
Đây là tình cảnh mà nhiều người quản lý gặp phải, đặc biệt là những người quản lý có nền tảng kỹ thuật. Quản lý làm công việc của nhân viên, dẫn đến tình trạng “hai bên cùng thua”: quản lý vất vả mà không hài lòng với năng lực của nhân viên, trong khi nhân viên cũng than phiền rằng họ không có cơ hội phát triển.
Để thoát khỏi “bẫy con khỉ”, và chuyển từ “tôi làm” sang “tôi biết cách hướng dẫn người khác làm”, bạn cần hai yếu tố sau:
- Giữ vững vị trí quản lý: Nhiệm vụ của người quản lý là hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên, chứ không phải làm thay họ.
- Tóm tắt phương pháp cho nhân viên: Nhiều người quản lý mới thường làm tốt công việc của mình, nhưng khi dẫn dắt nhân viên, kết quả thường không như mong đợi.
Điều này xảy ra bởi vì họ không rõ tại sao họ có thể làm tốt công việc đó, hoặc mặc dù họ biết các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả, nhưng không thể diễn đạt một cách rõ ràng.
Nhưng nếu bạn có thể tóm tắt kinh nghiệm của mình thành phương pháp mà nhân viên cũng có thể sử dụng, tình hình sẽ khác.
Một mặt, khi bạn dẫn dắt nhân viên, chỉ cần yêu cầu họ thực hiện theo phương pháp, điều này tiết kiệm thời gian của bạn và tăng tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn và chất lượng.
Mặt khác, khi nhân viên áp dụng phương pháp, họ có thể liên tục cải thiện và hoàn thiện nó, không chỉ kinh nghiệm của bạn mà cả kinh nghiệm của toàn đội đều được tích lũy.
KẾT LUẬN
Là nhân viên bình thường, bạn chỉ cần có kỹ năng cá nhân mạnh mẽ và hoàn thành công việc vượt quá yêu cầu của sếp là đủ.
Tuy nhiên, khi bước vào vị trí quản lý, tình hình sẽ khác. Trước đây, bạn chỉ cần quản lý tốt bản thân, công việc dù nhiều cũng chỉ cần tăng thêm giờ làm là xong. Nhưng khi quản lý nhân viên, bạn sẽ nhận ra rằng công việc của nhóm có thể lên đến hàng chục người, kỹ năng cá nhân của bạn dù mạnh đến đâu cũng không thể bù đắp được.
Do đó, nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp, bạn phải thoát khỏi bẫy “trở thành người giỏi nhất trong phòng”, và chủ động huấn luyện nhân viên của mình để họ trở nên giỏi hơn bạn ở một số khía cạnh, sau đó sử dụng những người giỏi hơn bạn.
Hãy trở thành Lưu Bang, vị hoàng đế sáng lập triều đại Hán, thay vì Hạng Vũ, người tự sát bên sông U Giang.