Nhận diện quan trọng của cuộc phỏng vấn từ chức

Cuộc phỏng vấn từ chức, hay còn gọi là cuộc phỏng vấn trước khi rời công ty, là cuộc trao đổi giữa nhân viên và người đại diện của công ty trước khi họ rời khỏi tổ chức. Theo thống kê, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có một hệ thống tuyển dụng và chọn lọc tương đối ổn định, nhưng chỉ có chưa đến 10% doanh nghiệp có nhận thức về quản lý quan hệ với nhân viên từ chức và đã thiết lập hệ thống ghi chép cuộc phỏng vấn. Thêm vào đó, chỉ có chưa đến 1% doanh nghiệp sử dụng dữ liệu từ cuộc phỏng vấn để phân tích các yếu tố chính gây ra sự mất mát nhân viên và chi phí mất mát, từ đó cải thiện quản lý nội bộ và văn hóa tổ chức.

Điều này cho thấy, đa số doanh nghiệp không coi trọng cuộc phỏng vấn từ chức, hoặc thậm chí nếu có quy trình cũng chỉ mang tính hình thức. Vậy cuộc phỏng vấn từ chức thực sự quan trọng như thế nào? Chúng ta hãy xem xét câu chuyện sau:

Một câu chuyện về cuộc phỏng vấn từ chức

Trong thời kỳ Tam Quốc, Khổng Minh (Zhuge Liang) đã trở thành một nhân vật quan trọng sau khi Xu Shu (Họ Xú, tên Shù) phải rời đi vì mẹ của ông bị Tào Tháo giữ làm con tin. Mặc dù Lưu Bị (Liu Bei) đã cố gắng giữ chân Xu Shu bằng mọi cách, cuối cùng Xu Shu vẫn quyết định từ chức. Cuộc phỏng vấn từ chức diễn ra trong bầu không khí chân thành và cảm động, với Lưu Bị khóc nức nở và đích thân kéo dây cương ngựa cho Xu Shu. Xu Shu cảm động đến mức nước mắt tuôn rơi, và sau khi chia tay, ông đột nhiên nhớ ra một việc quan trọng cần báo cáo với Lưu Bị – giới thiệu Gia Cát Lượng (Zhuge Liang), người mà ông cho rằng giỏi hơn mình. Điều này tạo nên câu chuyện đẹp “Xu Shu kéo ngựa giới thiệu Gia Cát Lượng”, và cũng là một ví dụ kinh điển về cuộc phỏng vấn từ chức mà Lưu Bị đã tạo ra, không chỉ chia tay một nhân viên mà còn giới thiệu một ứng cử viên xuất sắc hơn.

Từ đó, chúng ta có thể thấy rằng, kể cả những nhân viên đã rời bỏ công ty, vẫn có thể trở thành nguồn nhân lực tiềm năng. Trên thực tế, mục tiêu chính của cuộc phỏng vấn từ chức là thu thập thông tin từ nhân viên từ chức để doanh nghiệp có thể cải thiện công việc và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ, bao gồm duy trì mối quan hệ, ngăn chặn hành vi bất lợi và thu thập ý kiến chân thật.

Khi nào và ai nên tiến hành cuộc phỏng vấn từ chức?

Lựa chọn thời điểm thích hợp để thực hiện cuộc phỏng vấn từ chức là rất quan trọng. Có hai thời điểm thích hợp để tiến hành cuộc phỏng vấn:

1. Ngay khi nhận được thông tin về việc từ chức của nhân viên: Khi đó, nhiều nhân viên chưa chắc chắn về quyết định từ chức của mình, đôi khi chỉ vì một sự kiện cụ thể mà họ muốn rời đi. Nếu có thể giao tiếp kịp thời, giải quyết những cảm xúc nhất thời, có thể thuyết phục nhân viên thay đổi quyết định từ chức.
2. Sau khi nhân viên đã quyết định từ chức và hoàn tất thủ tục từ chức: Khi đó, nhân viên không còn e ngại gì nữa và dễ dàng chia sẻ những suy nghĩ thật lòng.

