Phương pháp Làm việc Nhóm trong Thời đại Không Đảm Bảo

Phương pháp Làm việc Nhóm trong Thời đại Không Đảm Bảo

Những tổ chức mà chúng ta quen thuộc hầu hết đều là những tổ chức “định hướng thực hiện”, với cấu trúc từ trên xuống dưới. Mọi người đã quen với cách chia sẻ, hợp tác, ủy quyền và giao tiếp theo mô hình này. Tuy nhiên, để trở nên linh hoạt hơn và phản ứng nhanh chóng với nhu cầu khách hàng và sự thay đổi của thị trường, các tổ chức thường gặp phải nhiều rào cản.

Trên thị trường, có rất nhiều tổ chức chuyên nghiệp và công ty tư vấn giúp các tổ chức thực hiện quá trình chuyển đổi Agile. Nhiều phương pháp luận nhấn mạnh việc chuyển đổi toàn diện từ chiến lược, tầm nhìn đến phân công tổ chức, quy trình kinh doanh, kỹ năng nhân viên và công nghệ. Điều này không sai, nhưng lại làm cho quá trình chuyển đổi Agile trở nên phức tạp và không còn linh hoạt.

Một cuốn sách quan trọng đã được viết bởi Amy Edmondson, “Nhóm: Cách thức Hợp tác trong Thời đại Siêu Cá Nhân”.

Nhóm: Phương Pháp Làm Việc Mới trong Thời đại Không Đảm Bảo

Khái niệm về “Nhóm” ra đời trong bối cảnh hiện tại. Nhóm đơn giản hóa việc “phân tán và tập trung lại” để đạt mục tiêu. Nếu coi việc thúc đẩy chuyển đổi Agile bằng cách sử dụng lực lượng bên ngoài như một cuộc phẫu thuật lớn, thì việc học cách “Nhóm” giống như việc tập thể dục hàng ngày để cải thiện sức khỏe cơ thể.

Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, khái niệm nhóm truyền thống đang chuyển đổi sang phương pháp làm việc mới – Nhóm. Sự thay đổi này là phản ứng trực tiếp đối với sự không chắc chắn và phức tạp ngày càng tăng trong môi trường làm việc hiện đại.

Từ Nhóm đến Nhóm

Trong thời kỳ công nghiệp, mọi người mê tín về hiệu suất và đầu ra, dẫn đến sự ra đời của “Nhóm”. Nhóm thường đề cập đến một tập thể cố định với biên giới rõ ràng, cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Nhóm này nhấn mạnh vào sự ổn định, dự đoán và kiểm soát, phù hợp với môi trường nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng và lâu dài. Tuy nhiên, với sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh, mô hình nhóm tĩnh này không còn phù hợp với nhu cầu hiện tại. Thay vào đó, Nhóm như một cách làm việc động và linh hoạt, trở thành mô hình làm việc mới.

Nhóm là một động từ, nhấn mạnh vào quá trình chứ không phải cấu trúc. Trong mô hình này, thành viên nhóm cần phối hợp và hợp tác mà không cần cấu trúc cố định. Điều này đòi hỏi thành viên phải có khả năng chia sẻ kiến thức nhanh chóng, đặt câu hỏi rõ ràng và điều chỉnh linh hoạt. Quá trình Nhóm là ngẫu nhiên, yêu cầu thành viên có khả năng thích nghi nhanh chóng với môi trường mới, tích hợp góc nhìn đa ngành và giao tiếp hiệu quả trong tình huống thay đổi.

“Thực hiện Tổ chức”? Không! “Học Tập Tổ chức”? Có!

Học tập Tổ chức nhấn mạnh vào việc phản ánh trong khi hành động, không phải sau khi hành động. Phương pháp này yêu cầu tổ chức liên tục học hỏi từ kinh nghiệm, điều chỉnh và cải tiến chiến lược để thích ứng với môi trường thay đổi. Ngược lại, Thực hiện Tổ chức là một cách quản lý truyền thống, nhấn mạnh tuân thủ quy trình và hiệu suất. Trong môi trường rõ ràng và dự đoán được, Thực hiện Tổ chức thực sự mang lại hiệu suất cao và đầu ra ổn định. Tuy nhiên, trong môi trường không chắc chắn và phức tạp, phụ thuộc quá mức vào Thực hiện Tổ chức có thể khiến tổ chức cứng nhắc, thiếu linh hoạt và khả năng sáng tạo. Hiện nay, thách thức mà tổ chức đối mặt ngày càng phức tạp, đòi hỏi tổ chức không chỉ thực hiện nhiệm vụ đã xác định mà còn phải có khả năng học hỏi và sáng tạo. Học tập Tổ chức đã trở thành khả năng quan trọng hơn so với Thực hiện Tổ chức.

Khác biệt chính giữa Học tập Tổ chức và Thực hiện Tổ chức nằm ở cách tiếp cận đối với sự thay đổi và không chắc chắn. Thực hiện Tổ chức hướng tới việc loại bỏ sai lệch, theo đuổi sự ổn định và đồng nhất, trong khi Học tập Tổ chức tận dụng sai lệch để phân tích và cải tiến, khuyến khích thử nghiệm và sáng tạo. Trong môi trường Học tập Tổ chức, nhân viên được khuyến khích thử nghiệm trong quá trình học hỏi, thay vì chỉ tuân theo “kịch bản” đã định sẵn.

