Quản lý hiệu quả thời gian trong các cuộc họp tại nơi làm việc

Nhiều nhân viên văn phòng cho rằng họ đang lãng phí đến 70% thời gian làm việc trong các cuộc họp không hiệu quả. Làm thế nào để không để sự nghiệp của bạn trôi qua trong những buổi họp vô bổ?

Tần suất và hiệu quả của các cuộc họp

Theo một khảo sát gần đây, 59% nhân viên phải tham gia ít nhất một cuộc họp mỗi hai ngày, trong khi 14% phải tham dự họp hàng ngày. Tuy nhiên, chỉ có 20% người thường xuyên tham gia vào cuộc thảo luận, 13% cảm thấy cuộc họp nhàm chán và không bao giờ phát biểu, còn 7% chọn cách tránh tham dự để tập trung hoàn thành công việc.

Cảnh tượng quen thuộc trong phòng họp

Nếu bạn từng chứng kiến hoặc tự mình trải qua những tình huống sau, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy rất quen thuộc:

• Một số người “du lịch” trong trí tưởng tượng,
• Một số người nhắn tin riêng trên điện thoại,
• Một số người chơi game như Dota,
• Hoặc thậm chí có người… ngủ gật!

Thậm chí, trên mạng xã hội còn xuất hiện những “bí quyết” giúp “trốn tránh” cuộc họp, chẳng hạn như:

• Chọn chỗ ngồi giữa phòng để không bị chú ý,
• Mang theo tạp chí, điện thoại di động, báo cáo hoặc thiết bị nghe nhạc,
• Tránh nói chuyện với đồng nghiệp để giữ thể diện cho lãnh đạo đang thuyết trình.

Lỗi do quản lý hay do nhân viên?

Theo chuyên gia nhân sự Peter Tran (tên giả), nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này nằm ở cách quản lý cuộc họp. Doanh nghiệp cần xác định rõ khi nào cần tổ chức cuộc họp và kiểm soát chặt chẽ thời gian. Cuộc họp nên tập trung giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng. Ngoài ra, nội dung và hình thức họp cần được đa dạng hóa để tăng tính hấp dẫn và hiệu quả.

Mô hình họp hiệu quả từ một quản lý trẻ

Một giám đốc truyền thông 33 tuổi đã biến cuộc họp trở thành thời gian giao lưu thú vị cho nhân viên. Ông không chỉ áp dụng nhiều hình thức họp khác nhau mà còn khuyến khích mọi người tham gia thảo luận tích cực. Đặc biệt, sau mỗi cuộc họp chính thức, ông dành thêm thời gian để mọi người trò chuyện và chia sẻ thông tin vui vẻ. Kết quả là, nhân viên của ông không còn coi cuộc họp là gánh nặng nữa.

Đổi mới tư duy để tận dụng tối đa thời gian họp

Nếu bạn không thể thay đổi hình thức hoặc nội dung của cuộc họp, hãy thay đổi thái độ của mình. Thay vì tiếp cận cuộc họp với tâm lý tiêu cực, hãy coi đó là cơ hội để thể hiện năng lực của bạn. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử, phân tích và phản ứng nhanh chóng của bạn đều có thể được rèn luyện qua những cuộc họp.

Ngoài ra, hãy mở lòng đón nhận ý kiến của người khác. Đừng để quan điểm cá nhân ảnh hưởng đến khả năng đánh giá ý tưởng mới. Nếu bạn không đồng ý với một ý kiến, hãy cố gắng hiểu lý do đằng sau nó. Có thể ý tưởng đó chứa đựng những điểm sáng tạo mà bạn chưa nhận ra.

Kết luận

Việc cải thiện hiệu quả của các cuộc họp không chỉ phụ thuộc vào người quản lý mà còn đòi hỏi sự thay đổi từ phía nhân viên. Bằng cách thay đổi thái độ và cách tiếp cận, bạn có thể biến những cuộc họp tẻ nhạt thành cơ hội học hỏi và phát triển bản thân.

Từ khóa: cuộc họp, hiệu quả, quản lý, kỹ năng, tư duy