Quản lý Thời gian: Giải pháp hay Lời nói dối?
Quản lý Thời gian: Giải pháp hay Lời nói dối?
Ngày nay, quản lý thời gian dường như trở thành “thuốc tiên” cho người làm việc trong môi trường công sở. Những cuốn sách về chủ đề này thường xuyên đứng đầu danh sách sách bán chạy, minh chứng cho sự quan tâm lớn đối với vấn đề này.
Trong thế giới bận rộn này, mọi người dành rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm hệ thống hoặc công cụ mới, giúp họ hoàn thành công việc với hiệu suất cao hơn trong thời gian ngắn hơn. Các học giả có những quan điểm và lời khuyên khác nhau về cách quản lý thời gian, đôi khi những lời khuyên này mâu thuẫn nhau. Ví dụ:
- Trong cuốn sách “Điều đó không quan trọng, hãy làm ngay”, tác giả khuyến khích bạn bắt đầu từ những công việc đơn giản, dễ dàng thực hiện.
- Tuy nhiên, trong cuốn “Hãy ăn con ếch đó”, tác giả lại khuyên bạn nên bắt đầu bằng những công việc khó khăn và quan trọng nhất trước, sau đó chuyển sang những công việc dễ dàng hơn.
- Trong cuốn “Chiến thắng sự trì hoãn”, tác giả khuyên bạn nên dành thời gian cho các hoạt động xã hội và giải trí trước, sau đó mới sắp xếp công việc vào khoảng trống thời gian.
- Mặt khác, cuốn sách “Chờ đợi” lại đưa ra ví dụ về việc cố tình không hoàn thành một số công việc ngay lập tức.
Bên cạnh đó, những người thành đạt và những người làm việc hiệu quả cũng có những phương pháp quản lý thời gian riêng biệt. Ví dụ, Zhang Chaoyang áp dụng phương pháp “ngủ ngắn” – chỉ ngủ 4 giờ mỗi ngày, chia thành hai phần, và thức dậy hoàn toàn giữa chừng để làm nước ép rau củ. Elon Musk, người quản lý ba công ty trị giá hàng tỷ đô la và làm việc tới 100 giờ mỗi tuần, vẫn duy trì cuộc sống cá nhân và tình cảm. Ông đã lên lịch trình chi tiết, với mỗi khoảng thời gian được chia thành từng khoảng năm phút, không ăn sáng và không gọi điện thoại quá nhiều.
Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu đối với người quản lý. Khi nắm vững nó, bạn sẽ đạt được nhiều thành tựu hơn. Nhưng tại sao vẫn còn câu hỏi “Tại sao tôi hiểu rõ về lý thuyết nhưng vẫn không thể quản lý thời gian của mình tốt?” Làm thế nào để tránh những lời khuyên về quản lý thời gian mà có vẻ đúng nhưng thực tế lại không? Và làm thế nào để áp dụng những kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp vào công việc thực tế?
5 Lời Nói Dối Về Quản Lý Thời Gian
Chúng ta đã đọc và học hỏi rất nhiều lời khuyên từ những doanh nhân thành đạt và các chuyên gia quản lý về quản lý thời gian. Tuy nhiên, tại sao chúng ta vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hiệu quả? Elizabeth Grace Saunders, một huấn luyện viên quản lý thời gian, đã dành hơn mười năm để phỏng vấn và thảo luận với khách hàng trên toàn cầu, phát hiện ra năm lời nói dối phổ biến về quản lý thời gian:
- Việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ tăng cường hiệu suất công việc.
- Nếu bạn quản lý thời gian giỏi, bạn có thể làm được mọi thứ.
- Có một hệ thống quản lý thời gian hoàn hảo.
- Bạn có thể học quản lý thời gian nhanh chóng.
- Quản lý thời gian nghĩa là lấp đầy lịch trình.
Thật thú vị, mối liên hệ giữa quản lý thời gian và hiệu suất công việc khá yếu. Thời gian làm việc càng dài không đồng nghĩa với hiệu suất công việc càng cao. Có một câu nói nổi tiếng trong quản lý: “Làm việc thông minh hơn, chứ không phải chăm chỉ hơn”. Điều này là một lời khuyên tốt cho những người yêu thích quản lý thời gian. Việc thăng tiến và tăng lương không phụ thuộc vào số lượng công việc bạn hoàn thành, mà phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của công việc đó đến người khác. Chúng ta nên tập trung vào chất lượng công việc thay vì số lượng.