Kết luận, Nhóm như một phương pháp làm việc mới yêu cầu tổ chức và nhân viên thích ứng với môi trường thay đổi, thông qua việc học tập liên tục và hợp tác để đạt mục tiêu. Trong thời đại không chắc chắn, Học tập Tổ chức trở thành yếu tố then chốt cho thành công của tổ chức, yêu cầu lãnh đạo và nhân viên đón nhận thay đổi, dám thử nghiệm phương pháp mới và liên tục học hỏi và cải tiến trong thực tế. Qua Học tập Tổ chức, tổ chức có thể thích ứng tốt hơn với môi trường phức tạp và không chắc chắn, từ đó duy trì lợi thế cạnh tranh.

Các Kịch Bản Áp Dụng Nhóm

Nội Bộ Tổ Chức

• Yêu Cầu Dự Án Nhanh Chóng: Khi tổ chức phải đáp ứng nhanh chóng và thích ứng với yêu cầu dự án, Nhóm giúp tập hợp nhanh chóng các nhân viên có kỹ năng và kiến thức khác nhau để hình thành đội ngũ tạm thời để giải quyết thách thức cụ thể.
• Hợp Tác Liên Bộ Phận: Trong tổ chức, hợp tác liên bộ phận thường cần thiết để hoàn thành công việc phức tạp. Trong trường hợp này, Nhóm giúp phá vỡ rào cản bộ phận, khuyến khích giao tiếp và hợp tác giữa nhân viên từ các nền tảng và chuyên môn khác nhau.
• Sáng Tạo và Phát Triển: Trong giai đoạn phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, Nhóm hỗ trợ đội ngũ thực hiện não bộ, thí nghiệm và lặp lại nhanh chóng, từ đó đẩy nhanh quá trình sáng tạo.
• Quản Lý Khủng Hoảng: Đối mặt với sự kiện hoặc khủng hoảng đột xuất, Nhóm giúp nhanh chóng hình thành đội ngũ khẩn cấp, đội ngũ này có thể chia sẻ thông tin tức thì, điều phối tài nguyên và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Nhiệm Vụ Kiến Thức: Đối với các nhiệm vụ đòi hỏi tổng hợp kiến thức chuyên môn phân tán và thông tin, Nhóm giúp thành viên trong nhóm học hỏi và hợp tác thường xuyên, từ đó tăng cường hiệu quả và chất lượng.

Hợp Tác Bên Ngoài

• Dự Án Hợp Tác Tạm Thời: Trong dự án hợp tác tạm thời với các cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài, Nhóm giúp xây dựng quan hệ hợp tác nhanh chóng, xác định vai trò và trách nhiệm, từ đó bắt đầu công việc nhanh chóng.
• Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Động: Trong quản lý chuỗi cung ứng, do sự thay đổi động của nhà cung cấp và logistics, Nhóm giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi, điều phối tài nguyên và hành động.
• Giải Pháp Tùy Chỉnh Khách Hàng: Khi cần tạo ra giải pháp tùy chỉnh cho khách hàng, Nhóm giúp tích hợp nguồn lực nội bộ và bên ngoài, bao gồm cả kiến thức của khách hàng, từ đó tạo ra giải pháp đáp ứng nhu cầu cụ thể.
• Hợp Tác Công Nghệ và Sáng Tạo: Trong lĩnh vực công nghệ phát triển nhanh chóng, tổ chức có thể cần hợp tác với chuyên gia công nghệ hoặc phòng thí nghiệm đổi mới. Nhóm giúp hợp tác liên ngành này, thúc đẩy trao đổi kiến thức và phát triển công nghệ mới.
• Hoạt Động Toàn Cầu: Đối với tổ chức hoạt động toàn cầu, Nhóm giúp vượt qua ranh giới địa lý và văn hóa, hợp tác hiệu quả với các thành viên nhóm phân tán trên khắp thế giới.

Kết luận, Nhóm là phương pháp làm việc thích ứng và linh hoạt, áp dụng cho nhiều kịch bản. Dù trong tổ chức hay hợp tác với bên ngoài, phương pháp này giúp nâng cao khả năng thích ứng và sáng tạo của nhóm, giúp tổ chức duy trì tính cạnh tranh trong môi trường thay đổi liên tục.

Bốn Yếu Điểm then chốt của Nhóm

Sử dụng Lực Lượng Khung

Trong cuốn sách “Nhóm: Cách thức Hợp tác trong Thời đại Siêu Cá Nhân”, tác giả đã khám phá cách lãnh đạo sử dụng khung để thúc đẩy hợp tác và học tập nhóm. Khung là một loạt các giả định hoặc niềm tin của cá nhân về tình huống, ảnh hưởng đến cách họ diễn giải và phản ứng với sự kiện. Lãnh đạo thông qua việc thể hiện rõ ràng hiểu biết của mình về vai trò và mục tiêu dự án, có thể định hình hành vi và thái độ của thành viên nhóm. Nghiên cứu cho thấy, khung học tập thường xem sự thay đổi là cơ hội, nhấn mạnh sự phụ thuộc lẫn nhau giữa lãnh đạo và thành viên nhóm. Ngược lại, khung thực thi coi công nghệ mới như gánh nặng, thiếu sự chú trọng vào hợp tác nhóm.

