Tác động của việc phá vỡ quy tắc đối với hiệu quả tổ chức
Trong các tổ chức, để theo đuổi hiệu suất cá nhân cao nhất, những người mạnh thường thích phá vỡ quy định và vượt qua các ràng buộc của hệ thống. Tuy nhiên, điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực đến hiệu suất tổng thể của tổ chức. Thực tế, hiệu suất cá nhân cao nhất không đồng nghĩa với hiệu suất tổng thể của tổ chức cao nhất. Trong quá trình tìm kiếm giải pháp tối ưu, quy định và quy tắc đóng vai trò quyết định.
Nạn khó khăn trong phối hợp
Khi nhiều người cần phải làm việc cùng nhau, cách thức để đạt được hiệu suất tổng thể cao nhất trở thành vấn đề cốt lõi của tổ chức. Tuy nhiên, việc phối hợp không hề đơn giản!
Chúng ta thường gặp những tình huống sau:
Ở một ngã tư hẹp không có camera, một số tài xế chọn vượt hàng để đi nhanh hơn. Khi đó, một phần những người đang chờ đợi theo đúng quy định mất kiên nhẫn và cũng chọn vượt hàng. Bạn đang ở giữa, cũng cần đi nhanh, vậy bạn sẽ chọn tiếp tục chờ đợi hay vượt hàng?
Theo lý thuyết, nếu mọi người đều tuân thủ quy định, tốc độ di chuyển cơ bản sẽ được duy trì, và tỷ lệ đi qua tổng thể sẽ cao hơn. Tuy nhiên, việc chờ đợi trung thực dường như là một quyết định thiệt thòi cho cá nhân. Kết quả là, ngã tư rất có thể bị ùn tắc, và hiệu suất đi qua tổng thể cực kỳ thấp.
Nếu ngã tư có camera hoặc có cảnh sát giao thông chỉ huy, việc vi phạm làn đường và vượt hàng sẽ bị phạt nặng. Các tài xế thường sẽ chọn chờ đợi vì họ biết mọi người đều tuân thủ quy định, và họ có thể dự đoán rõ ràng về việc đi qua thuận lợi. Kết quả cuối cùng là ít xe vượt hàng hơn, và hiệu suất đi qua tổng thể cao hơn.
Sai lầm của những người mạnh
Khi doanh nghiệp phát triển từ nhỏ đến lớn, số lượng nhân viên tăng lên, cấu trúc nhân sự trở nên phức tạp hơn. Tại thời điểm này, doanh nghiệp phải đối mặt với câu hỏi quan trọng: Làm thế nào để tổ chức hiệu quả mọi người, tạo ra sức mạnh tổng hợp lớn nhất?
Lãnh đạo doanh nghiệp cần dẫn dắt mọi người xác định giá trị cốt lõi của tổ chức và xây dựng các quy định và quy tắc nội bộ trên cơ sở đó, để mọi người có cơ sở phối hợp. Tuy nhiên, bất kỳ quy định và quy tắc nào cũng là hạn chế quyền lực và tự do đến một mức độ nào đó, và những người có quyền lực thường có xu hướng phá vỡ chúng.
Trong tổ chức, những người không có quyền lực thường phải thích nghi với quy định hoặc rời đi. Ngược lại, những người có quyền lực, thường là những người mạnh trong tổ chức, là những người đặt ra quy định, thậm chí có quyền giải thích và sửa đổi quy định.
Khi đối mặt với sự ràng buộc của quy định, những người mạnh thường cảm thấy bị hạn chế, không thoải mái. Nếu thiếu đủ lý trí và nhận thức, họ có thể nghĩ rằng quy định và quy tắc làm giảm hiệu suất cá nhân của họ.
Ví dụ, họ có thể nghĩ rằng “Việc này đã rõ ràng rồi, nếu theo quy định và quy tắc, phải thảo luận và quyết định nội bộ, thật chậm chạp. Tôi đã nhìn rõ, tôi có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn, chúng ta có thể đạt kết quả nhanh hơn”.
Thực tế, nhiều người mạnh trong tổ chức khi gặp vấn đề, thường phản ứng đầu tiên không phải là tìm đến quy định và quy tắc, mà là quyết định độc lập, hành động nhanh chóng. Cảm giác này, đôi khi còn khiến họ cảm động chính mình.
