Bí Mật Của Giao Tiếp Hiệu Quả
Bí Mật Của Giao Tiếp Hiệu Quả: Từ “Giao Tiếp Không Mất” Đến “Giao Tiếp Có Mất”
Bạn có từng gặp phải tình huống này? Là một nhà quản lý, bạn đã phân chia công việc và giao tiếp với nhân viên cẩn thận, nhưng kết quả cuối cùng luôn không như mong đợi? Bạn có cảm thấy vô lực và lo lắng khi giao tiếp dường như không đạt được hiệu quả mong muốn?
Liu Run sẽ giúp bạn phân tích sâu sắc về sự khác biệt giữa “giao tiếp không mất” và “giao tiếp có mất”, đồng thời chia sẻ những kỹ năng giao tiếp hiệu quả để giúp bạn vượt qua những thách thức này.
01. Tại Sao Giao Tiếp Của Nhà Quản Lý Thường Bị “Vô Hiệu Hóa”?
Khi nhà quản lý phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể và giao tiếp với nhân viên, đôi khi họ gặp phải tình huống sau:
- Nhà quản lý hỏi: “Bạn có nghe rõ chưa?”
- Nhân viên trả lời: “Có.”
- Một vài ngày sau, nhà quản lý hỏi lại: “Bạn đã làm chưa?”
- Nhân viên trả lời: “Chưa.”
- Nhà quản lý nói: “Thế thì hãy làm ngay đi!”
- Nhân viên trả lời: “Tôi không biết phải làm thế nào.”
- Nhà quản lý hỏi: “Sao bạn không hỏi tôi?”
- Nhân viên bắt đầu làm, nhưng sau đó, nhà quản lý nhận ra rằng kết quả không giống như mong đợi.
Tình huống này tạo ra cảm giác bất lực, giống như “đấm vào bông”. Nhân viên không thực hiện theo ý định của nhà quản lý, và kết quả không đạt được như mong muốn. Điều này khiến nhà quản lý cảm thấy mất kiểm soát và lo lắng, muốn nắm vững quyền kiểm soát.
02. Từ “Giao Tiếp Không Mất” Đến “Giao Tiếp Có Mất”
Để hiểu rõ hơn về “giao tiếp có mất”, chúng ta cần hiểu trước tiên “giao tiếp không mất” là gì.
Khi còn là nhân viên, chúng ta tự giao tiếp với chính mình, từ suy nghĩ đến hành động. Não bộ và tay của chúng ta hoạt động cùng nhau, suy nghĩ và hành động diễn ra một cách liền mạch. Ví dụ, khi bạn muốn uống cà phê, bạn chỉ cần nghĩ và sau đó dùng tay lấy ly cà phê, đưa lên miệng và uống. Toàn bộ quá trình này diễn ra một cách tự nhiên, không có sự mất mát thông tin. Đây gọi là “giao tiếp không mất”.
Tuy nhiên, khi trở thành nhà quản lý, bạn là người ra quyết định, còn nhân viên là người thực hiện. Quá trình giao tiếp bị tách rời, dẫn đến sự mất mát thông tin. Có hai trung gian trong quá trình giao tiếp:
- Trung gian thứ nhất: Miệng của nhà quản lý, nơi thông tin từ não bộ được truyền đi.
- Trung gian thứ hai: Não bộ của nhân viên, nơi thông tin được tiếp nhận và chuyển đến tay để thực hiện.
Hai trung gian này gây ra sự mất mát thông tin. Đầu tiên, khi nhà quản lý truyền đạt thông tin qua miệng, thông tin có thể bị giảm sút. Thứ hai, khi nhân viên tiếp nhận thông tin, họ có thể không hoàn toàn đồng ý hoặc hiểu rõ, dẫn đến việc thực hiện không đúng như mong muốn.
03. Bốn Kỹ Thuật Giao Tiếp Của Những Người Thành Công
Để cải thiện giao tiếp, dưới đây là bốn kỹ thuật giao tiếp mà những người thành công thường sử dụng:
1. Đừng Nói “Không Thể”, Mà Hãy Nói “Nếu… Thì…”
Một vị giám đốc cũ của tôi, từng là phó chủ tịch khu vực Đại Trung Hoa của Microsoft, đã dạy tôi về kỹ thuật “Nếu… Thì…”. Ông ấy giải thích rằng, thay vì nói “Điều này không thể”, hãy nói “Nếu bạn thêm vào điều này, thì việc này sẽ có cơ hội thành công hơn”.
Kỹ thuật này giúp bạn không phủ nhận ý kiến của người khác, mà thay vào đó, bạn đưa ra gợi ý xây dựng, giúp hoàn thiện ý tưởng.
2. Đừng Nói “Nhưng”, Mà Hãy Nói “Đúng, Đồng Thời…”
Thay vì nói “Nhưng”, hãy nói “Đúng, đồng thời…”. Kỹ thuật này giúp bạn không đứng ở vị trí đối lập với người khác, mà thay vào đó, bạn đồng lòng với họ và đưa ra gợi ý cải thiện. Ví dụ, thay vì nói “Tôi đồng ý với bạn, nhưng…”, hãy nói “Tôi đồng ý với bạn, đồng thời nếu bạn làm như vậy, sẽ tốt hơn”.
3. Hỏi “Bạn Có Nghĩ Vậy Không?”
Roger Luo, một giáo viên nổi tiếng, đã dạy tôi rằng, sau khi lắng nghe ý kiến của người khác, hãy tổng hợp lại và hỏi “Bạn có nghĩ vậy không?”. Điều này giúp người khác cảm thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, và họ sẽ dễ dàng chấp nhận những gợi ý của bạn hơn.
4. Nói “Tôi Biết Bạn Có Ý Định Tốt”
Khi giao tiếp với nhân viên, nếu họ có thái độ phản ứng, đừng đối đầu trực tiếp. Thay vào đó, hãy nói “Tôi biết bạn có ý định tốt, nhưng tôi nhận thấy rằng…”. Điều này giúp bạn không tấn công động cơ của họ, mà thay vào đó, bạn khẳng định rằng họ có ý định tốt, và sau đó đưa ra gợi ý cải thiện. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng sửa đổi hành vi của mình.
Giao tiếp là một kỹ năng cần được rèn luyện suốt đời. Như Dale Carnegie đã từng nói: “Thành công trong sự nghiệp phụ thuộc vào mối quan hệ giữa con người, và chất lượng của mối quan hệ đó phụ thuộc vào mức độ giao tiếp của bạn”.
Từ Khóa:
- Giao tiếp hiệu quả
- Giao tiếp không mất
- Giao tiếp có mất
- Kỹ thuật giao tiếp
- Nhà quản lý