Tại sao không nên quản lý vượt cấp?

Tại sao không nên quản lý vượt cấp?

Quản lý vượt cấp đề cập đến việc một người quản lý can thiệp trực tiếp vào công việc của nhân viên thuộc cấp dưới của một người quản lý khác, mà không thông qua người quản lý trực tiếp đó. Cách quản lý này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực như:

Gây rối loạn trong cấu trúc tổ chức và phạm vi trách nhiệm

Quản lý vượt cấp giống như một bàn tay vô hình, có thể phá vỡ phân công công việc rõ ràng và phân chia trách nhiệm chi tiết trong tổ chức, từ đó gây ra sự lộn xộn trong cấu trúc, làm cho việc phối hợp và thực hiện công việc trở nên khó khăn.

• Trách nhiệm không rõ ràng: Khi quản lý vượt cấp, nhân viên sẽ cảm thấy bối rối khi phải tuân theo chỉ đạo của nhiều người lãnh đạo khác nhau. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và động lực làm việc của họ.
• Cấp bậc hỗn loạn: Việc quản lý vượt cấp có thể làm mất đi trật tự của hệ thống cấp bậc. Khi người quản lý can thiệp vượt cấp, cấu trúc tổ chức ban đầu bị phá vỡ, khiến trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cấp trở nên mờ nhạt, từ đó giảm hiệu quả quản lý.
• Lệnh chỉ đạo trùng lặp: Quản lý vượt cấp có thể dẫn đến việc nhiều người lãnh đạo đưa ra các chỉ thị khác nhau về cùng một vấn đề, khiến nhân viên cảm thấy bối rối.

Hủy hoại văn hóa tổ chức và mối quan hệ tin tưởng

Quản lý vượt cấp có thể làm suy yếu văn hóa tổ chức và niềm tin giữa các thành viên trong nhóm. Nó thường được hiểu là biểu hiện của sự không tin tưởng và thiếu tôn trọng đối với nhân viên và người quản lý trực tiếp của họ, từ đó ảnh hưởng đến mối quan hệ tin tưởng và văn hóa tổ chức.

• Giảm sút nhiệt huyết: Nhân viên có thể cảm thấy rằng nỗ lực của họ không được công nhận nếu công việc của họ thường xuyên bị can thiệp bởi người quản lý cấp cao hơn. Điều này có thể làm giảm sự nhiệt tình và cam kết của họ.
• Hủy hoại mối quan hệ tin tưởng: Quản lý vượt cấp có thể khiến nhân viên nghĩ rằng người quản lý trực tiếp của họ không có năng lực hoặc quyền lực thực sự, hoặc không cung cấp đủ hướng dẫn và hỗ trợ.
• Hủy hoại văn hóa tổ chức: Nếu hành vi quản lý vượt cấp được biết đến rộng rãi, nhân viên có thể cảm thấy rằng người quản lý không tôn trọng quy tắc và quy trình của tổ chức, từ đó tạo ra sự không tin tưởng và kháng cự đối với văn hóa tổ chức.

Gây hại cho hình ảnh của bạn

Quản lý vượt cấp có thể làm giảm uy tín và hình ảnh của bạn trong mắt nhân viên. Điều này dễ dàng khiến mọi người cảm thấy bạn không tôn trọng việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn, từ đó gây ra sự phản đối và chống đối.

• Hình ảnh lãnh đạo bị ảnh hưởng: Quản lý vượt cấp có thể khiến nhân viên cảm thấy bạn không đủ khả năng lãnh đạo và ra quyết định, từ đó làm tổn hại đến vị trí và danh tiếng của bạn.
• Hủy hoại uy tín và lòng tin: Việc quản lý vượt cấp có thể khiến người khác cảm thấy bạn không tôn trọng quy tắc và thiếu trung thực, từ đó ảnh hưởng đến uy tín và lòng tin của bạn trong tổ chức.
• Tạo hình ảnh tiêu cực: Việc quản lý vượt cấp càng nhiều, nhân viên càng nghi ngờ và không tin tưởng vào cách quản lý của bạn, từ đó gắn nhãn bạn là một nhà lãnh đạo không phù hợp.

Làm thế nào để tránh quản lý vượt cấp?