Chúng ta tin rằng, những người mạnh này có ý định chân thành. Họ muốn giải quyết vấn đề, họ muốn nâng cao hiệu suất làm việc. Nhưng thực tế, hiệu suất cá nhân tối đa không đồng nghĩa với hiệu suất tổ chức tối đa. Sự nhanh chóng cục bộ có thể dẫn đến chậm chạp tổng thể, giống như ví dụ về ùn tắc giao thông.
Bẫy tù nhân
“Bẫy tù nhân” (Prisoner’s Dilemma) là một khái niệm được đưa ra vào thập kỷ 1950 bởi các chuyên gia của Công ty RAND. Bẫy này mô tả tình huống hai nghi phạm bị bắt giữ nhưng không có đủ bằng chứng để kết tội. Cảnh sát tách biệt hai người và đưa ra ba lựa chọn:
- Nếu một người thú nhận và tố cáo người kia (chọn phản bội), người này sẽ được thả tự do, người kia sẽ bị giam 10 năm.
- Nếu cả hai đều im lặng (chọn hợp tác), cả hai sẽ bị giam 1 năm.
- Nếu cả hai đều thú nhận và tố cáo nhau (chọn phản bội lẫn nhau), cả hai sẽ bị giam 8 năm.
Kết quả cuối cùng là, cả hai nghi phạm sẽ chọn thú nhận và tố cáo nhau. Đây là “cân bằng Nash”, nghĩa là không ai có thể cải thiện tình hình của mình bằng cách thay đổi chiến lược khi người khác không thay đổi.
Trong ví dụ về tài xế vượt hàng, nếu các tài xế đều hành động một cách lý tính, họ sẽ chọn như sau:
Nếu có trật tự giao thông và mọi người đều chọn chờ đợi, tất cả sẽ đi qua với tốc độ trung bình, và hiệu suất tổng thể tốt nhất. Khi không có trật tự, mỗi tài xế có ba kết quả:
- Nếu anh ta chọn chờ đợi mà các tài xế khác chọn vượt hàng, anh ta sẽ đi qua rất chậm.
- Nếu anh ta và các tài xế khác đều chọn vượt hàng, anh ta vẫn đi qua rất chậm.
- Nếu anh ta chọn vượt hàng mà các tài xế khác chọn chờ đợi, anh ta sẽ đi qua nhanh chóng.
Rõ ràng, anh ta sẽ chọn vượt hàng. Kết quả là, tất cả các tài xế đều chọn vượt hàng, và cuối cùng là ùn tắc.
Cách hóa giải
Trong quản lý tổ chức, hiện tượng “bẫy tù nhân” do sự tùy tiện của những người mạnh xảy ra phổ biến. Ví dụ, lãnh đạo đặt ra quy định đánh giá hiệu suất, nhưng trước khi hết kỳ đánh giá, lại thay đổi nhiệm vụ hoặc vị trí của nhân viên mà không hỏi ý kiến. Điều này làm mất uy tín của quy định đánh giá hiệu suất.
Hoặc, lãnh đạo đưa ra quy định, nhưng khi gặp vấn đề cụ thể, lại quyết định tùy tiện thay vì tuân thủ quy định. Kết quả là, quy định mất uy tín, và tổ chức rơi vào trạng thái quản lý dựa trên con người, kém hiệu quả. Khi đó, thời gian và kinh nghiệm của lãnh đạo trở thành rào cản lớn nhất cho hoạt động của tổ chức.
Để hóa giải “bẫy tù nhân”, quan trọng là các bên tham gia có ý định tuân thủ quy định. Điều này phụ thuộc vào hai yếu tố:
- Thứ nhất, các bên tham gia “đồng lòng”. Điều này nghĩa là giải quyết vấn đề “xây dựng quy định”. Các bên tham gia có thể thảo luận, sáng tạo và xây dựng quy định và quy tắc phù hợp với hiệu suất tổng thể của tổ chức.
- Thứ hai, các bên tham gia “xây dựng niềm tin”. Điều này nghĩa là giải quyết vấn đề “tuân thủ quy định”. Các bên tham gia phải tuân thủ quy định chung, đặc biệt là những người có quyền lực trong tổ chức.
Chỉ khi đó, các thành viên trong tổ chức mới có thể dự đoán được hành vi của nhau, và tin tưởng vào quy định, quy tắc, và lẫn nhau. Khi đó, “bẫy tù nhân” mới được giải quyết, và hiệu suất tổng thể mới đạt được tối ưu.