Có một sự hiểu lầm phổ biến rằng, chỉ cần bạn quản lý thời gian tốt hơn, bạn có thể làm được mọi thứ: một sự nghiệp thăng tiến, đạt được thành tựu trong sở thích, và nâng cao các kỹ năng khác một cách dễ dàng. Có thể có người làm được tất cả những điều này, nhưng thông thường, bước đầu tiên để cải thiện cuộc sống tổng thể không phải là cố gắng quản lý mọi thứ.
Có thể bạn sẽ tìm thấy những khái niệm và chiến lược chung có ích cho hầu hết mọi người trong việc quản lý thời gian. Tuy nhiên, không có hệ thống hoàn hảo nào phù hợp với tất cả mọi người. Saunders phát hiện ra rằng, mỗi người cần phát triển một hệ thống phù hợp với nhu cầu và tính cách của bản thân. Đây là cách duy nhất để đảm bảo hệ thống quản lý thời gian bền vững và luôn hiệu quả.
Thay đổi cần thời gian, đặc biệt là trong việc quản lý thời gian. Nó thường đòi hỏi việc thay đổi những thói quen kéo dài nhiều năm, thậm chí là suốt đời. Khi làm việc cùng với Saunders, cô ấy thường thấy khách hàng đang thay đổi cách họ nhìn nhận thời gian, cách họ thiết lập ranh giới, cách họ đưa ra quyết định, cách họ tập trung, và cách họ lên kế hoạch.
Hầu hết lời khuyên về quản lý thời gian đều nhấn mạnh việc lập kế hoạch trước cho cuộc sống/công việc và đặt mục tiêu. Đúng, một người làm việc chuyên nghiệp thường sẽ lập kế hoạch cho lịch trình của mình. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn phải lấp đầy lịch trình của mình.
7 Chiến Lược Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
- Chọn cách làm việc hiệu quả.
- Đặt lịch một-on-one và phản hồi kịp thời.
- Thực hành nguyên tắc “xử lý một lần”.
- Đặt lịch họp có trình tự và chia thời gian.
- Trân trọng “thời gian được bảo vệ”.
- Nhận diện “kẻ cướp thời gian”.
- Không để mọi việc trở nên cấp bách.
Mỗi người quản lý thời gian giỏi đều có cách làm việc riêng giúp họ hiệu quả hơn. Jeff Bezos nổi tiếng với quy tắc “hai chiếc pizza”, cho rằng số người tham gia cuộc họp càng nhiều thì hiệu quả càng thấp. Để tăng cường hiệu quả, ông không tham gia bất kỳ cuộc họp nào có số người tham gia đông đến mức “hai chiếc pizza không đủ ăn”.
Quản lý thời gian có thể là một thách thức đối với người quản lý, vì họ thường bận rộn với việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định, đồng thời chịu áp lực từ việc đưa ra quyết định đó. Theo ước tính của các nhà nghiên cứu Đại học Cornell, người lớn trung bình đưa ra khoảng 35.000 quyết định mỗi ngày. Người hiệu quả thường cố gắng giảm thiểu các quyết định không cần thiết để không lãng phí sức lực.
Nguyên tắc “xử lý một lần” (Touch it Once) có nghĩa là xử lý công việc ngay khi bạn nhìn thấy nó lần đầu tiên, như vậy bạn không cần phải quay lại xử lý nó sau này.
Có ý thức chia thời gian cá nhân và nhóm thành các khối và bố trí lịch hợp lý trong tuần sẽ giúp người quản lý trở nên hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng nhận thức do việc chuyển đổi môi trường công việc gây ra và tăng cường tính di động của thông tin kinh doanh.
Dr. Quantum Wins, cựu CEO của Aecho, cũng đối mặt với thách thức “xử lý nhiều việc cùng lúc”. Cô sử dụng “thời gian được bảo vệ” như một vũ khí bí mật của mình.
Những kẻ cướp thời gian luôn xuất hiện xung quanh người quản lý, khiến lịch trình của họ bị phá vỡ. Những kẻ cướp thời gian này có thể là đồng nghiệp/cấp dưới cần giúp đỡ, email liên tục xuất hiện trong hộp thư, công việc vặt của bộ phận, và các thông báo trong nhóm WeChat.
Đây là bài học từ Colin Darretta, đồng sáng lập của Well Path, người đã trải qua trải nghiệm làm việc tồi tệ. Ban đầu, anh ta làm việc đến tận đêm vì “việc khẩn cấp”. Cuối cùng, anh ta không coi những yêu cầu của sếp là việc khẩn cấp. Khi sự thật khẩn cấp xuất hiện, anh ta không hành động vì đã không còn tin tưởng vào những gì sếp nói là “khẩn cấp”.
Từ Khóa Chính
- Quản lý thời gian
- Kỹ năng
- Hiệu suất công việc
- Lịch trình
- Chất lượng