Những người lãnh đạo doanh nghiệp muốn tránh những rắc rối do quản lý vượt cấp gây ra, có thể thử:

• Rõ ràng hóa cấu trúc tổ chức: Hiểu rõ cấu trúc tổng thể và quy trình hoạt động hàng ngày của công ty, xác định rõ trách nhiệm của mỗi nhân viên và người quản lý trực tiếp của họ. Khi gặp vấn đề, bạn sẽ biết nên tìm ai, không nên can thiệp vào việc không thuộc thẩm quyền của mình.
• Nhiều giao tiếp, ít hiểu lầm: Giữ liên lạc chặt chẽ với nhân viên và người quản lý trực tiếp của họ, thường xuyên thảo luận về tiến độ công việc và những khó khăn gặp phải. Điều này giúp giải quyết vấn đề kịp thời và giảm thiểu xu hướng quản lý vượt cấp.
• Tôn trọng người khác, không vượt quá giới hạn: Mỗi người đều có phạm vi trách nhiệm riêng, đừng can thiệp vào việc của người khác. Điều này vừa tôn trọng người khác, vừa bảo vệ mình khỏi việc vượt quyền.
• Tuân thủ quy định, không tìm đường tắt: Khi gặp vấn đề cần giải quyết, tuân thủ quy trình đã được thiết lập, không nên bỏ qua một cấp quản lý để can thiệp trực tiếp vào công việc của nhân viên. Điều này chỉ làm phức tạp thêm vấn đề.
• Xây dựng lòng tin, tránh xung đột: Thường xuyên giao tiếp với nhân viên và người quản lý trực tiếp của họ, thể hiện sự tôn trọng và thấu hiểu của bạn. Điều này giúp mọi người hợp tác hơn trong công việc và giảm thiểu mâu thuẫn và hiểu lầm do quản lý vượt cấp gây ra.

Nếu sếp của bạn quản lý vượt cấp nhân viên của bạn, bạn nên làm gì?

Khi sếp của bạn đột nhiên quản lý vượt cấp nhân viên của bạn, bạn có thể cảm thấy bất ngờ. Đừng lo lắng, dưới đây là một số gợi ý có thể giúp bạn đối phó với tình huống này:

• Đặt thời gian để nói chuyện: Đầu tiên, hãy cố gắng ngồi xuống và uống cà phê với sếp của bạn, trò chuyện về lý do tại sao anh ấy/a cô ấy lại hành động như vậy. Bạn có thể chia sẻ quan điểm của mình và cũng cho sếp biết về cách quản lý của đội ngũ của bạn. Đồng thời, đừng quên trò chuyện với các thành viên trong đội ngũ của bạn, xem họ nghĩ gì.
• Làm rõ trách nhiệm: Nếu bạn cảm thấy rằng hành động quản lý vượt cấp của sếp đã làm rối loạn trật tự quản lý, hãy ngồi lại và phân chia lại trách nhiệm của bạn và các thành viên trong đội ngũ. Hãy để sếp biết rõ bạn và các thành viên trong đội ngũ của bạn chịu trách nhiệm gì, như vậy mọi người có thể hợp tác tốt hơn.
• Giữ bình tĩnh và tôn trọng: Khi xử lý vấn đề quản lý vượt cấp, bạn cần giữ bình tĩnh và tôn trọng. Đừng nổi giận hay có phản ứng quá khích với sếp hoặc nhân viên, điều này có thể làm tăng mâu thuẫn và xung đột.
• Tìm giải pháp cùng nhau: Nếu bạn cảm thấy không thể xử lý vấn đề này một mình, hãy nhờ sự giúp đỡ của các lãnh đạo khác hoặc phòng nhân sự. Họ có kinh nghiệm, có thể đưa ra một số gợi ý hữu ích. Cuối cùng, hãy đặt lợi ích của công ty lên trên hết.

Tóm lại, khi đối mặt với tình huống sếp quản lý vượt cấp nhân viên của bạn, điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh và tìm kiếm giải pháp.

**Từ khóa:**
– Quản lý vượt cấp
– Tổ chức
– Trách nhiệm
– Văn hóa tổ chức
– Lãnh đạo