Đóng vòng kín để thành công trong sự nghiệp
Nhiều năm làm việc, tôi đã chứng kiến nhiều người đồng nghiệp tài năng. Họ có thể độc lập quản lý dự án, trưởng nhóm, hoặc phát triển nhanh chóng. Tuy nhiên, một điểm chung mà tôi nhận thấy ở họ là khả năng hoàn thiện chuỗi công việc từ đầu đến cuối, tức là tạo ra một vòng lặp khép kín.
Nói cách khác, họ biết cách bắt đầu từ không và kết thúc bằng một mục tiêu cụ thể. Đây chính là tư duy vòng lặp khép kín giúp họ luôn tiến bộ và thành công trên con đường sự nghiệp.
Chu trình khép kín này được gọi là “chu trình PDCA” (Plan – Làm kế hoạch, Do – Thực hiện, Check – Kiểm tra, Act – Hành động) do nhà quản lý học Donald J. Deming đề xuất. Mỗi vòng lặp PDCA là một giai đoạn của quá trình học hỏi và cải tiến liên tục, đưa chúng ta dần dần tới mục tiêu cuối cùng.
Khi nói về sự đáng tin cậy, chúng ta thường nghe câu “chuyện gì cũng phải có hồi âm, mọi việc đều cần có kết quả”. Điều này rất quan trọng cho sự phát triển nghề nghiệp. Mark Zuckerberg, người sáng lập Facebook, đã treo một khẩu hiệu trong văn phòng của mình: “Hoàn thành quan trọng hơn là hoàn hảo”. Câu khẩu hiệu này nhằm khuyến khích nhân viên giao hàng đúng hạn và hành động nhanh chóng.
Mặc dù khái niệm vòng lặp khép kín nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế rất ít người có thể thực hiện nó một cách nhất quán. Có ba nguyên nhân chính:
- Thời gian thực hiện dài: Ví dụ, trong việc quản lý cộng đồng, việc chuyển đổi khách hàng từ trạng thái quan sát sang trạng thái mua sắm có thể mất nhiều ngày. Việc này đòi hỏi phải cân nhắc nhiều yếu tố như chi phí giao tiếp, lịch trình sinh hoạt, và mức độ chi tiêu của khách hàng.
- Khả năng cá nhân không đủ để hoàn thành chu trình: Đôi khi, những người có trình độ học vấn cao lại gặp khó khăn khi khởi nghiệp so với những người kinh doanh nhỏ. Lý do là vì những người kinh doanh nhỏ cần phải nắm vững tất cả các bước từ việc tìm kiếm địa điểm, chọn nguyên liệu, lên menu, định giá, phục vụ khách hàng, bán hàng, và thậm chí là quản lý hậu mãi. Trong khi đó, những người giữ chức vụ cấp cao trong công ty lớn thường chỉ đảm nhận một phần công việc, nên khi tự khởi nghiệp, họ gặp khó khăn trong việc tạo ra một vòng lặp khép kín.
- Thái độ hoàn hảo: Những người theo đuổi sự hoàn hảo thường thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau để tìm ra giải pháp tối ưu. Mặc dù điều này có thể dẫn đến kết quả chất lượng cao, nhưng chi phí thực hiện cũng rất cao. Điều này có thể khiến người khác không có thời gian cho bạn, và bạn có thể không kịp tìm ra giải pháp tối ưu.
Có một ví dụ thú vị từ thế giới động vật. Khi kiến di chuyển thức ăn, dù địa hình phức tạp hay khoảng cách xa, chúng luôn tìm được đường đi ngắn nhất. Nguyên nhân là vì mỗi kiến ban đầu sẽ chọn một con đường ngẫu nhiên và để lại một loại hóa chất gọi là “pheromone”. Sau khi một số kiến tìm thấy thức ăn, chúng sẽ để lại nhiều dấu vết hơn trên đường đi. Đường ngắn hơn sẽ thu hút nhiều kiến hơn, do đó thông tin hóa chất càng nhiều, kiến càng tập trung vào đường ngắn hơn. Quá trình này lặp đi lặp lại, cuối cùng kiến sẽ tìm được đường đi ngắn nhất.
Tương tự, trong cuộc sống hàng ngày, mỗi vòng lặp khép kín mà chúng ta hoàn thành giống như kiến chọn một con đường ngẫu nhiên. Mặc dù mỗi vòng lặp có thể đơn giản, nhưng nhiều vòng lặp kết hợp lại có thể tạo ra giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải bắt đầu.
Thay vì dành ba đêm để hoàn thiện một kế hoạch lớn, hãy bắt đầu bằng việc hoàn thiện một vòng lặp nhỏ trước.
Vòng lặp khép kín không chỉ giúp hoàn thiện công việc, mà còn giúp tạo ra hệ thống phản hồi, từ đó kích hoạt tương lai của bạn. Để có phản hồi tốt, cần chú ý đến ba yếu tố sau:
- Xác định thời điểm phản hồi rõ ràng: Khi nhận được chỉ thị từ sếp, thay vì nói “hoàn thành càng nhanh càng tốt”, hãy xác định rõ thời gian hoàn thành cụ thể, ví dụ: “Hoàn thành vào 18h hôm nay, gửi file PDF qua email và sao chép cho giám đốc.”
- Đặt tiêu chuẩn hoàn thành rõ ràng: Khi giao nhiệm vụ, cần đặt tiêu chuẩn hoàn thành rõ ràng và có thể đo lường được. Ví dụ, nếu sếp yêu cầu bạn tìm bài hát hay để biểu diễn trong buổi lễ hội, hãy xác định rõ tiêu chuẩn “hay” là gì, chẳng hạn như “hay theo đánh giá của cộng đồng âm nhạc địa phương”.
- Báo cáo tiến độ: Để đạt được kết quả tốt, không chỉ hoàn thành công việc, mà còn cần kiểm soát quá trình thực hiện. Một cách hữu ích là sau khi hoàn thành công việc, báo cáo tiến độ và chia sẻ thông tin chi tiết về quá trình thực hiện.
Nếu bạn đang đọc bài viết này, hy vọng bạn sẽ tiếp tục kiên trì và dũng cảm trong hành trình của mình. Chúc bạn thành công!
Từ khóa:
- Vòng lặp khép kín
- Tư duy PDCA
- Sự đáng tin cậy
- Khả năng hoàn thiện công việc
- Hệ thống phản hồi