Đặt Thành Viên Nhóm vào Một Môi Trường An Toàn

An toàn tâm lý mô tả một môi trường làm việc mà nhân viên có thể tự do bày tỏ ý tưởng và cảm xúc mà không sợ hậu quả tiêu cực. Sự an toàn này đến từ môi trường tin tưởng và tôn trọng, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, tìm kiếm phản hồi, thừa nhận lỗi và chia sẻ ý tưởng có vẻ kỳ quặc.

An toàn tâm lý khuyến khích đối thoại trực tiếp, xung đột xây dựng, học hỏi từ thất bại, loại bỏ rào cản đối với mục tiêu hiệu suất và tăng cường trách nhiệm. Lãnh đạo có thể xây dựng an toàn tâm lý thông qua nhiều hành động, ví dụ: thừa nhận rằng mình cũng có giới hạn về kiến thức, thể hiện mình cũng mắc lỗi, khuyến khích nhóm đón nhận lỗi, nói thẳng thắn, thiết lập ranh giới hành vi rõ ràng và xử lý vi phạm.

Học Hỏi từ Thất Bại để Thành Công Nhanh Hơn

Thất bại là không thể tránh khỏi, đặc biệt là trong các dự án phức tạp liên quan đến công nghệ mới và tương tác con người. Thất bại có thể cung cấp cơ hội học tập quý giá, giúp tổ chức cải tiến và đổi mới. Tuy nhiên, do sự tiêu cực và trừng phạt xã hội đối với thất bại, mọi người thường không muốn thừa nhận và phân tích thất bại. Tổ chức cần nuôi dưỡng một văn hóa khuyến khích nhân viên tiếp cận thất bại với tư duy mở, coi đó là cơ hội học hỏi và phát triển.

Nhóm vượt qua Ranh Giới

Trong các tổ chức hiện đại, hợp tác nhóm thành công thường đòi hỏi vượt qua ranh giới vật lý, vị trí xã hội và kiến thức chuyên môn. Những ranh giới này có thể cản trở giao tiếp và hợp tác hiệu quả, nhưng cũng có thể trở thành cơ hội cho đổi mới và học hỏi. Lãnh đạo có thể thúc đẩy giao tiếp xuyên ranh giới thông qua việc thiết lập mục tiêu chung, nuôi dưỡng sự tò mò và cung cấp hướng dẫn quy trình. Ví dụ về hợp tác xuyên ranh giới thành công được mô tả trong cuốn sách “Nhóm” là hành động cứu nạn mỏ Chile, nơi nhiều tổ chức và nhóm chuyên môn đã hợp tác cùng nhau để vượt qua những rào cản vật lý và tổ chức lớn.

Để kết luận, Nhóm không chỉ là một cách suy nghĩ mà còn là một phương pháp làm việc, giúp mọi người nhanh chóng tập hợp cùng nhau để học hỏi, tạo ra ý tưởng mới, tìm kiếm lời giải và giải quyết vấn đề, nhằm đối phó với môi trường phức tạp và đầy bất ổn. Để nâng cao tính cạnh tranh trong công việc, chúng ta cần học cách Nhóm; tổ chức muốn đổi mới và phát triển cũng cần sự hỗ trợ của Nhóm. Khi người lao động dám nói lên ý kiến, khi lãnh đạo giao quyền thay vì kiểm soát, và khi cả nhóm chú trọng vào sự linh hoạt thay vì tuân thủ quy tắc, tổ chức sẽ bước vào một cấp độ thực hiện cao hơn.

Kết Luận

Đúng thời điểm, cuốn sách “Nhóm: Cách thức Hợp tác trong Thời đại Siêu Cá Nhân” đã xuất hiện. Cá nhân xuất sắc có thể trở thành siêu cá nhân, một người như một đội, ví dụ như thuật ngữ “binh đoàn đặc nhiệm” hiện nay. Tuy nhiên, siêu cá nhân không có nghĩa là phải cô lập, đơn độc. Ngược lại, để hoàn thành một công việc, đạt được mục tiêu, thay đổi một số tình trạng, sự hợp tác là không thể thiếu. Sự hợp tác hiệu quả, làm phong phú tương tác giữa người với người, sự hỗ trợ lẫn nhau, tiến bộ cùng nhau, có thể hấp dẫn hơn việc hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu.

Về sự hợp tác và học tập, bạn thân mến, nếu bạn là người lãnh đạo hoặc người học, hãy chia sẻ quan điểm hoặc khó khăn của bạn. Chúng tôi sẽ chọn ra người đọc may mắn để tặng cuốn sách này, hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn một chút.

Từ khóa

• Nhóm
• Học tập tổ chức
• Thực hiện tổ chức
• An toàn tâm lý
• Nhóm vượt qua ranh giới