Nâng cao hiệu quả mua sắm gián tiếp thông qua quản lý quy trình
Nâng cao hiệu quả mua sắm gián tiếp thông qua quản lý quy trình
01 – Nâng cao hiệu quả thông qua quản lý quy trình
Quản lý quy trình mua sắm gián tiếp bao gồm việc xem xét toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, tìm kiếm các bước có thể loại bỏ, hợp nhất, tái cấu trúc hoặc đơn giản hóa. Đây chính là cách để nâng cao hiệu quả.
Các từ khóa quan trọng trong quản lý quy trình bao gồm tối ưu hóa luồng giá trị và cố định bằng công nghệ thông tin (IT). Đơn giản hóa quy trình là mục tiêu chính, và thường chúng ta cần loại bỏ khoảng 50% các bước không cần thiết. Khi các bước không cần thiết được loại bỏ, quy trình sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nếu không thể loại bỏ các bước, hãy xem xét việc hợp nhất các quy trình của hai bộ phận, thay đổi thứ tự thực hiện hoặc đơn giản hóa các bước trung gian. Quy trình tuần tự (serial) thường là kém hiệu quả nhất vì nó đòi hỏi sự chuyển đổi giữa nhiều bộ phận.
02 – Mua sắm gián tiếp là gì?
Trong lĩnh vực mua sắm, chúng ta phân biệt giữa mua sắm trực tiếp và gián tiếp. Mua sắm trực tiếp, còn gọi là BOM (Bill of Materials), là những vật liệu được sử dụng trực tiếp cho khách hàng cuối cùng. Quản lý BOM chủ yếu tập trung vào việc chọn đúng nhà cung cấp, và một khi nhà cung cấp đã được chọn, việc giao hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Mua sắm gián tiếp, còn gọi là MRO (Maintenance, Repair and Operations), bao gồm các mặt hàng như phụ tùng dự phòng, đồ bảo hộ lao động, hóa chất, dụng cụ vận chuyển, bàn ghế văn phòng, v.v. Mặc dù mua sắm trực tiếp chiếm 80% tổng chi phí nhưng chỉ chiếm 20% thời gian và nguồn lực của bộ phận mua hàng, thì ngược lại, mua sắm gián tiếp chỉ chiếm 20% tổng chi phí nhưng lại chiếm tới 80% thời gian và nguồn lực.
03 – Năm khó khăn chính trong mua sắm gián tiếp
Mua sắm gián tiếp gặp phải nhiều khó khăn, có thể tóm tắt thành năm vấn đề chính sau:
- Sản phẩm đa dạng và không có kế hoạch: Mua sắm gián tiếp thường thiếu kế hoạch, không thể dự đoán được hôm nay cần mua gì, mua ở đâu. Điều này làm cho việc quản lý trở nên phức tạp.
- Không phân biệt được mức độ khẩn cấp: Sử dụng số tiền để phân biệt hoặc chia theo bộ phận cũng không giải quyết được vấn đề. Một lần, chúng tôi phát hiện ra rằng một chiếc ghế đã bị trì hoãn ba tháng mà chưa mua được. Khi hỏi nhân viên mua hàng, họ nói rằng chủ tịch quá kén chọn và không hài lòng với nhiều mẫu ghế. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của chủ tịch.
- Mô tả yêu cầu không rõ ràng: Yêu cầu mua hàng gián tiếp thường rất khẩn cấp và không rõ ràng về thông số kỹ thuật. Khách hàng nội bộ thường chỉ cung cấp một bức ảnh hoặc một mẫu thực tế. Nhiều lúc, yêu cầu chỉ đơn giản là “một con ốc vít”, với thông số kỹ thuật dựa trên thiết bị sản xuất. Điều này khiến việc chuyển yêu cầu cho nhà cung cấp trở nên khó khăn.
- Vấn đề về việc nhận hàng: Nhiều đơn đặt hàng khẩn cấp nhưng khi mua về, chúng lại nằm trong kho lâu ngày và cuối cùng trở thành hàng tồn kho. Điều này tạo ra trách nhiệm cho bộ phận mua hàng.
- Nhân viên ít, việc nhiều: Nhân viên mua hàng thường không có đủ thời gian để quan tâm đến giá cả vì họ luôn phải đối mặt với việc bị phàn nàn nếu mua hàng chậm, trong khi việc mua hàng đắt không dễ bị phát hiện.
**Từ khóa:**
– Quản lý quy trình
– Mua sắm gián tiếp
– Nâng cao hiệu quả
– Tối ưu hóa luồng giá trị
– IT cố định