Tìm ra vấn đề thật sự để làm việc hiệu quả hơn

Hầu hết mọi người thường không đạt được mục tiêu do thiếu kỹ năng thực thi. Trong thời đại thay đổi nhanh chóng, chúng ta thường không có đủ thời gian để suy nghĩ cẩn thận về mọi việc. Vì vậy, chúng ta chỉ cần hành động và cải tiến liên tục.

Nhưng, nhiều người thường làm rất nhiều mà lại nhận được rất ít kết quả. Ví dụ:

• Cùng vào công ty nhưng một số người phát triển nhanh chóng trong khi người khác chỉ lặp đi lặp lại.
• Cùng là người khởi nghiệp, một số người có thể vượt qua mọi khó khăn để thành công, trong khi những người khác thất bại liên tiếp và phải rút lui.

Thực tế, nhiều khi kết quả không tốt không phải vì chúng ta không cố gắng, mà do chúng ta chưa thể cải thiện nhận thức của mình trong quá trình hành động. Điều này còn gọi là “trí tuệ” kém.

“Trí tuệ” là gì?

Ví dụ, nếu bạn hỏi câu hỏi đúng, bạn sẽ tìm thấy điểm quan trọng. Nếu bạn hỏi sai, bạn sẽ dừng lại ở bề nổi. Nói cách khác, người trí tuệ kém thường tìm kiếm câu trả lời đúng cho câu hỏi giả.

Nếu hướng đi không đúng, mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa.

Cách xác định vấn đề giả

Để tránh bị lạc hướng bởi các vấn đề giả, chúng ta cần hiểu rõ về chúng.

Có hai loại vấn đề giả:

1. Vấn đề không có giải pháp.
2. Vấn đề không liên quan đến thực tế.

Vấn đề không có giải pháp thường là vấn đề chung chung, không cụ thể. Ví dụ, một giám đốc hỏi bạn: Làm thế nào để trở thành một trong những công ty Fortune 500?

Vấn đề không liên quan đến thực tế là vấn đề được tạo ra mà không có mối liên hệ trực tiếp với thực tế. Ví dụ, một nhân viên bình thường hỏi đồng nghiệp: Nếu tôi trở thành giám đốc, tôi sẽ làm gì?

Do đó, vấn đề giả chính là vấn đề chung chung, không cụ thể và không liên quan đến thực tế.

Để tìm ra vấn đề thật sự, chúng ta cần xem xét vấn đề từ góc độ thực tế. Vấn đề là khoảng cách giữa trải nghiệm và mong đợi. Mong đợi trừ đi trải nghiệm bằng vấn đề.

Ví dụ, một bàn làm việc lộn xộn với sách vở, máy tính và cốc nước. Đây có phải là vấn đề không?

Nếu bạn không cảm thấy khó chịu, thì nó không phải là vấn đề.

Vấn đề xuất hiện khi có khoảng cách giữa trải nghiệm và mong đợi – mong đợi bàn làm việc sạch sẽ, nhưng trải nghiệm là không sạch, tạo ra khoảng cách và dẫn đến vấn đề. Không có khoảng cách, không có vấn đề.

Các loại vấn đề và cách giải quyết

Có hai loại vấn đề chính:

1. Vấn đề chỉ liên quan đến bản thân.
2. Vấn đề liên quan đến bản thân và người khác.

Có những vấn đề chỉ liên quan đến bản thân, ví dụ như hôm nay ăn gì tối nay, sáng mai dậy lúc mấy giờ?

Nhưng nhiều vấn đề liên quan đến người khác, vì vậy không thể chỉ nhìn từ góc độ cá nhân.

Dựa trên từng tình huống, chúng ta cần phương pháp giải quyết khác nhau.

1. Dây chuyền vấn đề

Dây chuyền vấn đề giúp chúng ta tìm ra vấn đề sâu bên trong.

Chúng ta sử dụng phương pháp 5 Why (5 câu hỏi tại sao) để tìm ra nguyên nhân cơ bản của vấn đề.

Ví dụ, bạn muốn trở thành tỷ phú. Hãy xem xét logic đằng sau câu hỏi này.

Câu hỏi “Tôi làm thế nào để trở thành tỷ phú?” chỉ có mục tiêu, không có điều kiện và hành động.

Bạn cần phải hỏi liên tục: Tại sao bạn muốn trở thành tỷ phú? Tại sao bạn muốn tự do tài chính? Tại sao bạn không muốn đi làm?…

Khi bạn đã tìm ra nguyên nhân cơ bản, bạn có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

2. Cây vấn đề

Cây vấn đề giúp chúng ta giải quyết vấn đề phức tạp khi có nhiều bên tham gia.

Cây vấn đề giúp chúng ta tìm ra sự đồng thuận giữa các bên và đạt được mục tiêu chung.

Chúng ta sử dụng phương pháp Logic Tree của McKinsey để xây dựng cây vấn đề.

Chúng ta bắt đầu từ vấn đề chính và thêm các nhánh con để phân loại vấn đề.

Mỗi nhánh lớn có thể có nhiều nhánh nhỏ, giúp chúng ta tìm ra tất cả các vấn đề liên quan.

Phương pháp này giúp chúng ta tổ chức tư duy một cách rõ ràng.

Để tránh việc bỏ sót hoặc trùng lặp, chúng ta sử dụng nguyên tắc MECE.

MECE là viết tắt của Mutually Exclusive Collectively Exhaustive, tức là độc lập lẫn nhau và đầy đủ.

Độc lập: Mỗi vấn đề không trùng lặp, không liên quan.

Đầy đủ: Không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào.

Ví dụ, phân loại lục địa theo châu lục: Á, Âu, Phi, Bắc Mỹ, Nam Mỹ, Đại Dương, Nam Cực.

Phương pháp này giúp chúng ta phân loại một cách hiệu quả.

3. Vấn đề gốc

Vấn đề gốc là vấn đề cốt lõi, liên quan trực tiếp đến mục tiêu.

Giải quyết vấn đề gốc, các vấn đề khác thường sẽ tự giải quyết.

Ví dụ, khi bạn đang bận rộn với công việc và đồng nghiệp yêu cầu bạn giúp họ soạn một tài liệu. Bạn có nên giúp không?

Nếu từ góc độ đồng nghiệp, không giúp có thể gây ra mâu thuẫn.

Nhưng từ góc độ công ty, giúp đỡ cũng góp phần vào công việc chung.

Nhưng mục tiêu của bạn là hoàn thành công việc được giao. Do đó, việc giúp đỡ không phải là mục tiêu của bạn.

Vì vậy, hãy tập trung vào mục tiêu của bạn.