Quản lý tốt, đừng để khỉ nhảy trở lại vai

Những Con Khỉ trong Quản Lý: Cách Giúp Nhân Viên Tự Chủ

Trong quản lý, có một lý thuyết thú vị được gọi là “Lý thuyết về những con khỉ” (Monkey Theory). Đây là một cách ví von để mô tả việc phân chia trách nhiệm và ủy quyền trong một tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu làm thế nào để tránh để những con “khỉ” nhảy từ nhân viên sang người quản lý, và làm thế nào để giúp nhân viên tự chủ hơn trong công việc của họ.

1. Những Con Khỉ Nhảy Từ Nhân Viên Sang Quản Lý

Lý thuyết này bắt nguồn từ một tình huống mà giáo sư Bill Oncken đã quan sát. Ông nhận ra rằng khi ông bận rộn với công việc, các nhân viên của ông lại có thời gian rảnh rỗi. Điều này khiến ông suy ngẫm về việc tại sao mình lại phải gánh vác quá nhiều trách nhiệm, trong khi nhân viên lại không chịu trách nhiệm với công việc của họ.

Trong ngữ cảnh này, “con khỉ” tượng trưng cho các nhiệm vụ cần hoàn thành. Khi một nhân viên gặp vấn đề và yêu cầu sự hỗ trợ từ người quản lý, “con khỉ” sẽ nhảy từ lưng của nhân viên sang lưng của người quản lý. Ví dụ, khi một nhân viên nói: “Thưa sếp, chúng tôi gặp một vấn đề, xin sếp chỉ đạo”, thì người quản lý thường sẽ trả lời: “Tôi sẽ xem xét và trả lời sau”. Tại thời điểm đó, “con khỉ” đã chuyển từ nhân viên sang người quản lý. Kết quả là, người quản lý phải gánh thêm nhiều nhiệm vụ, dẫn đến việc họ không còn thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng khác.

2. Làm Thế Nào Để Cho “Con Khỉ” Nhảy Lại Về Nhân Viên?

Nếu người quản lý tiếp tục gánh vác những nhiệm vụ không thuộc trách nhiệm của mình, họ sẽ không có đủ thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng như lập kế hoạch, điều phối tài nguyên, hoặc thúc đẩy sự sáng tạo. Do đó, việc quan trọng là phải biết cách đưa “con khỉ” trở lại cho nhân viên.

Khi một nhân viên báo cáo vấn đề, người quản lý nên ngay lập tức xác định rõ trách nhiệm. Thay vì đồng ý “xem xét và trả lời sau”, người quản lý nên hỏi: “Đây là vấn đề của ai? Là vấn đề của bạn hay của tôi?” Nếu đó là vấn đề của nhân viên, người quản lý nên yêu cầu họ đưa ra giải pháp và chỉ đóng vai trò là người đánh giá. Nếu đó là vấn đề của người quản lý, họ nên điều phối tài nguyên và hỗ trợ nhân viên thay vì trực tiếp giải quyết vấn đề.

Sau khi xác định rõ trách nhiệm, người quản lý cần theo dõi tiến độ của nhân viên. Thay vì chờ nhân viên hỏi về tiến độ, người quản lý nên chủ động kiểm tra và khuyến khích nhân viên tự tìm giải pháp. Điều này giúp nhân viên phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề và tăng cường khả năng tự chủ.

3. Sáu Nguyên Tắc Quản Lý “Những Con Khỉ”

Để tránh tình trạng “những con khỉ” nhảy lung tung, người quản lý cần tuân thủ sáu nguyên tắc sau:

Xác định số lượng “con khỉ” phù hợp: Người quản lý không thể gánh vác vô số nhiệm vụ. Cần đảm bảo rằng mỗi nhân viên được giao đúng số lượng công việc phù hợp với khả năng của họ. Không nên đặt quá nhiều áp lực lên nhân viên, đặc biệt là khi họ chưa có kinh nghiệm.
Phân bổ thời gian hợp lý: Mỗi nhiệm vụ cần có thời gian thực hiện rõ ràng. Người quản lý nên đảm bảo rằng các nhiệm vụ được phân chia đều đặn và có thời hạn cụ thể. Điều này giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả và hoàn thành công việc đúng hạn.
Trách nhiệm rõ ràng: Mỗi nhiệm vụ cần có người chịu trách nhiệm cụ thể. Không nên để nhiều người can thiệp vào công việc của người khác, đặc biệt là người quản lý không nên can thiệp quá nhiều vào công việc của nhân viên. Điều này giúp tránh tình trạng “con khỉ” nhảy lung tung.
Cho phép điều chỉnh thời gian nếu có biến động: Trong trường hợp có biến động không mong muốn, cả nhân viên và người quản lý có thể đề xuất điều chỉnh thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ.
Báo cáo tiến độ trực tiếp: Nhân viên nên báo cáo tiến độ công việc trực tiếp qua cuộc họp hoặc điện thoại, thay vì thông qua email hoặc tin nhắn. Điều này đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt chính xác và hai bên đều hiểu rõ tình hình.
Tổng kết và tóm tắt: Khi báo cáo tiến độ, nhân viên nên tập trung vào những điểm quan trọng, thay vì liệt kê chi tiết từng bước. Điều này giúp người quản lý nắm bắt nhanh chóng và đưa ra quyết định hiệu quả.

Kết Luận

Quản lý tốt “những con khỉ” không chỉ giúp người quản lý giảm bớt áp lực, mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và tự chủ trong công việc. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc trên, người quản lý có thể nâng cao hiệu suất của cả cá nhân và nhóm, đồng thời giúp nhân viên trưởng thành hơn trong sự nghiệp của họ.

Từ khóa:

Quản lý
Những con khỉ
Ủy quyền
Trách nhiệm
Phát triển nhân viên