Xây dựng hiệu suất xuất sắc 2023, bắt đầu từ 5 yếu tố chính của mục tiêu hàng năm

Nhà quản trị học Fayol cho rằng, đối với những doanh nghiệp có quy mô và nguồn lực nhất định, quản lý nên bắt đầu từ việc lập kế hoạch, sau đó mới là tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm soát. Trong kinh điển truyền thống của Trung Quốc “Trung Dung”, cũng có câu nói “Nhất thiết tiền định thì lập, bất tiền định thì vong”, nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch đối với sự thành bại của sự nghiệp.

Với chỉ còn ba tuần nữa là đến năm 2023, tin chắc rằng nhiều doanh nghiệp đang tích cực chuẩn bị kế hoạch mục tiêu cho năm tới. Việc lập kế hoạch mục tiêu hàng năm là nội dung quyết định quan trọng nhất mà một người quản lý cần thực hiện, đằng sau nó là hai khả năng quan trọng thể hiện qua lãnh đạo.

Khả năng lập kế hoạch của Quản lý

Lập kế hoạch quản lý là tiền đề và nền tảng cho mọi hoạt động kinh doanh, do đó khả năng lập kế hoạch là khả năng cơ bản quan trọng nhất của người quản lý. Doanh nghiệp sẽ phát triển như thế nào trong năm tới? Mong muốn đạt được những mục tiêu gì? Các bước và điểm mốc quan trọng là gì? Mục tiêu hàng năm không chỉ là văn bản trên giấy, mà còn là bản đồ hành động mà người quản lý đã vẽ ra trong đầu doanh nghiệp của mình.

Siêu vượt qua kinh nghiệm quản lý, xây dựng hệ thống khả năng

Không thể mong đợi rằng một cuộc họp hay một cuộc thảo luận sẽ đưa ra kế hoạch mục tiêu hoàn hảo, cũng không thể coi việc lập kế hoạch mục tiêu hàng năm như là sân chơi để người quản lý thể hiện quyền lực quản lý. Việc lập kế hoạch mục tiêu đòi hỏi người quản lý phải vượt lên trên kinh nghiệm quản lý cá nhân, tổng hợp kết quả suy nghĩ tập thể, dẫn dắt đội ngũ xây dựng hệ thống mục tiêu và kế hoạch hành động.

Cách phát triển hai kỹ năng cốt lõi này?

Bạn có thể thử từ năm điểm chính sau:

• Điểm then chốt 1: Phân tích khoảng cách rõ ràng

Điểm khởi đầu của kế hoạch là phân tích khoảng cách. Chỉ khi xác định rõ ràng điểm chặn tăng trưởng hiện tại, xác định vấn đề cốt lõi cần giải quyết thông qua việc tập trung nguồn lực, mới có thể đưa ra kế hoạch hợp lý và khả thi cho năm tới. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã mắc sai lầm ngay từ bước này.

• Điểm then chốt 2: Hướng dẫn định hướng rõ ràng

Trước thách thức môi trường kinh doanh và mục tiêu, người chịu trách nhiệm kinh doanh và đội ngũ cốt lõi cần phải suy nghĩ và đánh giá định hướng. Tiếp tục đánh cược hay ổn định vững chắc? Định hướng phát triển của các hoạt động kinh doanh chín chắn và chiến lược cốt lõi là gì? Làm thế nào để phát triển các hoạt động kinh doanh mới? Cơ hội tăng trưởng kinh doanh ở đâu? Cần những nguồn lực gì? Nếu không nhìn thấy cơ hội mới, làm thế nào để tăng lợi nhuận thông qua việc giảm chi phí và tăng hiệu quả?

• Điểm then chốt 3: Sử dụng công cụ chính xác

Quá trình lập kế hoạch là phức tạp, từ suy nghĩ toàn diện đến việc đặt mục tiêu cụ thể, luôn gặp phải nhiều vấn đề khác nhau, ví dụ như:

• Làm thế nào để đánh giá lại chất lượng và tạo đồng thuận?
• Làm thế nào để quản lý và theo dõi kế hoạch?
• Làm thế nào để xem ngành/khu vực/khách hàng/đối thủ cạnh tranh/lợi ích tăng trưởng?

Những câu hỏi “làm thế nào” này có thể thử sử dụng công cụ để giải quyết. Công cụ thường được sử dụng bao gồm: Canvas kinh doanh, Ma trận Ansoff, Phân tích chuỗi giá trị, Bản đồ cơ hội, SPAN để đánh giá ưu tiên cơ hội, và phương pháp OGSMT trong kế hoạch kinh doanh. Sử dụng công cụ phù hợp trong các tình huống thích hợp, sẽ giúp đạt được hiệu quả cao hơn.

• Điểm then chốt 4: Xem xét cải tiến khung quản lý

Peter Drucker trong cuốn sách “Nhận biết Quản lý” đã viết rằng, “Nếu mục tiêu chỉ là ước mơ đẹp, thì không có giá trị gì. Mục tiêu phải được tích hợp vào công việc cụ thể, mà công việc luôn cụ thể, luôn có (hoặc nên có) kết quả rõ ràng, có thời hạn và sắp xếp trách nhiệm cụ thể.”

Việc lập kế hoạch có thể thực hiện được không, cần xem xét trong khung quản lý tổng thể của doanh nghiệp. Bao gồm nhưng không giới hạn ở việc thiết kế cơ chế khuyến khích đội ngũ, nguyên tắc đánh giá dựa trên khách hàng, lựa chọn và đặt tiêu chuẩn cho các chỉ số hiệu suất chính.

• Điểm then chốt 5: Sử dụng linh hoạt chiến lược

Chiến lược là phương tiện để thực hiện kế hoạch mục tiêu. Nhà văn Nhật Bản Shigetaka Saito trong cuốn sách “Khả năng lập kế hoạch” cho rằng, lập kế hoạch không phải là kế hoạch, mà là thực hiện hành động có trọng tâm dựa trên việc nắm bắt khung tổng thể, và đề xuất các biện pháp linh hoạt để giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trước.

Trong các cảnh huống và hoạt động xác định, có thể áp dụng các phương pháp hiện có. Trong môi trường cạnh tranh doanh nghiệp ngày càng phức tạp và thay đổi, tầm quan trọng của việc sử dụng chiến lược linh hoạt ngày càng được nhấn mạnh.

Kết luận

Mỗi người quản lý kinh doanh đủ tiêu chuẩn đều cần có khả năng hệ thống hóa trong việc lập kế hoạch mục tiêu hàng năm. Chỉ bằng cách này, họ mới có thể đối mặt với sự không chắc chắn của tương lai bằng cách không thay đổi, tìm thấy cơ hội, hướng đi và con đường xác định. Tiếp tục làm những điều đúng đắn, là bước nhảy vọt mà người quản lý hàng đầu phải trải qua.

Tóm tắt 5 từ khóa:

• Lập kế hoạch
• Chủ động
• Phân tích
• Chiến lược
• Năng lực quản lý