Trong lần phỏng vấn đầu tiên, đối với nhân viên chủ động nộp đơn từ chức, người trực tiếp cấp trên hoặc đồng nghiệp của nhân viên nên báo cáo ngay cho người phụ trách bộ phận và phòng nhân sự. Người phụ trách bộ phận nên tiến hành phỏng vấn từ chức ngay lập tức, tìm hiểu nguyên nhân từ chức. Đối với những nhân viên cần được giữ lại, nên cố gắng thuyết phục họ ở lại. Đối với những trường hợp không chắc chắn, nên báo cáo cho phòng nhân sự để nghiên cứu chung hoặc báo cáo lên cấp cao hơn, sau đó đưa ra các biện pháp phù hợp.

Lần phỏng vấn thứ hai nên do phòng nhân sự chủ đạo. Nhân viên dưới cấp quản lý có thể được phỏng vấn bởi người phụ trách quan hệ nhân viên hoặc phó giám đốc nhân sự; nhân viên quản lý trở lên (bao gồm cả quản lý) nên được phỏng vấn bởi giám đốc nhân sự hoặc người đứng đầu cấp cao hơn. Nguyên tắc chung là người phỏng vấn nên có cấp bậc cao hơn hoặc ít nhất là ngang hàng với người từ chức. Trong lần phỏng vấn thứ hai, nên khéo léo thuyết phục nhân viên từ chức để lại thông tin liên lạc, để theo dõi quản lý và tạo cơ hội hợp tác.

Cách tiến hành cuộc phỏng vấn từ chức

1. Nguyên tắc lắng nghe nhiều hơn nói: Trong quá trình phỏng vấn từ chức, người đại diện của công ty nên lắng nghe nhiều hơn là nói. Cần dành đủ không gian và thời gian cho nhân viên từ chức. Đôi khi, cần hướng dẫn nhẹ nhàng hoặc giải tỏa lo lắng của họ, thay vì gây áp lực. Hãy nhớ rằng mục đích của cuộc phỏng vấn là tìm hiểu ý kiến, suy nghĩ và câu trả lời của nhân viên từ chức, chứ không phải để giảng dạy hay phê bình.

2. Sử dụng câu hỏi mở: Hỏi nhiều câu hỏi mở như “thế nào”, “tại sao” thay vì câu hỏi đóng chỉ cần trả lời “có” hoặc “không”. Chỉ sử dụng câu hỏi đóng nếu bạn cần xác nhận một quan điểm cụ thể. Trong quá trình phỏng vấn, nên chọn chủ đề giao tiếp phù hợp, và nên tập trung vào những vấn đề liên quan trực tiếp đến lợi ích của nhân viên từ chức, chẳng hạn như khi phỏng vấn nhân viên nhảy việc, nên tập trung vào lý do và suy nghĩ của họ, liệu đó có phải vì sự phát triển cá nhân, học tập, gia đình hay vì mô hình quản lý, phong cách làm việc của ban lãnh đạo, không khí nhóm, đánh giá hiệu suất, nội dung công việc hiện tại…

3. Ghi chú và phân tích cải thiện: Quan trọng nhất là ghi chú lại những điểm quan trọng trong cuộc phỏng vấn để tiện cho công việc phân tích sau này. Phòng nhân sự nên phân tích thông tin và dữ liệu thu được từ cuộc phỏng vấn từ chức theo tháng, quý hoặc năm, để tóm tắt các yếu tố chính gây ra sự mất mát nhân viên, tính toán chi phí mất mát, tổng hợp thành báo cáo phân tích nguyên nhân mất mát nhân viên, phản ánh toàn diện nguyên nhân thực sự gây ra sự mất mát nhân viên, tình hình biến động nhân sự tổng thể và đề xuất cải thiện chính sách, quản lý của công ty, để báo cáo cho lãnh đạo cấp cao tham khảo và ra quyết định.